Molte persone hanno provato vari strumenti di gestione dei progetti, ma per farlo tornano sempre a Microsoft Excel . Anche se potrebbe non essere perfetta per tutti, è una soluzione semplice ma efficace che sai già come usare.
Sommario
È difficile contestare qualcosa che è gratuito. Molti degli strumenti di gestione dei progetti che vorrai utilizzare nascondono alcune delle loro migliori funzionalità a pagamento. Con Excel, quasi tutto è gratuito fin dall'inizio. Sono poche le opzioni di formattazione che richiedono un abbonamento a Office 365, anche se l'abbonamento può avere i suoi vantaggi.
Anche l'utilizzo di Excel online è gratuito. Riceverai anche 5 GB di spazio di archiviazione gratuito per i documenti di Office. Se hai bisogno di un'opzione desktop gratuita, ci sono molte alternative gratuite a Excel.
Utilizzare Excel per la gestione dei progetti diventa semplice quando ci si rende conto che non è necessario dedicare ore o settimane per imparare a usarlo. Se sai come creare formule, abbellire l'interfaccia con la formattazione e organizzare le schede, hai tutto ciò che ti serve per gestire quasi tutti i progetti.
Il tempo risparmiato imparando a usare qualcosa di nuovo può essere impiegato nella progettazione di alcuni modelli da utilizzare in nuovi progetti.
Molte persone non amano la progettazione dei fogli di calcolo, ma le semplici righe e colonne si confondono e non sono molto efficaci per la gestione dei progetti.
Inizia semplicemente con un modello di gestione del progetto gratuito o economico. Troverai numerose opzioni all'interno di Excel stesso. Queste opzioni ti consentono di tenere traccia di attività, tempistiche, budget, ecc. Tutto quello che devi fare è inserire i tuoi dati e divertirti.
La maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti offre opzioni di personalizzazione minime. Certo, puoi cambiare i colori e perfino aggiungere/rimuovere alcuni campi, ma rimarrai bloccato con il loro layout, che non è sempre efficiente.
Quando utilizzi Excel per gestire i progetti, hai il controllo completo su come ogni cosa appare e come viene visualizzata. Non deve nemmeno avere l'aspetto di un foglio di calcolo.
Certo, personalizzare completamente un foglio di calcolo richiederà un po' di tempo. Tuttavia, è possibile utilizzarlo durante le modifiche. Ad esempio, supponiamo che tu abbia un foglio di calcolo creato più di dieci anni fa per tenere traccia delle date di scadenza che nel tempo deve ancora essere modificato.
Non è sempre necessario creare da zero un nuovo foglio di calcolo Excel per ogni progetto. Le tue esigenze sono cambiate? Basta modificare il foglio di calcolo. Aggiungere nuovi membri al gruppo? Espandi il foglio con le schede per ogni nuovo membro.
Ad esempio, si desidera disporre di un foglio di calcolo separato per ogni cliente. Potresti preferire un foglio di calcolo diverso per ogni singolo progetto o anche solo un nuovo foglio di calcolo ogni anno per monitorare meglio i risultati. Una volta creato un foglio di calcolo, è sufficiente copiarlo e apportare alcune modifiche per iniziare a lavorare con un nuovo cliente o progetto.
Basta andare su File -> Crea una copia .
Se lavori con altri o con un piccolo gruppo, puoi condividere facilmente il tuo foglio di calcolo con altri. Anche se una persona non ha Excel, può comunque accedervi gratuitamente online oppure scaricarlo e utilizzarlo con un'alternativa gratuita a Excel .
Poiché i formati di file Excel sono così comuni, la maggior parte delle alternative gratuite è in grado di leggerli e salvarli. Se vuoi condividerlo senza che nessuno lo modifichi, condividilo semplicemente come PDF .
Il vantaggio è che puoi condividere i tuoi fogli di calcolo e sapere che molto probabilmente altri sanno già come usare tutto. È possibile aggiornare i dettagli in base alle necessità, senza dover fare troppe domande sullo strumento di gestione del progetto stesso.
È una cosa semplice, ma la formattazione condizionale è una delle mie funzionalità preferite quando utilizzo Excel per la gestione dei progetti. Apri il foglio di calcolo e subito vedi una panoramica con codice colore che mostra le scadenze imminenti e se sei in ritardo.
Puoi anche vedere se è stato ricevuto il pagamento per un progetto o se devi inviare un'e-mail di promemoria, ecc. Basta impostare la formattazione condizionale per celle specifiche e il gioco è fatto. È possibile evidenziare le celle, aggiungere scale di colori e inserire formule.
Vai a Home -> Formattazione condizionale . A seconda di come è impostata la barra degli strumenti, potrebbe essere necessario prima andare su Home -> Stili .
Come per qualsiasi strumento di gestione dei progetti, avrai bisogno di più di un semplice elenco di attività. Avrai bisogno di una cronologia, un elenco di attività, persone responsabili, appunti, informazioni di contatto, budget e altro ancora. Per i progetti più complessi è una buona idea creare una casella di ricerca per trovare rapidamente i dettagli nel foglio di calcolo.
Quando si utilizza Excel per la gestione dei progetti, è sufficiente creare una scheda o un foglio diverso per ogni aspetto. C'è una scheda per il budget, un'altra per i contatti, un'altra per le attività e le note e un'altra ancora per la cronologia.
Ogni foglio di lavoro può avere un aspetto completamente diverso. Ad esempio, puoi tenere traccia delle tempistiche del tuo progetto creando un diagramma di Gantt. Sebbene sia possibile farlo partendo da zero, è consigliabile utilizzare un modello gratuito come questo, reperibile anche tramite una ricerca in Excel.
Per i team più grandi, Excel potrebbe non essere sempre la scelta migliore. Ma se sei un po' creativo e vuoi risparmiare denaro, Excel è lo strumento ideale per gestire quasi tutti i progetti, sia individualmente che in piccoli team.
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