Come monitorare le registrazioni utilizzando Fogli Google

Con l'avvento dei software e dei modelli aziendali basati su abbonamento, è importante disporre di un sistema per gestire e monitorare i servizi per cui si paga. Fortunatamente, Google Sheets è l'unico strumento necessario per registrare e gestire questi abbonamenti.

Perché utilizzare Google Fogli per monitorare le registrazioni?

Esistono diversi modi per monitorare i tuoi abbonamenti mensili, tra cui gli app store per dispositivi mobili (Google Play o App Store) e le app di monitoraggio degli abbonamenti a pagamento. Tuttavia, gli app store possono tracciare solo i pagamenti effettuati all'interno della piattaforma e le app di tracciamento a pagamento spesso rappresentano solo un ulteriore abbonamento sulla fattura mensile.

Al contrario, Google Sheets è completamente gratuito, leggero, estensibile e multipiattaforma. È anche facile da usare e supporta formule, filtri e formattazione condizionale per aggregare i costi, evidenziare i prossimi rinnovi e ordinare gli abbonamenti per categoria. Supporta la collaborazione, il che può essere utile per coppie e familiari, e i fogli di calcolo possono essere facilmente condivisi o esportati in vari formati.

Suggerimento : oltre a tenere traccia degli abbonamenti, Fogli Google può anche registrare le spese mensili . Puoi aggiungere il costo dell'abbonamento al tuo costo mensile.

Come impostare un tracker di registrazione in Fogli Google

Creare un tracker di abbonamenti non è semplice come installare un'app e importare gli abbonamenti esistenti. Questa operazione richiede un bel po' di tempo, soprattutto se non si utilizza un modello.

Per questo motivo, nell'articolo è stato creato un foglio di calcolo per il monitoraggio degli abbonamenti con intestazioni di colonna per il nome dell'abbonamento, la categoria dell'abbonamento, la frequenza di fatturazione e l'importo addebitato, la data dell'abbonamento, il costo mensile, il costo annuale, il costo a vita e l'azione da intraprendere (ad esempio, annullare o rinnovare).

Le colonne Categoria e Frequenza contengono campi a discesa per le informazioni di registrazione. Le formule basate sulla frequenza di fatturazione, sull'importo e sulla data di inizio calcolano automaticamente i costi mensili, annuali e totali degli abbonamenti.

La formula per calcolare i costi mensili è la seguente:

=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)

Gli addebiti mensili si basano sulla frequenza di abbonamento specificata. L'importo pagato viene diviso per 12, moltiplicato per 4 oppure inserito come importo intero nella cella.

Per calcolare il costo annuale di un abbonamento, moltiplica il costo mensile per 12. Per calcolare il costo totale, usa la formula per trovare il numero di settimane, mesi o anni trascorsi dal primo pagamento e moltiplicalo per l'importo pagato:

=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))

Nell'ultima colonna, Azione , puoi specificare se rinnovare, annullare o addirittura aggiornare il tuo abbonamento.

Ottieni il massimo dal tuo tracker di abbonamento

Se hai solo pochi abbonamenti da monitorare e tutto ciò di cui hai bisogno è un posto in cui organizzarli e visualizzarli tutti in una volta, allora il modello sopra riportato andrà bene. Ma per sfruttare al meglio lo strumento di monitoraggio degli abbonamenti, avrai bisogno di funzionalità avanzate di Fogli Google, come la formattazione condizionale e le tabelle pivot.

Formattazione condizionale

La formattazione condizionale può essere utilizzata per evidenziare gli abbonamenti in scadenza. Per tenere traccia delle prossime registrazioni, aggiungi due colonne aggiuntive al foglio di calcolo: Prossima scadenza e Giorni prima dell'azione . Giorni all'azione è una colonna calcolata che sottrae automaticamente la data corrente dalla data di rinnovo utilizzando la seguente formula:

=IF(E2="","", E2-TODAY())

Dopo aver impostato queste colonne, puoi applicare la formattazione condizionale per evidenziare gli abbonamenti in scadenza entro un mese.

Per applicare la formattazione condizionale a un foglio di calcolo, vai su Formato > Formattazione condizionale . Immettere l'intervallo di celle da formattare nella casella di testo Applica all'intervallo . In Regole di formattazione , fare clic sulla prima casella a discesa ( Formatta celle se… ) e selezionare La formula personalizzata è .

Successivamente, inserisci la seguente formula nel campo valore o formula:

=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <=>

La formula soprastante controlla se la colonna Giorni all'azione contiene un numero e se tale numero è minore o uguale a 28 . È possibile creare un'altra regola di formattazione per verificare se il numero di giorni in cui è stata eseguita un'azione specifica è inferiore o uguale a una settimana.

Nota : utilizzare un colore di riempimento diverso per le intestazioni delle colonne contenenti formule. Ciò significa che non vengono modificati manualmente.

In Fogli Google puoi gestire in modo semplice e veloce gli abbonamenti ai tuoi servizi. Per una sfida, prova a usare Apps Script per impostare un promemoria automatico via e-mail. Puoi chiedere a Gemini di generare un codice, aggiungerlo al tuo foglio di calcolo e configurare un trigger da eseguire quando il rinnovo è in scadenza entro un numero specifico di giorni. Si consiglia inoltre di annullare gli abbonamenti che non offrono più lo stesso valore di prima.