Come ordinare in Excel

Sebbene la maggior parte delle organizzazioni raccolga dati per facilitare il processo decisionale, spesso questi finiscono in Excel in un formato disorganizzato. Pertanto, potrebbe essere difficile comprendere le relazioni, i modelli e le tendenze all’interno dei dati.

Fortunatamente, puoi fare varie cose come aggiungere tabelle e arrotondare le celle in Excel , ma come ordinare i dati? Sei nel posto giusto se non hai mai utilizzato Excel per questo scopo. Questo articolo spiega come ordinare i dati in Excel, sia in un gruppo che in un intero foglio di calcolo. 

Cosa sapere sull'ordinamento dei dati in Excel

Per ordinare correttamente i dati in Excel è necessario preparare il foglio di calcolo in vari modi. Innanzitutto, dovresti rimuovere le celle vuote perché Excel le ordinerà, influenzando i totali e altri elementi formulati.

Successivamente, i dati nelle colonne dovrebbero essere dello stesso tipo. Ad esempio, se una colonna include date, nell'intervallo di celle non deve essere presente nessun'altra forma di dati come testo o numeri, altrimenti l'ordinamento fallirà.

Inoltre, potresti voler verificare e rimuovere i duplicati in Excel prima di ordinare celle o colonne per confermare che nulla vada storto dopo l'ordinamento.

Infine, è fondamentale disporre di un backup dei dati nel caso in cui qualcosa vada storto durante il processo. 

Ordinamento dei dati in ordine alfabetico in Excel

Se hai una colonna semplice che devi ordinare in ordine alfabetico, puoi selezionare le celle e scegliere le opzioni di ordinamento. Tuttavia, Excel ordina solo le celle scelte, il che può rovinare un intero foglio di calcolo.

Se l'opzione sopra funziona per te, è fantastico. In caso contrario, hai due opzioni:

• Per i fogli di calcolo con interruzioni tra righe o più intestazioni in una colonna , seleziona le celle della colonna che desideri ordinare (all'interno della colonna scelta), comprese tutte le righe associate, quindi scegli le opzioni di ordinamento.
  
• Per fogli di calcolo di grandi dimensioni senza spazi tra le righe , puoi selezionare l'intero foglio di calcolo (utile quando sono incluse le intestazioni), specificare la colonna da ordinare e quindi scegliere le opzioni di ordinamento.
  

Entrambe le opzioni di ordinamento di Excel sopra spostano tutti i dati delle righe insieme ai dati delle colonne ordinate per mantenere tutte le associazioni in posizione. Ecco come fare entrambe le cose.

Come ordinare una sezione di dati in ordine alfabetico in Excel

1. Per ordinare una colonna all'interno di una sezione, evidenzia tutte le righe e le colonne che includono i dati della colonna che desideri ordinare. Non selezionare alcuna intestazione.
2. Seleziona la scheda Dati  nella barra dei menu per aprire la relativa barra multifunzione sottostante.
3. Scegli Ordina  per aprire il menu di dialogo di ordinamento. Non utilizzare "AZ" o "ZA" perché utilizzano le opzioni attualmente impostate dal menu Ordina  , il che potrebbe rovinare tutto.
4. Deseleziona la casella I miei dati hanno intestazioni se non lo hai già fatto.
5. Scegli la colonna di ordinamento dall'elenco a discesa Colonna  .
6. Scegli Valori cella dall'elenco a discesa Ordina per  .
7. Fai clic dalla A alla Z o dalla Z alla A  come metodo di ordinamento dall'elenco a discesa "Ordine". Le celle con lettere e numeri verranno ordinate in base all'ordine da sinistra a destra.
8. Fare clic su OK  per salvare le impostazioni di ordinamento.
9. Excel ora visualizzerà i risultati in ordine alfabetico. Anche la riga di dati di ogni colonna si sposta con le celle ordinate.

Come ordinare una colonna di dati in ordine alfabetico in Excel

A differenza dell'ordinamento di una sezione di dati, l'ordinamento di una colonna richiede la selezione dell'intero foglio di calcolo. Se selezioni la colonna, verranno spostati solo i dati, confondendo l'intero foglio di calcolo. Se in una colonna è presente più di un'intestazione, è necessario utilizzare il processo sopra descritto per ordinare le sezioni. Una volta selezionato l'intero foglio, puoi scegliere la colonna da ordinare e tutte le altre opzioni di ordinamento utilizzando i passaggi seguenti.

1. Apri il foglio di calcolo e fai clic sul pulsante Seleziona tutto  nell'angolo in alto a sinistra del foglio, appena sotto la "Casella del nome".
   
