Come incorporare un PDF in un file Excel

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In molti casi, i fogli di calcolo Excel vengono utilizzati per organizzare le informazioni finanziarie in un formato logico. E spesso i dati di origine utilizzati per popolare un foglio di calcolo provengono da PDF di rendiconti finanziari e fatture.

Se vuoi rendere le informazioni nel tuo foglio di calcolo più complete, puoi incorporare il file sorgente PDF. In questo articolo, tratteremo come incorporare un PDF nel tuo foglio di calcolo Excel. Inoltre, scoprirai come collegare il PDF al file originale in modo che eventuali aggiornamenti apportati all'originale si riflettano nella copia incorporata.

Nota: Excel per Mac NON consente oggetti come i PDF, quindi abbiamo trovato una soluzione limitata che puoi utilizzare.

Come incorporare un PDF in Excel su un Mac

Come accennato in precedenza, a causa di problemi di sicurezza e delle politiche di Apple, non è possibile incorporare "direttamente" un PDF in Excel per Mac come si fa con Windows. Tuttavia, abbiamo scoperto una soluzione alternativa che potrebbe funzionare per te. Normalmente, aggiungi un "oggetto" che è il file PDF e puoi fare doppio clic sull'immagine per aprire il file o fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere "Apri". Quando si crea il PDF incorporato, il Mac visualizza invece l'errore "Impossibile inserire l'oggetto". Il Mac ti consente comunque di inserire oggetti file di Office perché può scansionare l'app del file (Word, Excel, ecc.) Ed eseguire un controllo di sicurezza, ma tutto il resto è nullo.

L'opzione che abbiamo scoperto ti consente di inserire un'immagine o un'icona come file e quindi aggiungere un collegamento ad essa, essenzialmente facendo la stessa cosa dell'inserimento dell'oggetto PDF ma con limitazioni. Una differenza è che devi includere la fonte nel foglio di calcolo (come un'altra scheda) o utilizzare un URL che va al PDF condiviso nel cloud. In caso contrario, il destinatario non avrà accesso ad esso. Inoltre, devi creare una miniatura (creazione generica o uno screenshot), scegliere di utilizzare un'immagine in Excel ottenuta dal file o cercare un'immagine generica nella libreria di Office. Segui i passaggi seguenti per aggiungere un file PDF a un foglio di calcolo Excel su macOS.

Aggiunta di PDF a Excel Mac utilizzando le schede del foglio di calcolo

Questo metodo converte i PDF in immagini che puoi incollare in nuove schede Excel sul tuo foglio di calcolo Mac Excel o inserirle in nuove schede e collegarle. Creerai immagini in miniatura di ogni PDF o utilizzerai le icone per risparmiare tempo, quindi aggiungerai collegamenti ipertestuali che vanno alle schede o ai fogli PDF corrispondenti.

1. Crea immagine PDF: converti il ​​PDF in un'immagine utilizzando un software di terze parti o un sito Web da PDF a immagine.
2. Crea un'immagine in miniatura: crea la tua miniatura per il PDF da utilizzare nel foglio di calcolo di Excel. Scatta uno screenshot, rimpicciolisci l'immagine PDF o usa un'immagine generica nella libreria di Office.
3. Aggiungi l'immagine PDF: copiala/incollala in una nuova scheda nel foglio di calcolo Excel principale.
4. Apri "Excel" e la cartella di lavoro in cui desideri incorporare il PDF.
   
5. Fai clic sull'icona "+" accanto alle schede in basso per creare una nuova scheda per l'immagine PDF che hai creato nel "Passaggio 1".
6. Scegli la cella nella nuova scheda in cui desideri incollare l'immagine PDF, quindi seleziona “Inserisci -> Immagini -> Immagine da file…”
7. Sfoglia e seleziona l'immagine PDF, quindi fai clic su "Inserisci".
8. Esamina il posizionamento dell'immagine PDF per assicurarti che appaia come desideri.
9. Torna alla pagina/scheda principale del foglio di lavoro. Seleziona la cella in cui desideri posizionare la miniatura del PDF: tecnicamente non risiederà nella cella, ma in questo modo fungerà da segnaposto per l'inserimento.
   
