È possibile creare lettere personalizzate con Writer, mantenendo lo stesso logo in ogni copia, collegando un foglio di calcolo di Calc, aggiungendo campi di unione testo a un modello di Writer ed eseguendo la procedura guidata di unione di stampa Strumenti > Stampa unione . Basta inserire l'immagine condivisa una sola volta; Writer la ripeterà automaticamente sostituendo i campi di testo per ogni record. La guida standard di LibreOffice per la stampa unione non documenta un campo che modifichi l'immagine per ciascun destinatario, pertanto questo flusso di lavoro utilizza un'immagine fissa.
La Guida di LibreOffice 26.8 descrive la procedura guidata per la stampa unione e il salvataggio delle lettere unite come un unico file o come file separati. Il modello e l'origine dati salvati consentono di ripetere le operazioni successive: è sufficiente aggiornare il foglio di calcolo, visualizzare l'anteprima dei record e ripetere la stampa unione. Si tratta di un flusso di lavoro ripetibile, avviato dall'utente; il sistema non monitora il foglio di calcolo né rigenera le lettere in background. Per le esecuzioni successive, è consigliabile conservare la cartella di lavoro e il modello insieme.
In Calc, inserisci un destinatario in ogni riga e cancella i nomi dei campi nella prima riga, ad esempio FirstName, LastName, Email, e Company. Evita intestazioni vuote e mantieni la coerenza tra le colonne. Una colonna denominata ImagePathnon verrà automaticamente convertita in un'immagine nella stampa unione standard.
Iniziate con due o tre record di prova. Verificate nomi, punteggiatura e campi facoltativi, quindi salvate il foglio di calcolo in una posizione sicura. Se Writer non lo visualizza come origine dati, selezionate l'elenco nella procedura guidata e abbinate le intestazioni quando richiesto.
Se si desidera elaborare solo una parte dell'elenco, impostare l'intervallo di record nella fase finale di unione anziché eliminare le righe dall'origine. Conservare una copia inalterata del foglio di calcolo prima di ordinare o modificare i dati dei destinatari.
Apri un documento di Writer e scegli Strumenti > Creazione guidata stampa unione . Utilizza il documento corrente o un modello esistente, quindi seleziona il foglio di calcolo e il relativo foglio nella fase di indirizzo. Se richiesto, abbina le intestazioni del foglio di calcolo ai campi dell'indirizzo. Per maggiori informazioni sulla procedura guidata, consulta la guida di LibreOffice " Creazione di una lettera standard" .
Per personalizzare il corpo del messaggio, trascina un'intestazione di colonna dell'origine dati, ad esempio, FirstNamenel saluto oppure usa Inserisci > Campo > Altri campi > Database . Inserisci spazi e punteggiatura intorno a ciascun campo. Il modello potrebbe mostrare un segnaposto; l'anteprima dovrebbe mostrare il valore del record selezionato. Quando trascini un'intestazione dal riquadro dell'origine dati, trascina l'intestazione di colonna stessa anziché copiare un valore di esempio visibile; in questo modo viene inserito il segnaposto del campo.
Fai clic nel punto in cui deve apparire il logo e scegli Inserisci > Immagine . Seleziona il file e lascia deselezionata l'opzione Collega per salvare l'immagine nel documento. Un'immagine collegata viene ricaricata dal suo percorso originale e potrebbe andare persa se il file viene spostato. LibreOffice spiega questo aspetto nella sua guida all'inserimento di elementi grafici .
Ridimensiona partendo da un angolo per preservare le proporzioni. Per un logo allineato al testo, scegli Formato > Ancoraggio > Come carattere ; in questo modo si sposterà insieme alla riga di testo. Salva il modello di Writer dopo aver posizionato l'elemento grafico. Per una riga del logo, l'ancoraggio come carattere mantiene l'immagine nel flusso del paragrafo. Evita di posizionare il logo condiviso all'interno di una selezione di testo che potrebbe essere sostituita durante la modifica dei campi di unione.
