Come pianificare una riunione in Microsoft Teams

Puoi fare molte cose per migliorare l'efficienza del tuo team e l'utilizzo di un hub di collaborazione come Microsoft Teams è uno di questi. È un ottimo strumento di comunicazione che puoi utilizzare per chattare, condividere file e tenere riunioni audio e video con il tuo team.

Se hai appena iniziato a utilizzare Teams, potresti non essere sicuro di come pianificare una riunione. Esistono diversi modi per farlo e le tue opzioni dipenderanno dalla versione di Microsoft Teams che stai utilizzando. In questo articolo, ti forniremo tutti i dettagli che devi sapere.

Pianificazione di una riunione in Microsoft Teams

Il tuo account Microsoft Teams è connesso a tutti i prodotti del gruppo Microsoft 365 come SharePoint, Outlook, Yammer, ecc. E il calendario che usi in Teams è direttamente connesso al calendario di Microsoft Exchange.

Outlook utilizza anche il calendario di Exchange. Ciò significa che una volta pianificata una riunione tramite Outlook, questa verrà automaticamente visualizzata in Teams e viceversa. Ecco come puoi pianificare una riunione in Microsoft Teams:

1. Nella chat di Teams, fai clic sull'icona Pianifica una riunione (sotto la casella del nuovo messaggio).
2. Quindi, seleziona Calendario , che si trova sul pannello laterale sinistro, quindi fai clic su Nuova riunione .
3. Apparirà una finestra pop-up. È possibile selezionare l'ora e la data della riunione.
4. Al termine della pianificazione, fai clic su Salva . Successivamente, la finestra pop-up si chiuderà e potrai inviare gli inviti alla riunione utilizzando Outlook.

Assistente alla programmazione

Nella finestra pop-up, puoi anche utilizzare la funzione di Scheduling Assistant . Questa funzione ti aiuterà a trovare il momento giusto per tutti i membri del tuo team, te compreso.

Quando selezioni questa opzione, sarai in grado di vedere quando i partecipanti alla riunione sono liberi e quando sono occupati. Il blu scuro rappresenta le fasce orarie in cui non sono disponibili. Le fasce orarie azzurre sono gli orari disponibili e le fasce orarie grigie sono le ore non lavorative del partecipante.

Invitare persone al di fuori del tuo team

Una delle grandi cose di Microsoft Teams è che puoi invitare persone esterne alla tua organizzazione a partecipare alla riunione.

Non hanno nemmeno bisogno di avere una licenza Microsoft Teams. Tutto ciò di cui hai bisogno è il loro nome e indirizzo email e puoi inviare l'invito. Ecco cosa devi fare:

1. Apri l' opzione Aggiungi partecipanti richiesti nel modulo a comparsa Nuova riunione.
2. Fare clic su Facoltativo .
3. Inserisci l'indirizzo email della persona.
4. Fai clic su Invita , un invito via e-mail arriverà presto nella loro casella di posta.

Puoi anche programmare una riunione che si svolgerà all'interno di uno specifico canale di Teams. Nel modulo Nuova riunione , seleziona Aggiungi canale . Una volta configurato e inviato gli inviti, non puoi cambiare canale.

Se devi apportare una modifica, dovrai creare nuovi inviti. Inoltre, se una riunione deve aver luogo su un canale, tutti coloro che fanno parte di quel team potranno partecipare alla riunione, anche se non hanno ricevuto l'invito.

Edizione gratuita di Microsoft Teams

Nel caso in cui utilizzi una versione gratuita di Teams, potresti chiederti dove sia l'opzione di pianificazione nella tua app. Ebbene, sfortunatamente, nella versione gratuita di Microsoft Teams non è possibile programmare una riunione.

Ma ciò non significa che non puoi avere un incontro. L'app ha l' opzione Meet Now per quando devi riunire rapidamente la squadra.

Tutto quello che devi fare è cliccare sull'icona della fotocamera accanto a Meet now e quindi selezionare tutti i nomi delle persone che parteciperanno alla riunione. Questa funzionalità è disponibile anche per gli account Teams basati su abbonamento.

Ulteriori informazioni sulle riunioni del team Microsoft

Puoi avere fino a 250 persone in una singola riunione di Teams. Tuttavia, non puoi vedere tutti i partecipanti contemporaneamente. Prima degli aggiornamenti recenti, potevi vedere solo fino a quattro partecipanti attivi a una chiamata. Ora puoi avere nove partecipanti sullo schermo contemporaneamente. Ma il nuovo aggiornamento ha portato alcune altre entusiasmanti innovazioni.

I partecipanti alle riunioni di Microsoft Teams ora hanno una migliore qualità audio e sfondi personalizzati per le riunioni. Puoi anche appuntare un video se è necessario focalizzare maggiormente l'attenzione su un particolare partecipante alla riunione. Altre funzionalità relative alle riunioni includono una lobby virtuale, la condivisione dello schermo e la risoluzione dei problemi interattiva.

Avvicina i tuoi team

Esistono molti modi per rendere il tuo posto di lavoro più efficiente utilizzando Microsoft Teams. È principalmente un'app basata sulla chat e sulla condivisione di file. Ma è anche uno strumento fantastico quando devi tenere una videoconferenza con il tuo team.

La pianificazione di un incontro con un assistente alla pianificazione rende la logistica di trovare il momento giusto molto più comoda. E se qualcuno non fa parte della tua organizzazione o del tuo team, può comunque partecipare. Basta inviare loro un invito via e-mail.

Hai mai partecipato a una riunione di Microsoft Teams? O programmato? Fateci sapere nella sezione commenti qui sotto.