2. Fare clic sulla scheda Dati  nella barra dei menu per aprire la relativa barra multifunzione di opzioni sottostante.
3. Scegli Ordina  per aprire il menu di dialogo di ordinamento. Non fare clic su "AZ" o "ZA" nella barra multifunzione poiché reagiscono in base alle impostazioni correnti presenti nel menu Ordina  . Ciò potrebbe rovinare tutto.
   
4. Seleziona la casella I miei dati hanno intestazioni  nella finestra di dialogo Ordina poiché sono state selezionate tutte le intestazioni. Tieni presente che puoi avere solo un'intestazione per colonna. Altrimenti, dovrai ordinare in base alle sezioni utilizzando il processo sopra.
5. Scegli la colonna di ordinamento dall'elenco a discesa Colonna  . Dovrebbe visualizzare i nomi delle intestazioni anziché le lettere delle colonne.
6. Seleziona Valori cella dall'elenco a discesa Ordina per  .
   
7. Scegli dalla A alla Z o dalla Z alla A come opzione di ordinamento dall'elenco a discesa Ordine  . Le celle con numeri e lettere verranno ordinate utilizzando l'ordine da sinistra a destra, quindi "IN0119" e "IN0118" verranno ordinati come "IN0018" seguito da "IN0019" quando si utilizza l'opzione "dalla A alla Z".
8. Fare clic su OK al termine. Il foglio di calcolo verrà visualizzato in ordine alfabetico in base alla colonna selezionata. Se hai incasinato o non ti sono piaciuti i risultati, usa l' opzione Annulla  .

Cosa sapere sull'ordinamento dei dati numericamente o cronologicamente in Excel

L'ordinamento dei dati numericamente o cronologicamente non è molto diverso da quello alfabetico, ma sono disponibili diverse opzioni di ordinamento. Excel identifica i dati nelle celle e presenta le opzioni di ordinamento in base a tali criteri. Come con tutte le opzioni di ordinamento, elimina celle e righe vuote nel tuo documento Excel , altrimenti ciò influenzerà i risultati ordinati.

Le date ti darebbero i versetti "dal più vecchio al più nuovo" e "dal più recente al più vecchio" "dalla A alla Z" e "dalla Z alla A". I numeri ti darebbero “dal più piccolo al più grande” e dal “più grande” al più piccolo”.

A seconda che tu debba ordinare una sezione numericamente/cronologicamente o un'intera colonna, controlla i processi seguenti.

Come ordinare una sezione di dati numericamente/cronologicamente in Excel

Ordinare una sezione di dati in ordine cronologico (ad esempio, date) o numerico (ad esempio, numeri) è simile all'ordinamento alfabetico, tranne che le opzioni di ordinamento sono diverse.

1. Per ordinare una sezione di colonna numericamente/cronologicamente all'interno di una sezione dati, seleziona le righe che includono i dati della colonna che desideri ordinare, ma non selezionare alcuna intestazione.
   
2. Fare clic sulla scheda Dati  che si trova nella barra dei menu. Questa azione apre la corrispondente barra multifunzione di opzioni sottostante.
3. Scegli Ordina  per aprire il menu di dialogo di ordinamento. Non fare clic su "AZ" o "ZA" nella barra multifunzione poiché reagiscono in base alle impostazioni correnti presenti nel menu Ordina  . Ciò potrebbe rovinare tutto.
   
4. Deseleziona la casella I miei dati hanno intestazioni  se non l'hai già fatto poiché non hai selezionato alcuna intestazione nei passaggi precedenti. È un modo più pulito per ordinare.
5. Scegli la colonna di ordinamento che trovi nell'elenco a discesa Colonna  .
   
6. Seleziona Valori cella dall'elenco a discesa Ordina per  .
7. Scegli Dal più vecchio al più recente o Dal più recente al più vecchio come opzione di ordinamento dall'elenco a discesa Ordine  .
   
8. Fare clic su OK  per salvare le impostazioni di ordinamento. Vedrai la colonna della sezione ordinata cronologicamente o numericamente. Tutte le righe dovrebbero apparire con le celle delle colonne corrispondenti.

Come ordinare più colonne in Excel

A volte potrebbero essere necessari più criteri di ordinamento per rendere i dati più interpretabili. Tuttavia, l'ordinamento di più colonne potrebbe riorganizzare i dati in modo errato, a seconda del layout del foglio di calcolo.

L'ordinamento multiplo deve essere basato su un ordinamento primario seguito da un ordine di ordinamento preciso, ad esempio "Data di acquisto" seguita da "Categoria prodotto", seguita da "Sezione reparto".

L'esempio precedente significa che Excel ordinerà prima in base alle date di acquisto e poi in base alle categorie di prodotto all'interno di ciascuna data di acquisto correlata. A questo punto vedrai tutte le categorie di prodotto degli articoli acquistati elencate cronologicamente sotto ciascuna data.

