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Se organizzi regolarmente riunioni, comprendi l'importanza di ottenere risposte ai tuoi inviti. Indovinare chi parteciperà a una riunione è un grosso problema che può causare un disastro ferroviario a un evento altrimenti ben organizzato per numerose ragioni. Inoltre, devi assicurarti che le persone che inviti a parlare a una riunione si presentino davvero.
Fortunatamente, non devi rischiare l'imbarazzo o perdere denaro a causa di un disastro della riunione. Microsoft Office è il leader nelle app di calendario digitale. Una delle migliori funzioni è il monitoraggio degli eventi del calendario che crei nell'app. Dopo aver inviato gli inviti, puoi semplicemente attendere le risposte al tuo RSVP digitale.
Hai bisogno di aiuto per verificare chi ha accettato la tua convocazione di riunione su Microsoft Outlook? Questo articolo elenca le istruzioni per gli organizzatori della riunione di Outlook per vedere quali partecipanti rispondono all'invito. I passaggi vengono compilati in modo graduale per semplificare il processo.
Come verificare chi ha accettato la riunione Outlook su un PC Windows
Dopo aver creato una riunione, diventi l'organizzatore della riunione. In qualità di organizzatore, hai accesso a maggiori dettagli sulla riunione rispetto ai partecipanti e puoi visualizzare lo stato dei partecipanti tutte le volte che vuoi. Puoi anche vedere i loro indirizzi e-mail oltre alle risposte per ulteriore corrispondenza, se necessario.
Utilizza l'elenco di monitoraggio in Microsoft Outlook per visualizzare le risposte alle riunioni con questi passaggi:
L'ultimo passaggio aprirà un elenco di partecipanti alla riunione. Nella colonna Risposta, vedrai se le persone che hai invitato hanno accettato, rifiutato o non hanno risposto all'invito. Ricorda che un partecipante non è tenuto a inviarti alcuna risposta. Tuttavia, in caso contrario, non è possibile tenere traccia della loro partecipazione tramite l'app.
Se desideri contattare gli invitati che non hanno risposto in un modo o nell'altro, puoi contattarci tramite e-mail.
Solo l'organizzatore della riunione può visualizzare il menu di monitoraggio. Se hai generato la riunione utilizzando Microsoft 365 , tutti i partecipanti che utilizzano la stessa app potrebbero anche visualizzare le risposte all'invito.
Come verificare chi ha accettato la riunione Outlook su un Mac
Quando pianifichi una riunione utilizzando Microsoft Outlook su Mac , il partecipante può accettare immediatamente. Potrebbero anche modificare la loro risposta e richiedere un altro orario per incontrarti. In tal caso, hai le stesse opzioni per rispondere alla loro proposta.
Gli invitati possono anche accettare provvisoriamente, rifiutare o scegliere di non rispondere. Puoi visualizzare le risposte dei partecipanti al tuo invito procedendo nel seguente modo.
Successivamente, vedrai una risposta accanto a ciascun partecipante, in particolare quelli che potrebbero aver utilizzato l'opzione "Rispondi ora" e accettato subito. Gli invitati possono anche scegliere di rifiutare o posticipare la loro risposta.
Non è possibile visualizzare la data o l'ora in cui le risposte vengono inviate dal partecipante. Se hai bisogno di un timestamp per le risposte, puoi salvare le notifiche e-mail ricevute per avere un record di quando sono state ricevute le risposte.
Vedrai le risposte al tuo invito elencate come una tabella. Ciò potrebbe rappresentare un problema poiché non è possibile ordinare e filtrare l'elenco. Ecco un metodo che ti consente di ordinare le tue risposte:
Il numero massimo di destinatari che puoi monitorare sull'app Outlook per Mac è 500 per e-mail. Tuttavia, una lista di distribuzione conta come un solo destinatario. Inoltre, è necessario disporre di una versione aggiornata di Outlook per tenere traccia delle risposte dei partecipanti per riunioni di grandi dimensioni.
Come verificare chi ha accettato la riunione Outlook su un iPhone
Monitorare chi partecipa alla riunione è più comodo utilizzando Outlook su un iPhone. Hai la libertà di andare ovunque e controllare comunque chi sarà presente mentre definisci i piani. Per godere di questo vantaggio, devi scaricare l' app Microsoft Outlook per iniziare.
Le istruzioni per scaricare l'app Microsoft Outlook sono le seguenti (se non l'hai già):
Ora sei pronto per utilizzare Outlook per controllare le risposte dei partecipanti al tuo invito. Inizia facendo quanto segue:
Gli eventi aggiunti sul tuo computer popolano il tuo dispositivo non appena il calendario di Outlook si sincronizza con il tuo iPhone. Ricorda che la riunione deve essere creata nel tuo calendario principale per poter visualizzare le informazioni sui partecipanti. Non puoi tenere traccia delle risposte delle persone che inviti da un calendario secondario.
Come verificare chi ha accettato la riunione Outlook su un telefono Android?
Se utilizzi un dispositivo Android, puoi avere più mobilità mentre organizzi la tua riunione. Scopri chi ha accettato l'invito alla riunione sul tuo telefono Android ovunque ti trovi. Prima di poter controllare, tuttavia, devi prima scaricare l'app Microsoft Outlook per Android sul tuo dispositivo.
Istruzioni per scaricare l'app Microsoft Outlook per Android (se non l'hai già fatto):
Una volta che hai l'app, è il momento di sincronizzare l'app con il tuo telefono. Le informazioni sulla riunione popoleranno automaticamente l'app sul tuo telefono se è stata configurata sul tuo computer o tablet. Al termine della sincronizzazione, puoi visualizzare le risposte all'invito alla riunione utilizzando il tuo dispositivo Android. Segui questi passaggi per iniziare:
Vedrai le risposte dei partecipanti in alto a sinistra nella finestra della riunione. Da qui, puoi visualizzare i nomi degli invitati che hanno accettato e rifiutato. I partecipanti che non hanno risposto a quel punto avranno "nessuno" accanto ai loro nomi come stato. Puoi scegliere di ricontattarli via e-mail o ricontrollare più tardi per vedere se rispondono.
Sei cordialmente invitato
Outlook è uno strumento utile per pianificare una riunione di qualsiasi dimensione. Puoi coordinare una riunione da cinque a cinquecento invitati e tenere il passo con quanti parteciperanno. Le istruzioni per scaricare e utilizzare l'app Outlook sono piuttosto semplici. Ma le ricompense per l'utilizzo di Outlook per tenere traccia efficiente di un invito a una riunione non hanno prezzo.
Utilizzi Outlook per riunioni diverse da quelle relative al lavoro? Dicci per quali altri eventi hai utilizzato l'app nella sezione commenti qui sotto.
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