Inizi a eseguire il backup delle tue email dopo un'eliminazione accidentale. Purtroppo, però, in questo processo si commettono spesso molti errori. Se esegui il backup delle tue e-mail in modo superficiale o non lo fai affatto, questi errori possono costarti la vita.
Sommario
È facile dare per scontato che le tue email siano al sicuro nella posta in arrivo e rimandare il backup più del necessario. Ma nel frattempo la situazione potrebbe peggiorare. Ad esempio, potresti non riuscire più ad accedere al tuo account Google o eliminare accidentalmente una o più email e allegati. Molte persone, infatti, pensano di poter effettuare il backup ogni mese fino a perdere un'intera conversazione e-mail importante.
Fortunatamente, puoi facilmente abituarti a eseguire il backup della tua posta elettronica quotidianamente o addirittura settimanalmente. I passaggi per eseguire un backup variano a seconda del provider di posta elettronica. Tuttavia, per Gmail , uno dei provider di posta elettronica più diffusi, puoi utilizzare Google Takeout per esportare i tuoi dati. È quindi possibile archiviare i dati su un disco rigido esterno, su un servizio cloud o in un altro luogo simile a cui sia possibile accedere facilmente.
Potrebbe sembrare una buona idea eseguire il backup solo di determinate email o di quelle contenute in una cartella specifica, ma a volte può rivelarsi controproducente. I dettagli importanti possono perdersi nelle e-mail in posizioni di cui non penseresti di dover effettuare il backup, come nella cartella Promozioni o nella cartella Inviati.
Naturalmente, solo tu puoi decidere cosa vale la pena sottoporre a backup. Ma una regola da seguire è quella di eseguire il backup dei dati importanti due volte (una volta nel cloud e una volta in locale), mentre i dati meno importanti andrebbero sottoposti a backup una sola volta. Puoi anche scegliere di eseguire il backup di tutti i file più grandi due volte, poiché spesso sono i più difficili da recuperare in caso di perdita. In particolare, è opportuno dare priorità agli allegati come contratti e documenti composti da più pagine, in modo da potervi accedere sempre.
Quando inizi a eseguire il backup dei tuoi dati, non ti accorgerai che i file vengono esportati in modo errato. Si presume di aver scaricato i file e che siano pronti per essere sottoposti a backup nella posizione di archiviazione. Ti accorgi che qualcosa non va solo quando provi a recuperare alcune delle email contenute nel messaggio.
Se sei fortunato, potresti accorgerti di questo errore abbastanza presto e non perdere dati importanti. Quindi, se è la prima volta che esegui un backup della tua posta elettronica, assicurati di verificare se riesci a ripristinare i dati nel tempo. Apri il contenuto dei file di backup e verifica che tutto venga caricato correttamente e che tu possa accedere a tutti i tuoi dati.
Affidarsi a un unico metodo di backup può rivelarsi disastroso. Rifletti su questo: cosa faresti se tutti i tuoi backup fossero archiviati sul tuo portatile e all'improvviso il portatile si bloccasse o andasse perso? Questo è il tipo di situazione in cui non vorresti trovarti, soprattutto quando devi recuperare una vecchia email.
Anche i luoghi di archiviazione più sicuri possono guastarsi. Ad esempio, i dischi rigidi possono guastarsi, mentre i servizi cloud possono essere hackerati. Ecco perché è meglio avere dei backup almeno in alcuni posti diversi. L'ideale sarebbe che uno fosse una sede fisica e l'altro un servizio cloud. È possibile applicare anche la regola 3-2-1, che sostanzialmente significa:
Tutti i tipi di dati sottoposti a backup devono essere crittografati per proteggerli da accessi non autorizzati. Molte persone preferiscono mantenere le cose semplici e per questo lasciano i backup della posta elettronica non crittografati per molto tempo. Ma se si ha a che fare con informazioni sensibili, non è un'operazione da rimandare. Questo passaggio potrebbe sembrare superfluo, ma può contribuire notevolmente a proteggere i tuoi dati nel caso in cui qualcuno tenti di accedere ai tuoi file.
Se decidi di crittografare i tuoi dati, assicurati di conservare la chiave di crittografia in un luogo sicuro e separato dai backup, per evitare di perderla. Ricordati che senza la chiave i tuoi dati sono come persi.
Molte persone pensavano di non dover mai effettuare il backup delle proprie e-mail perché erano al sicuro nella posta in arrivo e non volevano complicarsi la vita. Solo quando inizi a eseguire il backup della tua posta elettronica ti rendi conto che in realtà non è poi così difficile. La tranquillità che deriva dal sapere di poter accedere a qualsiasi e-mail o allegato in qualsiasi momento vale lo sforzo. Se hai rimandato il backup della tua posta elettronica o di altri dati, prendi familiarità con questi suggerimenti per un backup rapido che ti aiuteranno a restare sulla buona strada.
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