Perché la casella di controllo è una funzionalità di Excel sottoutilizzata?

A prima vista, le caselle di controllo di Excel sembrano una funzionalità molto semplice, ed è probabilmente per questo che vengono spesso trascurate. Ma se usata correttamente, questa funzionalità spesso trascurata può trasformare i tuoi fogli di calcolo in documenti interattivi e intuitivi. Diamo un'occhiata ad alcuni semplici esempi!

1. Creare sondaggi e moduli interattivi

Le caselle di controllo di Excel consentono di creare sondaggi e moduli interattivi che imitano le loro controparti online. Ciò semplifica la raccolta dei dati, rendendoli ideali per sondaggi interni, questionari semplici o raccolta di feedback.

Le caselle di controllo consentono anche la convalida dei dati. Ad esempio, puoi chiedere agli utenti di accettare di condividere i loro indirizzi email prima di inserirli.

Per farlo, segui i passaggi sottostanti:

• Fare clic sulla casella di testo in cui l'utente deve inserire un indirizzo e-mail.
• Selezionare la scheda Dati e fare clic su Convalida dati nella sezione Strumenti dati della barra multifunzione.
• Nella scheda Impostazioni , fare clic sul menu a discesa sotto Consenti e selezionare Personalizzato nel menu.
• Nella casella di testo sotto Formula , digitare un segno di uguale seguito dal nome della cella che contiene la casella di controllo. Nell'esempio la formula è =C21 .
• Selezionare la scheda Avviso di errore .
• Nella casella di testo sottostante Messaggio di errore , immetti il ​​messaggio che vuoi visualizzare se un utente tenta di inserire il proprio indirizzo email senza selezionare la casella di controllo.
• Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e applicare le modifiche.

Se l'utente inserisce il proprio indirizzo email senza selezionare la casella di controllo, riceverà un messaggio di errore.

2. Tieni traccia delle attività e degli elementi importanti

Per creare una lista di cose da fare non è necessario scaricare un'app separata. È possibile utilizzare le caselle di controllo di Excel per tenere traccia di attività, progetti, elementi di inventario o partecipanti. Ad esempio, è possibile creare un elenco di cose da fare in un foglio di calcolo per la pianificazione di eventi, con caselle di controllo per contrassegnare le attività completate.

Per fare un ulteriore passo avanti, puoi usare la funzione FILTRO in Excel per filtrare determinate attività in base al fatto che siano selezionate o meno. Crea un nuovo foglio denominato Attività in sospeso per filtrare le attività non completate.

In un nuovo foglio di lavoro, seleziona la cella in cui desideri inserire la formula FILTRO. La sintassi sarà la seguente:

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

Nell'esempio sopra, sia la matrice che l'intervallo del filtro si trovano nel foglio delle cose da fare . L'intervallo dell'array è B4:B9 , in cui si trova la descrizione dell'attività, e l'intervallo del filtro è F4:F9 , in cui si trovano le caselle di controllo. Quindi la formula effettiva è questa:

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

In pratica, questa formula significa che vogliamo visualizzare le attività che non sono state verificate come completate (equivalente a FALSE ). Le virgolette doppie alla fine indicano alla formula di non visualizzare nulla se non viene prodotto alcun risultato. In questo modo non riceverai un messaggio di errore quando la cella è vuota.

Se tutto è impostato correttamente, tutte le attività in sospeso appariranno nel foglio Attività in sospeso . Ogni volta che contrassegni un'attività come completata nel foglio delle cose da fare, questa scompare dal foglio delle attività in sospeso.

Puoi anche creare un altro foglio per tenere traccia delle attività completate. Basta sostituire FALSE nella formula con TRUE e il gioco è fatto.

3. Applicare la formattazione condizionale in base alla selezione della casella di controllo

Le caselle di controllo consentono inoltre di applicare la formattazione condizionale in Excel, rendendo i fogli di calcolo più dinamici. Ad esempio, puoi cambiare il colore di sfondo in verde per rendere più facile l'identificazione delle attività completate.

• Seleziona l'intervallo di celle che vuoi formattare.
• Nella sezione Stili della scheda Home , fare clic su Formattazione condizionale > Nuova regola .
• Nella finestra di dialogo, seleziona Utilizza una formula per determinare le celle da formattare .
• Fare clic all'interno del testo sottostante Formatta i valori in cui questa formula è vera , quindi fare clic sulla prima casella di controllo. Questo ti fornirà una formula che punta a quella casella di controllo.
• Rimuovere il secondo simbolo del dollaro dalla formula. Sembrerebbe =$F4 .
• Fare clic sul pulsante Formato .
• Selezionare la scheda Riempimento , scegliere il colore che si desidera assegnare alla cella formattata e fare clic su OK .

Suggerimento : in Excel, il simbolo del dollaro ($) indica un riferimento assoluto. Quando una formula contiene sia righe che colonne assolute, tutte le regole di formattazione vengono applicate alla prima cella. Ecco perché è stato necessario rimuovere il secondo simbolo del dollaro.

Ora, quando fai clic sulla casella di controllo, Excel applicherà automaticamente la formattazione condizionale.

Le caselle di controllo in Excel possono fare più di quanto pensi. Sebbene l'articolo abbia trattato alcune applicazioni di base, è possibile esplorare utilizzi più complessi combinando le caselle di controllo con altre funzioni e caratteristiche di Excel. Sperimenta con i tuoi fogli di calcolo per sfruttarne appieno il potenziale!