Crea PDF compilabili dai moduli in LibreOffice Writer

Per creare un PDF compilabile in LibreOffice Writer, aggiungi i controlli modulo al tuo documento, quindi esportalo come PDF con l' opzione "Crea modulo PDF" abilitata. Salva il file Writer modificabile come file master; il PDF sarà la versione che i destinatari compileranno.

Prima di aggiungere i campi

Utilizzate i controlli modulo di Writer quando gli utenti devono digitare testo nei campi, selezionare caselle di controllo o scegliere da un elenco in un PDF. Questo è diverso dal disegnare linee vuote o simboli quadrati su una pagina: questi ultimi appaiono solo come campi di testo e non accettano input. La guida ai controlli modulo di LibreOffice documenta i controlli disponibili e le istruzioni per inserirli e modificarli.

Prima di iniziare, pianifica la pagina. Un modulo di registrazione di una sola pagina, ad esempio, potrebbe richiedere nome, indirizzo email, categoria e consenso. Utilizza domande brevi, lascia spazio sufficiente per le risposte e raggruppa le opzioni correlate. Una semplice tabella può aiutare ad allineare etichette e controlli; rimuovi o attenua i bordi della tabella se non devono comparire nel modulo stampato.

• Prima di aggiungere i controlli, salva una copia di lavoro come file di testo OpenDocument (.odt).
• Decidi quali risposte richiedono testo libero, una singola selezione o una scelta sì/no.
• Aggiungi delle etichette accanto ai rispettivi campi, in modo che gli utenti possano comprendere ogni controllo quando navigano nel PDF tramite il tasto Tab.

Inserire controlli interattivi in ​​Writer

1. Visualizza la barra degli strumenti Controlli modulo. Seleziona Visualizza > Barre degli strumenti > Controlli modulo . Se la tua interfaccia utilizza un layout di menu diverso, cerca Controlli modulo nel menu Inserisci o nel menu Modulo; i punti di accesso disponibili possono variare a seconda della versione e del layout dell'interfaccia.
2. Attiva la Modalità Progettazione. Nella barra degli strumenti Controlli modulo, attiva la Modalità Progettazione per poter posizionare e modificare i controlli. LibreOffice descrive la Modalità Progettazione come la modalità per la modifica dei controlli; disattivandola, potrai utilizzarli.
3. Aggiungi un controllo. Fai clic su un controllo come Casella di testo, Casella di controllo, Pulsante di opzione o Casella combinata nella barra degli strumenti. Quindi fai clic e trascina sulla pagina nel punto in cui desideri posizionare il controllo. Ripeti l'operazione per ogni risposta. Una casella di testo accetta testo digitato; una casella di controllo registra una scelta on/off; i pulsanti di opzione sono adatti a scelte mutuamente esclusive; e una casella combinata presenta un elenco a discesa.
4. Mantieni i controlli allineati. Posiziona ciascun campo sempre accanto alla sua etichetta. Assicurati che le caselle di testo siano abbastanza lunghe da contenere le risposte previste e verifica che i messaggi lunghi non si sovrappongano ai controlli. Evita di utilizzare diverse righe vuote quasi identiche al posto di un singolo campo di testo utilizzabile.

Imposta le proprietà dei campi e la navigazione

Fai clic con il pulsante destro del mouse su un controllo e scegli Proprietà controllo per modificarne le impostazioni. Assegna a ciascun campo un nome utile e univoco, ad esempio nome_completo o indirizzo_email . I nomi facilitano l'identificazione dei campi qualora le risposte vengano raccolte o elaborate in seguito. Aggiungi un'etichetta visibile o un testo esplicativo sulla pagina; non affidarti a un nome di campo tecnico per spiegare cosa deve inserire il destinatario.

Per un menu a tendina, inserisci opzioni chiare e decidi se gli utenti possono digitare un valore al di fuori dell'elenco. La casella combinata di LibreOffice consente l'inserimento di testo a meno che non sia impostata la proprietà di sola lettura. Utilizza una casella di riepilogo quando l'utente deve scegliere tra le voci elencate. Per le scelte "uno tra molti", utilizza i pulsanti di opzione e assegna la stessa proprietà Nome ai pulsanti dello stesso gruppo; gruppi diversi dovrebbero utilizzare nomi diversi.

Verifica la sequenza di tabulazione e il layout di pagina. Seleziona Modulo > Ordine di attivazione per rivedere o modificare l'ordine in cui i controlli ricevono il focus quando l'utente preme Tab. Una sequenza logica di solito segue l'ordine di lettura: dall'alto verso il basso, poi da sinistra a destra. Disattiva la modalità Progettazione e fai clic sui controlli in Writer per verificare che rispondano come previsto. Riattiva la modalità Progettazione se devi apportare modifiche.

Esporta un PDF compilabile

1. Salvare il file master .odt aggiornato.
2. Seleziona File > Esporta come > Esporta come PDF . Nelle opzioni PDF, rimani sulla scheda Generale.
3. Nella sezione Moduli, selezionare Crea modulo PDF . LibreOffice afferma che in questo modo viene creato un modulo PDF che gli utenti possono compilare e stampare. Lo stesso pannello include un'impostazione Formato di invio (FDF, PDF, HTML o XML) che controlla il formato utilizzato quando un modulo viene inviato dal PDF.
4. Scegli un formato di invio solo se il tuo flusso di lavoro utilizza un'azione di invio configurata e sai come verranno ricevuti i dati inviati. Selezionando "Crea modulo PDF" non si crea automaticamente una casella di posta elettronica, un endpoint web o un database di risposta.
5. Fai clic su Esporta, scegli un nome per il file e salva il PDF. Conserva il file .odt in modo da poter modificare il layout e i controlli in seguito.

Consulta la documentazione generale di LibreOffice sull'esportazione in PDF per le opzioni relative al modulo di creazione PDF e al formato di invio. Il riferimento al menu Modulo di scrittura elenca anche la Modalità di progettazione e l'Ordine di attivazione.

Verifica il file esportato

• Apri il PDF esportato in un visualizzatore PDF che supporti i moduli interattivi. Verifica che i campi siano selezionabili e che il testo, le caselle di controllo e le opzioni dei menu a tendina si comportino come previsto.
• Utilizza il tasto Tab per spostarti tra i campi e verifica che l'ordine sia corretto. Prova a inserire una risposta lunga per vedere se si adatta al campo.
• Inserisci i dati di esempio, salva una copia di prova separata, chiudila e riaprila per verificare che le modifiche vengano salvate correttamente in quel visualizzatore.
• Se i destinatari possono stamparla, stampa o visualizza in anteprima una copia compilata. Verifica che i comandi e le etichette rimangano allineati e leggibili.

Non tutti i visualizzatori di PDF gestiscono allo stesso modo tutte le funzionalità dei moduli, quindi testa il PDF nel software che i destinatari probabilmente utilizzeranno. Se un campo non è presente o non è interattivo, torna al file .odt, verifica che il controllo sia presente e che la Modalità progettazione sia disattivata prima dell'esportazione, quindi esporta nuovamente selezionando "Crea modulo PDF".