Posiziona l'immagine in un'area condivisa da tutte le lettere, ad esempio sopra il saluto. Un logo o un banner comune rimangono coerenti anche senza un collegamento immagine specifico per ogni record.
Prosegui con l'anteprima o la modifica del documento e visualizza diversi record, incluso uno con un nome lungo o un campo facoltativo vuoto. Verifica che ogni valore appaia nella posizione corretta e che il logo condiviso rimanga visibile. Se possibile, visualizza il primo, un record intermedio e l'ultimo; gli indirizzi lunghi e i campi facoltativi vuoti rivelano problemi di spaziatura che un primo record breve può nascondere.
Se il logo non è presente, verificare che sia visibile nel modello salvato e che sia stato incorporato anziché collegato a un file spostato. Se al posto del valore rimane il nome di un campo, ricollegare l'origine dati e controllare la mappatura dei campi.
Per gestire foto diverse per ciascun destinatario, non dare per scontato che una colonna con il percorso dell'immagine sia sufficiente. La documentazione di LibreOffice sui campi del database descrive i campi di stampa unione come segnaposto del database, ma non documenta la sostituzione automatica delle immagini per ogni record. Utilizza un flusso di lavoro di generazione documenti che supporti esplicitamente le immagini variabili ed effettua dei test su un piccolo campione.
Se intendi inviare lettere via email, verifica separatamente l'invio delle immagini. LibreOffice, nella sua guida per le lettere standard, segnala che le immagini incorporate o collegate in un documento HTML non vengono inviate insieme all'email . Salvare e rivedere i file prima dell'invio consente di verificare ogni immagine.
Scegli se salvare il risultato della stampa unione in un file. Seleziona "Salva come documenti singoli" per una lettera modificabile per ciascun destinatario, oppure "Salva come documento singolo" per un file contenente tutti i record. Utilizza una nuova cartella di output e un nome file chiaro. La documentazione di riferimento sulla stampa unione descrive queste opzioni di output.
Apri il file combinato o seleziona singoli file di esempio. Verifica che i nomi e gli indirizzi cambino da un record all'altro, mentre il logo rimanga nitido e posizionato correttamente. Controlla la prima e l'ultima lettera di ogni record e presta attenzione a eventuali testi insolitamente lunghi.
Proteggete un passaggio specifico dalle modifiche di routine mantenendo utilizzabile il resto di un documento Writer e scoprite quando la crittografia dei file è la scelta migliore.
Correggi il testo poco visibile del foglio di calcolo controllando il tema, il colore del carattere delle celle, i riempimenti e la formattazione condizionale in Calc.
Scopri perché Calc mostra il testo della formula anziché i valori calcolati e risolvi i problemi relativi alla modalità di visualizzazione, alle celle formattate con testo, agli apostrofi o ai risultati obsoleti.
Crea una stampa unione riutilizzabile con Writer, utilizzando i dati dei destinatari di Calc e un'immagine condivisa incorporata, quindi visualizza l'anteprima e salva le lettere personalizzate.
Disattiva le notifiche facoltative di LibreOffice relative alle statistiche di aggiornamento e alla segnalazione di arresti anomali, quindi verifica cosa coprono queste impostazioni e come controllarle.
Ottimizza la spaziatura, individua il testo strutturato e riorganizza i nomi con i modelli di espressioni regolari di Writer, che puoi visualizzare in anteprima prima di sostituire le modifiche.
Attiva i controlli bidirezionali di Writer, imposta il flusso dei paragrafi da destra a sinistra e controlla il testo misto arabo o ebraico senza alterare le parole e i numeri in inglese.
Installa font Linux compatibili con il sistema metrico o mappa i font di fallback di LibreOffice, tenendo presenti le differenze di licenza e di layout dei font Microsoft.
Aggiungi campi di testo utilizzabili, caselle di controllo e menu a tendina in Writer, quindi esporta un PDF che i destinatari potranno compilare e salvare.
Correggi i font mancanti o sostituiti nei PDF di LibreOffice Writer, scegli il profilo di esportazione corretto e verifica quali font sono incorporati prima della condivisione.