10. Fai clic sulla scheda "Inserisci" in alto e scegli "Foto -> Immagine da file.." o "Icone" a seconda delle tue preferenze.
    
11. Cerca l'immagine o l'icona che desideri utilizzare come collegamento all'immagine PDF e selezionala.
    
12. Ridimensiona l'immagine per adattarla al tuo foglio di lavoro. Puoi anche ritagliarlo per rimuovere gli spazi bianchi.
    
13. Ora che hai la tua miniatura, fai clic con il pulsante destro del mouse (o tocca con due dita) sull'immagine/icona e seleziona "Collegamento ipertestuale".
    
14. Seleziona la scheda del menu "Questo documento" , scegli il nome della scheda PDF, quindi fai clic su "OK". per collegarlo.
15. Prova il collegamento facendo clic con il pulsante destro del mouse o toccando con due dita l'immagine e scegliendo "Apri collegamento ipertestuale".
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18. e fare clic su "Seleziona" per aprire il browser dei file. Scegli l'immagine PDF che desideri e fai clic su "OK" per inserirla.
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21. Per le fonti ospitate (il cloud o un sito Web), assicurati di aver selezionato la scheda "Pagina Web o file" e quindi copia/incolla l'URL per il PDF nella casella fornita. Fare clic su "OK" per salvare il collegamento per l'immagine.
22. Per i PDF convertiti in immagini, inserisci l'immagine in una nuova scheda (parte inferiore del foglio di calcolo), quindi seleziona la scheda del menu "Questo documento" e fai clic su "Seleziona" per aprire il browser dei file. Scegli l'immagine PDF e clicca su “OK” per inserirla.
23. Trova e seleziona il file PDF che desideri collegare alla miniatura sul foglio di calcolo.
    
24. Fare clic sul pulsante "OK".
    
25. Per aprire il PDF, fai doppio clic sull'icona o fai clic con il pulsante destro del mouse (o tocca con due dita) sulla miniatura e scegli "Apri collegamento ipertestuale".
    

Dopo aver seguito i passaggi precedenti, ottieni un file PDF incorporato nel foglio di calcolo di Excel per Mac. Fai doppio clic sull'immagine per aprire il file PDF o fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Apri collegamento ipertestuale". È così facile!

Aggiunta di PDF a Excel Mac utilizzando una cartella compressa

Poiché non puoi incorporare un PDF in Excel per Mac, puoi almeno creare una cartella che includa il foglio di calcolo principale e tutti i PDF. Una volta che lo hai, puoi comprimere la cartella e inviarla in un'e-mail o condividerla come preferisci. Tutti i file risiederanno in quella cartella, quindi il collegamento ai PDF dovrebbe funzionare correttamente.

Compatibilità : questo processo funziona per Windows e macOS, ma potrebbe non funzionare per i dispositivi iOS (iPhone, iPad) a meno che non includano un modo per visualizzare i PDF.

1. Crea una cartella: crea una nuova cartella e assegnale un nome relativo al foglio di calcolo.
2. Aggiungi i file: aggiungi il foglio di calcolo Excel alla cartella e tutti i PDF richiesti.
3. Crea miniature PDF: scatta screenshot dei PDF e riduci le dimensioni per utilizzarli come collegamenti in miniatura nel foglio di calcolo principale. Se lo desideri, puoi anche utilizzare icone generiche dalla libreria di Office.
4. Apri "Excel" e la cartella di lavoro in cui desideri incorporare il PDF.
5. Seleziona la cella in cui desideri posizionare la miniatura del PDF. L'immagine non risiederà tecnicamente nella cella, ma così facendo fungerà da segnaposto per inserirla.
6. Fai clic sulla scheda "Inserisci" in alto e scegli "Foto -> Immagine da file ..." o "Icone" se utilizzi immagini generiche di Office come miniature.
   
