Come creare un tracker delle spese mensili su Fogli Google

Gestire le finanze può essere un compito arduo, ma grazie a Google Fogli tenere traccia delle spese non deve essere per forza un problema. Inoltre, non è necessario investire in un altro software.

Grazie a un semplice strumento di monitoraggio delle spese creato con Google Sheets, puoi tenere traccia delle tue spese e assicurarti di non spendere troppo.

Sommario

• Cosa dovrebbe includere il tuo strumento di monitoraggio delle spese?
• Crea menu a discesa con codice colore per le categorie di spesa in Fogli Google
• Formato dello strumento di tracciamento
  • Formato data
  • Formato del mese
  • Formato della valuta
• Crea un riepilogo dei costi utilizzando le funzioni
• Visualizza i costi con grafici a torta e sparkline
• Utilizza i filtri per visualizzare le categorie di spesa

Cosa dovrebbe includere il tuo strumento di monitoraggio delle spese?

Monitorare le proprie spese può sembrare un compito complicato se non lo si ha mai fatto prima, ma semplificare le cose può aiutare a iniziare. Inizia creando due fogli nel tuo foglio di calcolo: uno per registrare le tue spese e l'altro per riepilogarle e visualizzarle.

Il primo foglio di lavoro deve avere almeno le seguenti 5 colonne:

1. Posizione : il negozio che hai visitato
2. Categoria : il tipo di articolo che hai acquistato
3. Importo : l'importo totale pagato in quella transazione
4. Data : la data in cui hai effettuato l'acquisto
5. Mese : mese in cui cade la data di acquisto. Questa colonna verrà utilizzata per generare il riepilogo.

Potresti voler approfondire e seguire ogni elemento singolarmente, ma così facendo allungherai i tempi del processo e potresti perdere interesse. Se ti capita spesso di dimenticare cosa hai comprato in un negozio, aggiungi una colonna per appunti rapidi e generali o semplicemente per conservare le ricevute.

Crea menu a discesa con codice colore per le categorie di spesa in Fogli Google

Puoi utilizzare l'elenco a discesa in Fogli Google per aggiungere categorie alle tue transazioni. In questo modo potrai selezionare rapidamente un'opzione con pochi clic, anziché doverla immettere manualmente ogni volta. Ciò aiuta anche a mantenere coerenti i tuoi input, così potrai trovarli e organizzarli facilmente in seguito.

Puoi seguire questi passaggi:

1. Evidenzia la colonna Categoria . Tenere premuto CMD o CTRL e deselezionare la cella dell'intestazione.
2. Fare clic con il tasto destro del mouse o del trackpad. Oppure vai su Inserisci nel menu in alto. Fare clic su Menu a discesa . In questo modo si aprirà la barra laterale.
3. Inserisci nel campo di testo le categorie che desideri includere. Facendo clic su Aggiungi un altro elemento verranno generate opzioni aggiuntive oppure puoi premere Invio o Return sulla tastiera.
4. Assegna un codice colore alle tue categorie utilizzando il menu a discesa a sinistra del campo di testo e premi Fine .

Quindi, se vuoi tornare indietro e modificare o aggiungere qualcosa all'elenco a discesa, puoi ritrovare il menu facendo clic con il pulsante destro del mouse su una delle celle e selezionando nuovamente Elenco a discesa . È possibile accedervi anche tramite il menu Dati nella parte superiore dello schermo, dove si seleziona Convalida dati . Ora troverai un elenco di regole e potrai selezionare la regola che desideri utilizzare.

Formato dello strumento di tracciamento

Ecco come fare se vuoi che la formattazione della data e della valuta sia coerente in ogni cella dei tuoi Fogli Google:

Formato data

Se utilizzi una colonna data e vuoi mantenere la coerenza, puoi aggiungere una formattazione specifica alle tue celle. Per fare questo:

1. Seleziona l'intera colonna tramite la lettera in alto.
2. Nella barra degli strumenti, fai clic su Altri formati : il suo simbolo è 123 .
3. Seleziona Data : accanto è presente un esempio di come verrà visualizzata la data.

In alternativa, puoi farlo andando al menu Formato in alto e sotto Numero , seleziona Data o Data e ora personalizzate .

Formato del mese

Invece di inserire il mese ogni volta che si effettua una transazione, è meglio utilizzare la funzione TESTO, che estrae e visualizza automaticamente il nome del mese dalla data di acquisto. Per fare ciò, vai alla prima riga della colonna Mese e inserisci quanto segue:

=TEXT(tham chiếu của ô chứa ngày tương ứng, "mmm")

Quindi, se la data si trova nella cella D2, la formula apparirà così:

=TEXT(D2, "mmm")

Verranno restituite le prime tre lettere del mese nella colonna Mese. Dopo aver applicato l'effetto alla prima cella, puoi evidenziare la prima cella e trascinare verso il basso per applicarlo alle altre celle nella colonna.

Formato della valuta

Per aggiungere la formattazione della valuta a una colonna importo, seleziona l'intera colonna > Altri formati e fai clic sul simbolo del dollaro ($) sulla barra degli strumenti. Puoi trovare l'opzione anche nel menu Formato , sotto Numero . Qui puoi selezionare Valuta , Valuta arrotondata e Valuta personalizzata .

