3 modi per correggere gli errori di formattazione numerica quando si utilizza Stampa unione in Microsoft Word

Uno dei fastidi di vecchia data di Mail Merge è l'incapacità di formattare correttamente i numeri in Excel. Fortunatamente, abbiamo sempre una via d'uscita. Ecco 3 modi per correggere gli errori di formattazione dei numeri in Stampa unione.

Stampa unione di Microsoft Word è una delle funzionalità più popolari. Crea etichette, modelli di lettere, e-mail o report in modo estremamente efficace. Quando sai come usarlo, puoi risparmiare ore di lavoro. Sfortunatamente, padroneggiare tutti gli usi di Stampa unione può essere un mal di testa.

Uno dei problemi con la funzionalità di stampa unione è che non è possibile formattare correttamente i numeri nei fogli di calcolo di Excel. Ad esempio, il risultato delle vendite in Excel è ora 100 ma in Word, si trasforma improvvisamente in 99.99999999996!

Fortunatamente, correggere questo errore non è difficile. In effetti, abbiamo 3 modi per gestire gli errori di formato dei numeri quando si utilizza Stampa unione . Puoi modificare fogli di calcolo, documenti Mail-Merge o cambiare la modalità di connessione dei due file. Sebbene questa soluzione sia poco nota, potrebbe essere l'opzione migliore, tranne per il fatto che non supporta più Word 2016.

Nota: sebbene i seguenti passaggi vengano eseguiti in Office 2016 , funziona ancora su altre versioni di Word ed Excel.

1. Utilizzare "Interruttore numerico" in Word

Il primo modo per Stampa unione di formattare correttamente i numeri da Excel è modificare un documento di Word. In particolare, applicherai il codice del formato numerico desiderato ai campi di unione - Unisci campo nel file Word. (Fondamentalmente, unisci i campi notifica al documento di Word quale colonna nel foglio di calcolo Excel contiene i dati da gestire.) Per applicare la formattazione a un campo, devi includere un interruttore numerico (precedentemente noto come interruttore immagine ) nella casella del codice del campo.

La prima cosa che devi fare è conoscere il codice di campo effettivo. Apri il documento Stampa unione e fai clic sulla scheda Mailings nella parte superiore della finestra. Assicurarsi che il pulsante Anteprima risultati sia disattivato in modo da poter vedere i campi Stampa unione. Quindi fare clic con il tasto destro in una casella Stampa unione (ad es. " Donazione" ) e selezionare Attiva / disattiva codice campo . Vedrai il codice per quel campo, identificato da parentesi graffe, ad esempio: {MERGEFIELD Donation} . Ora modifica il codice per questo campo semplicemente inserendo l'interruttore numerico alla fine del codice come segue:

Il software fornisce molti codici immagine. Ecco 4 esempi che corrispondono al risultato:

Come puoi vedere, il codice dello Switch numerico è identico al codice del formato Excel, tranne che prima che il numero sia "\ #" e la data sia "\ @". (Nota, usa le virgolette nel codice data ma non nel codice numerico.) Per vedere più codice, vai alla tabella qui sotto o visita la guida in linea per "interruttore numerico" in Microsoft Word.

Ecco alcuni esempi di come i codici di campo numerici gestiscono i dati nella colonna "Vendite" nei fogli di calcolo Excel.

Commutatore numerico per i campi di unione Stampa unione

In effetti, Word ed Excel usano lo stesso codice di formato, quindi perché non usano la stessa funzionalità di formato ? Ad esempio, perché non utilizzare la funzione MergeField in questo modo:

Questa è davvero la preoccupazione di molte persone e forse solo Microsoft conosce la risposta.

Nota: ricordare che quando si aggiunge o si modifica un interruttore numerico, i risultati non verranno visualizzati immediatamente. È necessario aggiornare il campo (fare clic con il tasto destro su di esso e selezionare Aggiorna campo ) oppure fare clic sul pulsante Mailings> Anteprima risultati . A volte, è necessario ripetere da 2 a 3 volte questa operazione. Se si utilizza la Creazione guidata Stampa unione, potrebbe essere necessario fare un passo indietro e annullare per vedere l'impatto delle modifiche apportate.