7. Cerca l'immagine in miniatura creata o l'icona che desideri utilizzare come collegamento PDF.
8. Ridimensiona l'immagine per adattarla al tuo foglio di lavoro. Puoi anche ritagliarlo per rimuovere gli spazi bianchi.
9. Fai clic con il pulsante destro del mouse (o tocca con due dita) sull'immagine/icona e seleziona "Collegamento ipertestuale..."
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11. oppure creane uno nuovo con il PDF e archivialo in una cartella che puoi comprimere con il foglio di calcolo corrente.
12. Per i PDF convertiti in immagini, inserisci l'immagine in una nuova scheda (parte inferiore del foglio di calcolo), quindi seleziona la scheda del menu "Questo documento" e fai clic su "Seleziona" per aprire il browser dei file. Scegli l'immagine PDF e clicca su “OK” per inserirla.
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14. Trova e seleziona il file PDF che desideri collegare alla miniatura sul foglio di calcolo.
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16. Fare clic sul pulsante "OK".
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18. Per aprire il PDF, fai doppio clic sull'icona o fai clic con il pulsante destro del mouse (o tocca con due dita) sulla miniatura e scegli "Apri collegamento ipertestuale".
19. 

Seguendo i passaggi per collegare un PDF in Excel su Mac, ottieni un foglio di calcolo che funziona sia per Mac che per Windows, purché includi anche il file collegato.

Come incorporare un PDF in Excel su un PC Windows

Incorporare un PDF nel tuo foglio di calcolo Excel in Windows è molto più semplice che farlo su un Mac. Windows 7, 8, 8.1, 10, 11, ecc. Consentono oggetti OLE, quindi puoi utilizzare l'opzione "Inserisci -> Oggetto". A differenza del Mac, puoi consentire all'immagine di aggiornarsi come fa il file, se preferisci. Tuttavia, quell'opzione presenta rischi per la sicurezza, quindi la maggior parte lascia una miniatura sul posto e la chiama il giorno. Ecco come incorporare un PDF in Excel su Windows.

1. Avvia "Excel" e poi il foglio di calcolo su cui vuoi lavorare.
   
2. Tramite la barra multifunzione, seleziona la scheda "Inserisci" .
   
3. Fai clic su "Testo", quindi su "Oggetto".
   
4. Scegli la scheda "Crea da file" , quindi fai clic su "Sfoglia" per trovare il tuo file.
   
5. Seleziona il PDF, quindi scegli "Inserisci".
   
6. Nella finestra "Oggetto", se preferisci che il file venga visualizzato come icona anziché come anteprima, seleziona l' opzione "Visualizza come icona" .
   
7. Per creare un collegamento al PDF originale, in modo che le modifiche apportate vengano replicate nel file incorporato, aggiungere un segno di spunta alla casella "Collegamento al file" . Dovrai anche autorizzare le immagini aggiornate in Impostazioni.
   
8. Fare clic su "OK" per salvare le modifiche.
   
9. Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'oggetto incorporato (PDF), quindi scegli "Formato oggetto..."
   
10. Fare clic sulla scheda "Proprietà" e selezionare l' opzione "Sposta e ridimensiona con le celle" .
    
11. Fare clic su "OK" per salvare le modifiche. L'icona ora si allungherà se cambi la dimensione delle celle.
    

Come incorporare un PDF in Excel su un iPad

Excel ha un'app per iOS che offre funzionalità desktop. Segui questi passaggi per incorporare il tuo file PDF in un foglio di calcolo.

1. Apri l'app "Excel", quindi il foglio di calcolo in cui desideri incorporare il file PDF.
   
2. Dalla barra multifunzione, seleziona la scheda "Inserisci".
   
3. Tocca le opzioni "Testo", quindi "Oggetto".
4. Fai clic sulla scheda "Crea da file", quindi seleziona "Sfoglia".
5. Scegli la posizione del file, ad esempio "iCloud", seleziona il PDF, quindi "Apri".
6. Nella finestra "Oggetto", seleziona la casella di controllo "Visualizza come icona" per visualizzare il file come icona. In caso contrario, verrà visualizzata un'anteprima del PDF.
7. Per collegarti al file PDF originale, in modo che le modifiche apportate all'originale vengano aggiornate al file incorporato, seleziona l'opzione "Collega al file".
8. Tocca "OK" per applicare le modifiche.
   L'icona del file verrà visualizzata sopra le celle per impostazione predefinita. Effettuare le seguenti operazioni in modo che l'icona si adatti automaticamente se si modificano le dimensioni delle celle:
9. Tieni premuto il file PDF, quindi scegli "Formatta oggetto...".
10. Tocca la scheda "Proprietà" e seleziona l'opzione "Sposta e ridimensiona con le celle".
11. Tocca "OK".

