Principi fondamentali della gestione della conoscenza che tutti dovrebbero conoscere

Come dai un senso al flusso di informazioni in cui ti imbatti quotidianamente come lavoratore della conoscenza o studente permanente? La risposta sta nella gestione della conoscenza personale (PKM), un sistema che ti aiuta ad acquisire, organizzare e utilizzare in modo efficace ciò che impari.

Che cosa si intende per gestione della conoscenza personale? Perché è importante?

La gestione della conoscenza personale (PKM) è un approccio strutturato e intenzionale alla raccolta, all'organizzazione e all'utilizzo di informazioni provenienti da diverse fonti, tra cui esperienze personali, libri, articoli, podcast, social media, ecc.

Un sistema di gestione della conoscenza personale ti aiuta a rendere questa conoscenza accessibile e fruibile, consentendoti di stabilire collegamenti significativi e di utilizzare ciò che sai per creare, risolvere problemi o prendere decisioni migliori.

La PKM affronta uno dei maggiori limiti del cervello: la capacità di conservare i ricordi. Sebbene il nostro cervello sia bravissimo a generare idee, a stabilire connessioni e a risolvere problemi, non è ottimizzato per immagazzinare e recuperare informazioni, soprattutto sul lungo termine, cosa che spesso diventa più evidente con l'avanzare dell'età.

È qui che entra in gioco il sistema PKM , che aumenta la tua produttività grazie alla creazione di un secondo cervello che integra le tue capacità cognitive.

La maggior parte delle persone dispone già di un qualche tipo di sistema di gestione della conoscenza; tuttavia, a volte questi sistemi risultano inefficaci o frammentati.

Ad esempio, prima di conoscere PKM , avevo creato un gruppo WhatsApp privato , senza membri, in cui conservavo pensieri sparsi, citazioni di libri e idee che non volevo dimenticare. Sebbene funzioni temporaneamente, non può essere ampliato o ordinato e trovare note specifiche in un secondo momento diventa una sfida.

Un ottimo punto di partenza per ottimizzare il tuo sistema di gestione personale è comprenderne i componenti o principi fondamentali.

Raccogliere e conservare la conoscenza

L'acquisizione e l'archiviazione delle conoscenze comportano la raccolta di informazioni da diverse fonti e la loro archiviazione in un sistema esterno affidabile. Il nostro cervello è più bravo a generare idee che a memorizzarle, quindi l'obiettivo è trasferirle a un sistema esterno.

Alcuni metodi efficaci per raccogliere e archiviare la conoscenza includono:

• Prendere appunti : potresti preferire un metodo simile, scrivendo su un quaderno cartaceo o utilizzando app dedicate per prendere appunti o strumenti di gestione delle conoscenze personali come Apple Notes, Google Keep, Obsidian o Logseq.
• Aggiungi ai segnalibri : salva articoli, video o altre risorse online con strumenti di lettura successiva come Pocket, Instapaper o Readwise per archiviare informazioni preziose da utilizzare in seguito.
• Registrazioni audio/video : utilizza strumenti di registrazione vocale o app per videoconferenze come Zoom o Microsoft Teams per registrare riunioni, interviste o lezioni.

Qualunque sia la soluzione scelta, la chiave è registrare tutto in un unico posto centrale, o almeno assicurarsi che alla fine tutto venga archiviato lì. Un sistema distribuito, in cui le note sono sparse su più quaderni, applicazioni o fogli di carta, rende difficile il recupero e "indebolisce" lo scopo del PKM.

Il tuo strumento di registrazione dovrebbe essere facilmente accessibile, come un taccuino tascabile o un'app che si sincronizza su più dispositivi, perché spesso le idee arrivano quando meno te le aspetti, quindi è importante avere un sistema a cui poter passare rapidamente. In questa fase, non dovrai preoccuparti di archiviare perfettamente appunti o idee, perché avrai tempo di farlo nella fase successiva.

Organizzare e recuperare la conoscenza

Questo passaggio garantisce che le conoscenze raccolte siano organizzate in modo da renderle facili da recuperare quando necessario, da creare collegamenti significativi e da utilizzare in modo efficace. Per organizzare o elaborare le informazioni in modo efficace, pensa al modo in cui il tuo io futuro accederà a tali informazioni e le comprenderà. Un sistema PKM ben organizzato svolgerà due funzioni principali:

• Dare priorità alla pertinenza : non tutte le informazioni meritano di essere conservate. L'organizzazione ti consente di filtrare ciò che è importante ed eliminare il resto.
• Promuovere l'azione : la conoscenza organizzata è più facile da comprendere e applicare, che si tratti di trasformare appunti di riunioni in attività concrete, di approfondire l'apprendimento o di sintetizzare idee per un progetto.

Quindi, quando si organizzano le informazioni, si desidera creare una struttura logica e coesa. Questo sistema dovrebbe essere adattato alle tue esigenze individuali e al tuo flusso di lavoro. Ecco alcuni approcci da prendere in considerazione:

• Cartelle e tag : utilizza cartelle o tag per raggruppare informazioni correlate. Ad esempio, è possibile organizzare le note in base al progetto, all'argomento o all'area di interesse (ad esempio, progetti di lavoro,
• Sviluppo personale o Salute e fitness). I tag aggiungono un livello specifico per consentirti di cercare facilmente le note tramite parola chiave.
• Collegamento : utilizza strumenti che semplificano il collegamento di note o idee (come Obsidian o Logseq). Questo simula il modo in cui funziona il tuo cervello, creando una rete di connessioni che ti aiuta a vedere le relazioni tra i diversi elementi di conoscenza.
• Aggiungi un contesto pertinente : ad esempio data, ora, luogo o fonte, fornisci un quadro di riferimento che possa aiutarti a ricordare. Inoltre, prova a riassumere le informazioni con parole tue, poiché questo ti aiuterà a interagire con il materiale e ti garantirà anche di averle comprese davvero.

Quando organizzi le tue conoscenze in modo sistematico, crei una struttura logica che ti consente di trovare, recuperare e utilizzare le informazioni rapidamente. Man mano che acquisisci maggiori conoscenze e che le tue esigenze evolvono, la struttura PKM si adatterà per accogliere nuovi flussi di lavoro, priorità e strumenti.

Distribuire e applicare la conoscenza

La gestione della conoscenza personale prende davvero vita quando le informazioni vengono condivise e applicate. Uno dei modi più efficaci per rafforzare ciò che hai compreso e imparato è condividerlo con gli altri. Ciò può avvenire attraverso l'insegnamento, la collaborazione con i colleghi o una discussione informale.

Oltre alla condivisione, il valore di un sistema di gestione della conoscenza personale risiede nella sua capacità di informare le decisioni e guidare le azioni. Puoi trasformare le informazioni memorizzate nel tuo sistema PKM in elenchi di cose da fare o obiettivi. Ad esempio, le e-mail e gli appunti delle riunioni possono trasformarsi in attività concrete, mentre gli appunti del quaderno dei dirigenti possono essere utilizzati per migliorare le dinamiche di squadra.

In definitiva, il tuo sistema personale di gestione della conoscenza può trasformarsi in un potente strumento per la risoluzione creativa dei problemi, scoprendo connessioni tra idee apparentemente scollegate. Ciò consente di scoprire soluzioni creative non ovvie.

In breve, un sistema di gestione della conoscenza personale ben progettato è una struttura per acquisire, organizzare e applicare le conoscenze al fine di migliorare l'apprendimento, il processo decisionale e la creatività. Integrando questi principi nella tua routine, puoi trasformare idee disparate in intuizioni significative e risultati praticabili.