Gli interruttori numerici funzionano bene nel campo del mixaggio, ma il loro uso è un po 'difficile da ricordare e facile da commettere. Se ti senti allo stesso modo, prova uno dei due modi seguenti.

2. Modifica fogli di calcolo Excel

Questo è un modo per aiutarti a evitare l'errore di errori di formattazione quando si utilizza Stampa unione. In un foglio di calcolo Excel, inserisci una colonna contenente una formula che converte numeri o date in Excel nel formato di testo che desideri visualizzare nel documento Stampa unione.

Per fare ciò, è necessario utilizzare la funzione TESTO di Excel. Consente agli utenti di convertire numeri o date in un formato di testo equivalente esattamente come desidera l'utente. L'aspetto negativo di questa soluzione è che è necessario conoscere il codice di formattazione. Sebbene questi codici siano identici ai codici utilizzati nella funzione di formato Numero personalizzato , pochi utenti di Excel conoscono la loro esistenza.

Ad esempio, le formule TEXT (B3, "$ #, ## 0.00") e TEXT (C5, "M / gg / aa") convertono i dati numerici e della data in dati di testo (in questo esempio, sono "$ 12.345,67" e "12/01/10").

Suggerimento: dovresti formattare le celle contenenti queste formule in diversi stili, come il corsivo o qualche altro colore strano, per ricordarti che i numeri sono solo testo. Nelle versioni precedenti di Excel , questi "numeri" non possono essere utilizzati nei calcoli. In Excel 2016, puoi usarli in tutte le formule, ad eccezione delle funzioni di somma come SOMMA e MEDIA.

Il vantaggio dei formati numerici e di data come il testo è che il testo viene convertito da Excel in un documento che utilizza Stampa unione senza distorsioni. Le opzioni di formato come carattere, dimensione, colore sono invariate.

Il codice di formato per la funzione TEXT di Excel

Di seguito è una raccolta dei codici più comunemente usati sulla destra. La cosa da tenere a mente è che sia "0" che "#" sono segnaposto per i numeri, ma "0" forza il numero 0 a comparire nella prima o nell'ultima posizione. "#" Verrà sostituito con un numero se non è uno zero iniziale o finale. Pertanto, il codice "00000" garantirà che lo zero iniziale non venga troncato dai codici postali del New Jersey.

Questi codici per numeri, date e orari possono essere utilizzati nella funzione TESTO o nel formato numerico personalizzato di Excel (Personalizzato). Inoltre, possono essere utilizzati anche in "Interruttori numerici" nel campo Stampa unione di Word.

Nota, c'è una piccola differenza tra il funzionamento del codice in Excel e Word in Microsoft 2013. In Excel, puoi utilizzare "M" o "m" per mesi e minuti. Nella maggior parte dei casi, Excel è abbastanza intelligente da sapere a quale unità ti stai riferendo. Ma Word non è "intelligente" in quel modo. È necessario utilizzare lettere maiuscole per indicare il mese. Inoltre, Excel ha anche un codice aggiuntivo, "MMMMM", che restituisce solo un'abbreviazione per il mese (ad esempio: J, F, M, A, ...).

L'aggiunta di alcune colonne contenenti la funzione TEXT al foglio di calcolo è una soluzione semplice per correggere errori di formattazione numerica quando si utilizza Stampa unione. Devi solo ricordare che queste celle possono apparire come numeri ma non possono applicare loro le funzioni SUM e MEDIA. Se devi convertirli nuovamente in numeri, devi solo utilizzare la funzione VALUE.