Come incorporare un PDF in Excel su un iPhone

Segui questi passaggi per incorporare un file PDF nel tuo foglio di calcolo tramite l'app Excel per iOS:

1. Apri l'app "Excel".
   
2. Apri il foglio di calcolo in cui desideri incorporare il file PDF.
   
3. Tramite la barra multifunzione, tocca la scheda "Inserisci".
   
4. Tocca "Testo", quindi "Oggetto".
5. Scegli la scheda "Crea da file", quindi "Sfoglia".
6. Scegli la posizione del file, ad esempio "Dropbox".
7.  Seleziona il PDF, quindi "Apri".
8. Dalla finestra “Oggetto”, per visualizzare il file come icona, selezionare il checkbox “Visualizza come icona”; in caso contrario, verrà visualizzata un'anteprima del PDF.
9. Se desideri che le modifiche apportate al file PDF originale vengano aggiornate nella versione incorporata, scegli l'opzione "Collega al file".
10. Tocca "OK" per salvare le modifiche.
    L'icona verrà visualizzata in cima alle celle per impostazione predefinita. Per un adattamento automatico che si adatta se si modificano le dimensioni della colonna, procedere come segue:
11. Premi a lungo il PDF, quindi seleziona "Formatta oggetto...".
12. Scegli la scheda "Proprietà" e seleziona l'opzione "Sposta e ridimensiona con le celle".
13. Tocca "OK".

Come incorporare un PDF in Excel su un dispositivo Android

Segui questi passaggi tramite l'app Excel per Android per incorporare un file PDF nel tuo foglio di calcolo:

1. Avvia l'app "Excel".
   
2. Apri la cartella di lavoro in cui vuoi lavorare.
   
3. Tramite la barra multifunzione, scegli la scheda "Inserisci".
   
4. Tocca le opzioni "Testo", quindi "Oggetto".
5. Tocca la scheda "Crea da file", quindi "Sfoglia".
6. Scegli la posizione del file, ad esempio "Google Drive".
7.  Tocca il PDF, quindi "Apri".
8. Dalla finestra "Oggetto", puoi visualizzare il PDF come icona selezionando l'opzione "Visualizza come icona". In caso contrario, verrà visualizzata un'anteprima.
9. Per creare un collegamento live al PDF originale in modo che eventuali modifiche apportate all'originale vengano aggiornate nella versione incorporata, selezionare la casella di controllo "Collegamento al file".
10. Tocca "OK" per salvare le modifiche.
    Per impostazione predefinita, l'icona verrà visualizzata sopra le celle di Excel. Per assicurarti che si adatti automaticamente e si adatti a qualsiasi ridimensionamento della colonna, procedi come segue:
11. Tieni premuto il file PDF, quindi seleziona "Formatta oggetto...".
12. Scegli la scheda "Proprietà" e seleziona l'opzione "Sposta e ridimensiona con le celle".
13. Tocca "OK" per applicare le modifiche.

Rapporti completi in Excel

I fogli di calcolo Excel sono eccellenti per archiviare, organizzare e analizzare i dati finanziari. Le sue caratteristiche offrono praticità e aiutano a rendere i rapporti il ​​più completi possibile.

Excel consente l'inclusione di file di origine per riferimento, con l'opzione aggiuntiva per incorporare i file. Supporta i tipi di file più diffusi, inclusi i PDF. Avrai la possibilità di visualizzare il file come icona o anteprima. Puoi anche creare un collegamento al file originale in modo che tutte le modifiche apportate si riflettano nella versione incorporata.

Quali altre funzionalità di Excel utilizzi per la creazione di report completi? Raccontacelo nella sezione commenti qui sotto.