Le valute personalizzate consentono di modificare la modalità di visualizzazione dei decimali e dei simboli, di specificare il tipo di dollari da utilizzare o di scegliere una valuta completamente diversa.

Crea un riepilogo dei costi utilizzando le funzioni

Dopo aver creato un foglio di lavoro per registrare le tue spese, passa a un nuovo foglio di lavoro per riepilogarle.

Dalle celle B1 a M1, inserisci le prime tre lettere del nome di ogni mese. Per il totale della categoria verrà utilizzata la colonna N. Allo stesso modo, dalla seconda cella della colonna A, inizia a inserire le categorie di spesa.

Assicuratevi di includere le stesse categorie presenti nell'elenco a discesa del primo foglio. Dopo aver inserito tutte le categorie, la cella successiva nella colonna verrà utilizzata per il totale mensile.

Ora che hai la struttura di base, è il momento di usare la funzione SOMMA.PIÙ.SE per compilare il riepilogo. Questa funzione sommerà l'intervallo selezionato se vengono soddisfatte più condizioni.

Nella cella B2, inserisci la formula

=SUMIFS(Phạm vi cột Amount của trang tính đầu tiên, Phạm vi cột Category của trang tính đầu tiên, A2, Phạm vi cột Month của trang tính đầu tiên, B1).

Successivamente, rendi tutti i riferimenti di cella assoluti selezionando il riferimento di cella e premendo F4 . Quindi, rimuovi il segno $ che appare prima di 2 (in A2) e B (in B1).

Nell'esempio, la funzione apparirebbe così:

=SUMIFS(Sheet2!$C$2:$C$100,Sheet2!$B$2:$B$100,$A2,Sheet2!$E$2:$E$100,B$1)

Dopo aver inserito la formula, seleziona la cella B2 e trascina verso il basso fino all'ultima cella prima della riga del totale mensile. Quindi seleziona l'intero intervallo dalla cella B2 all'ultima cella prima del totale mensile e trascina verso destra fino alla colonna M.

Successivamente, nella colonna N2 , immettere la formula =SOMMA(B2:M2) e trascinare verso il basso. Allo stesso modo, utilizzare la funzione SOMMA in Totale mensile per sommare le spese di tutte le categorie sostenute in un determinato mese.

Ora, ogni volta che aggiungi spese al primo foglio, Fogli Google continuerà ad aggiungerle al mese e alla categoria pertinenti nel riepilogo. Inoltre, puoi vedere quanto spendi ogni mese e quanto hai speso per una categoria specifica durante l'anno.

Visualizza i costi con grafici a torta e sparkline

Per comprendere meglio le tue abitudini di spesa, puoi visualizzare le tue spese utilizzando Fogli Google.

Per prima cosa, aggiungi uno sparkline per vedere come cambia ogni mese la tua spesa per una categoria specifica. Nella cella O2, inserisci la formula seguente:

=SPARKLINE(B2:M2)

Quindi scorri verso il basso fino all'ultima categoria. È anche possibile personalizzare l'aspetto dello sparkline.

Successivamente, aggiungi un grafico a torta per visualizzare una ripartizione dettagliata dei costi totali per categoria. Per farlo, seleziona Inserisci >  Grafico . Verrà aggiunto un nuovo grafico e si aprirà l'editor di grafici nella barra laterale.

Dall'elenco a discesa del tipo di grafico, seleziona Grafico a torta o Grafico a torta 3D . In Intervallo dati , aggiungi l'intervallo N1:N8 (o qualunque sia l'ultima cella). Quindi fare clic su Aggiungi etichetta e sull'icona dei 4 quadrati per selezionare l'intervallo di dati per l'etichetta.

Qui inserisci l'intervallo A1:A8 . Fogli ora visualizzeranno un grafico a torta che mostra la ripartizione dei costi.

Utilizza i filtri per visualizzare le categorie di spesa

Se vuoi ordinare o nascondere le transazioni, puoi aggiungere filtri ai tuoi Fogli Google. Per fare ciò, seleziona la colonna in base alla quale desideri ordinare e clicca sull'icona Crea un filtro sulla barra degli strumenti. Accanto all'intestazione della colonna appariranno tre linee.

Cliccando sulle tre linee verrà visualizzato un elenco di opzioni. Nelle colonne delle categorie, puoi utilizzare Filtra per valore per visualizzare rapidamente una categoria, utilizzare la casella di controllo sotto il titolo per selezionarle e deselezionarle in base al nome.

Puoi anche usare Ordina dalla A alla Z nella colonna Importo per visualizzare le transazioni dalla meno costosa alla più costosa, oppure Ordina dalla Z alla A per ordinarle in senso inverso.

Con questo semplice strumento di monitoraggio delle spese puoi gestire al meglio le tue spese. Inoltre, a differenza dei modelli scaricabili da Internet, se qualcosa va storto nel tuo foglio di calcolo, saprai esattamente come risolverlo.

Puoi utilizzare l'app Google Fogli sul tuo telefono per inserire facilmente le transazioni ovunque ti trovi. In questo modo non dovrai occuparti di tutto a fine mese. Ancora meglio, puoi creare un foglio di calcolo per pianificare in anticipo le tue spese.