Fare attenzione quando si ha a che fare con la funzione ROUND

Invece della funzione TEXT (), alcune persone preferiscono utilizzare la funzione ROUND () per ridurre il numero di decimali. Come suggerisce il nome, la funzione ROUND () di Excel per impostazione predefinita arrotonda per eccesso o per difetto il numero decimale nella posizione selezionata dall'utente. Il vantaggio di questo approccio è che i numeri arrotondati non sono testuali e possono ancora essere utilizzati per i calcoli. In molti casi, sebbene la funzione ROUND () funzioni bene con Stampa unione, potresti volerlo evitare per i seguenti motivi:

1. La funzione ROUND non contiene un segno di dollaro o una virgola che separa migliaia o più.
2. ROUND troncerà gli zeri alla fine.
3. La funzione ROUND a volte fa sì che Stampa unione visualizzi errori decimali. Ad esempio, il documento Stampa unione visualizza 4 cifre decimali mentre ROUND ha selezionato 2 o 3.

In alcuni rari casi, la funzione ROUND fa in modo che la stampa unione si discosti un po '. Ad esempio, anziché 1.0014, Stampa unione ora mostra 1.0013.

3. Utilizzare DDE Link

I due precedenti sono relativamente semplici, ma se ci sono molti campi che necessitano di formattazione, possono essere frustranti in anticipo perché è necessario ricordare il codice del formato e sebbene il codice sia lo stesso, possono essere utilizzati in diversi modi.

Una soluzione semplice e leggera è quella di collegare Word alla cartella di lavoro di Excel tramite DDE (Dynamic Data Exchange), che è migliore del normale processo di associazione fissa. Sembra complicato, ma se hai imparato Mail Merge, DDE è solo una "piccola cosa". È un semplice processo in due fasi. Come primo passo, devi solo attivare Word per aprire il file tramite DDE. Questo processo deve essere eseguito una sola volta.

Office 2016 supporta DDE? Lo scambio dinamico di dati è una vecchia tecnologia. A volte funziona bene ma a volte non funziona in Office 2016. È necessario aprire l'origine dati Excel prima di accedervi da Word. Normalmente con le origini dati Excel, è necessario iniziare a importare i dati dalla prima riga del foglio di lavoro. Se sei abbastanza paziente, puoi usare DDE in Office 2016).

Per impostare Word 2013 per i collegamenti DDE, attenersi alla seguente procedura:

• Fai clic su File> Opzioni .
• Fai clic sulla scheda Avanzate a sinistra e scorri verso il basso fino alla sezione Generale .
• Seleziona la casella Conferma conversione formato file all'apertura .

D'ora in poi, non dovrai mai fare quanto sopra. Ora puoi aprire una copia di Word in una varietà di formati e percorsi, incluso l'IDE. L'unico effetto è che ogni volta che apri un file non Word, il programma ti darà una scelta.

Il secondo e ultimo passaggio consiste nel selezionare l'origine dati per il processo Stampa unione (nel passaggio 3 della Creazione guidata Stampa unione in Word o dopo aver fatto clic sul pulsante Seleziona destinatari nella barra multifunzione di Mailing ). Ora devi solo eseguire altri 3 clic.

• Dopo aver selezionato i dati che si desidera utilizzare, verrà visualizzata una nuova finestra di dialogo " Conferma origine dati ".
• Il tipo di collegamento predefinito è OLE, ma non quello desiderato.
• Nella finestra di dialogo Conferma origine dati , fare clic sulla casella Mostra tutto .
• Nell'elenco dei tipi di file espansi, selezionare Fogli di lavoro MS Excel tramite DDE (* .xls). (Utilizzare questa opzione anche quando si utilizza il formato di file Excel più recente: * .xlsx.)
• Se richiesto, confermare che si sta selezionando l' intero foglio di calcolo .

Se è stato selezionato il foglio di calcolo per il documento di Word, potrebbe essere necessario selezionarlo di nuovo, ma questa volta tramite il collegamento DDE. Questo è tutto! D'ora in poi, il tuo formato Excel verrà applicato correttamente sui documenti di Stampa unione di Word e dovrai solo ricordare di inserire i dati che desideri unire nella prima cartella di lavoro della cartella di lavoro di Excel.

Nuovo aggiornamento 2021

Sopra è come correggere l'errore del formato numerico in Stampa unione . Spero che ti siano utili. Se c'è un altro modo, non esitate a condividere con noi.