La conclusione è che Excel ordina in base all'ordine stabilito, quindi ordina prima la colonna "Data di acquisto" e poi la colonna "Categorie di prodotto" all'interno di ciascuna data.

In ogni caso, la soluzione migliore è copiare il foglio di calcolo, lavorare sul duplicato per motivi di confronto e proteggere i dati originali dalla corruzione.

1. Apri il foglio di calcolo pertinente e seleziona una cella qualsiasi, quindi vai alla barra dei menu in alto e fai clic sulla scheda Dati  .
   
2. Seleziona Ordina  nella barra dei menu in alto per aprire la finestra di dialogo dell'ordinamento.
3. Vai alla sezione Colonna  nella finestra di dialogo e fai clic sul  menu a discesa Ordina per . Scegli la colonna di ordinamento principale.
4. Seleziona il menu a discesa Ordina per  e scegli Valori cella.
   
5. Fai clic sul menu a discesa Ordine  e seleziona i criteri di ordinamento che desideri utilizzare.
6. Spostati nell'angolo in alto a sinistra e seleziona Aggiungi livello.  Ciò aggiunge una nuova sezione di ordinamento.
   
7. Nella sezione Colonna, fai clic sul menu a discesa Quindi per  e scegli la colonna successiva che desideri ordinare. Questa sarà la funzione di ordinamento secondaria che ordina all'interno della prima.
8. Fai clic sui menu a discesa Ordina per e Ordina  e scegli i criteri preferiti.

Ricorda, la colonna scelta per prima diventa la chiave di ordinamento primaria. Il secondo ordinamento filtra all'interno del primo e il terzo filtra all'interno del secondo. Se l'ordinamento della seconda o della terza colonna interferisce con i criteri impostati sulla prima colonna, questa rimarrà non ordinata.

Come ordinare i dati in ordine personalizzato in Excel

Potresti voler ordinare i tuoi dati utilizzando un'opzione non elencata in Excel per impostazione predefinita, ad esempio l'ordinamento per Piccolo , Medio , Grande e X-Grande . L'ordinamento alfabetico li colloca in un ordine errato e l'ordinamento numerico/cronologico non è applicabile. In questo caso, puoi creare un ordinamento personalizzato.

1. Apri il foglio di calcolo con i dati che desideri ordinare.
2. Passare alla barra degli strumenti in alto e selezionare Dati.
   
3. Scegli l' opzione Ordina  nella barra dei menu.
4. Vai alla sezione "Colonna", fai clic sul menu a  discesa Ordina per e scegli la colonna di ordinamento principale.
   
5. Nel menu a discesa Ordina per  , scegli Valori cella  per ordinare in base al contenuto.
   
6. Fai clic sul menu a discesa Ordine  , quindi scegli dalla A alla Z o dalla Z alla A  come criterio di ordinamento.
7. Per aggiungere l'ordinamento secondario, fare clic sul pulsante Aggiungi livello  .
8. Seguire i passaggi di ordinamento precedenti: impostare le opzioni Ordina per , Ordina per e Ordina  , quindi premere OK.
   

Come ordinare una riga in Excel

La struttura primaria di Excel organizza i dati in colonne. Tuttavia, a volte i dati potrebbero avere un layout orizzontale in cui ciascuna riga contiene un attributo diverso del set di dati. In questo caso, il modo logico di organizzare i dati è ordinare le righe.

Ecco come è fatto:

1. Con i dati che desideri ordinare aperti sul tuo foglio di calcolo Excel, premi il cursore sulla prima cella della riga che desideri ordinare e trascinala per selezionare tutte le celle con i dati. 
   
2. Vai alla barra di navigazione in alto e tocca l' opzione Dati  . 
   
3. Tocca l' opzione Ordina  per aprire una finestra di dialogo con le opzioni di ordinamento. 
4. Seleziona Opzioni in alto a destra nella finestra di dialogo. 
5. Nella finestra a comparsa delle opzioni di ordinamento, seleziona Ordina da sinistra a destra  e premi OK .
   
6. Passa alla sezione Ordina per  e premi il menu a discesa. 
7. Seleziona Riga 1 o Riga 2 o qualunque riga desideri ordinare e tocca il  pulsante OK . Questo ordinerà automaticamente i dati.
   

Ordina il tuo foglio di calcolo

I dati non ordinati non hanno mai senso. Peggio ancora, organizzarlo manualmente può richiedere tempo e portare a errori umani. Con Excel puoi ordinare i dati nel formato che preferisci e creare criteri personalizzati. 

Successivamente, potresti anche voler sapere come utilizzare CERCA.VERT in Excel per trovare i dati che ti servono.