Mail Merge è come uno di quei vecchi amici che non hai contattato da anni. Sempre sottovalutato e ignorato, fino al giorno in cui ne hai disperatamente bisogno.
Non ti rendi conto del suo potenziale fino a quando non hai il compito di gestire alcune centinaia di inviti. Forse sono inviti di nozze o forse un mucchio di etichette per indirizzi e badge nominativi. Non preoccuparti, puoi inviare una grande quantità di posta personalizzata con Microsoft Outlook 2016 in pochi minuti e con pochi clic. Il seguente articolo ti guiderà a farlo.
Stampa unione viene utilizzata quando si desidera creare più documenti sostanzialmente uguali ma ogni documento contiene i propri dettagli. Le e-mail hanno lo stesso formato e lo stesso contenuto, nonché l'eventuale grafica. Ad esempio, gli inviti hanno tutti lo stesso contenuto ad eccezione di nomi, indirizzi ...
A differenza dell'invio di posta a un gruppo di persone, la stampa unione rende ogni destinatario il destinatario unico.
La funzionalità Stampa unione utilizza 2 parti:
Queste due parti sono "unite". Con Outlook come parte della suite Microsoft Office, è possibile utilizzare questa funzionalità per inviare posta a più persone, ciascuna posta personalizzata per un contatto separato.
Microsoft Office consente di utilizzare origini dati diverse per i dettagli dell'indirizzo, ad esempio è possibile utilizzare fogli di calcolo Excel o persino un database di Access. Qui, utilizzerai i contatti di Outlook per inviare e-mail.
Eseguire i passaggi seguenti dopo aver avviato Outlook:
1. Apri Persone per visualizzare l'elenco dei contatti.
Seleziona i contatti ( Ctrl + Clic ) che desideri includere nel tuo elenco e-mail personalizzato. Per gestire facilmente un elenco di grandi dimensioni, utilizzare l'opzione Ordina disponibile (fare clic sulla freccia giù accanto a Tutto ). È possibile ordinare per categoria ( ordina per categorie ) nello stesso menu a discesa.
Nota: Stampa unione non funziona con le liste di distribuzione.
2. Dalla barra multifunzione , selezionare Stampa unione> Hone> Gruppo di azioni .
3. Nella schermata Contatti Stampa unione , selezionare Solo contatti selezionati se viene inviata un'e-mail personalizzata per il contatto selezionato. Sotto l'opzione Unisci , scegli i seguenti parametri:
4. Fare clic su OK, quindi verrà avviato Microsoft Word per comporre il messaggio personale.
Nella scheda Lettere sulla barra multifunzione , selezionare la linea di saluto per iniziare il messaggio con le linee di saluto.
Come puoi vedere qui, la finestra di dialogo è già stata compilata per prima. Questo è solo un segnaposto per il nome dall'elenco dei contatti. Proprio sotto, puoi controllare un'anteprima dei nomi dal tuo elenco. Puoi personalizzare gli articoli con le opzioni fornite qui.
Nota che il campo Unisci proviene dalle intestazioni di colonna nella tua mailing list. Pertanto, in caso di mancata corrispondenza, utilizzare i campi di corrispondenza per assicurarsi che l'unione rimanga accurata. Se il campo che si desidera indicare Non abbinato , fare clic sull'elenco a discesa per quel campo e selezionare il nome della colonna corrispondente a quella colonna nell'elenco.
Quando si fa clic su OK , nel campo di Word viene visualizzato un campo segnaposto per la linea di saluto. È possibile inserire ulteriori informazioni per il documento con campi aggiuntivi.
Fai clic su Inserisci campo unione . Questi dati devono essere visualizzati nell'origine dati originale, che in questo caso sono le informazioni di contatto in Outlook.
Per formattare la linea di saluto nel modo desiderato, evidenziare l'intero campo, inclusi i segni finali. Vai alla scheda Home e usa le impostazioni dei caratteri . Inoltre, impostare Spaziatura linea per assicurarsi che la spaziatura linea corrisponda alla distanza nel resto del documento.
L'apertura del messaggio è il segnaposto di GreetingLine e / o tutti i campi che sono stati inseriti con l'aiuto di ulteriori casi aggiuntivi. Ora inizi a comporre il tuo messaggio.
Quando il corpo del messaggio è completo, fai clic su Fine e unisci> Invia messaggi e-mail. Fare clic su OK nella finestra di dialogo Unisci a e-mail.
Word invia quindi singole lettere a ciascun indirizzo e-mail corrispondente. Non è possibile CC o BCC altri destinatari e non è possibile aggiungere allegati alle e-mail.
È possibile salvare il documento che è stato utilizzato per la stampa unione, poiché salva anche il collegamento all'origine dati, ovvero i contatti. Quando si apre il documento di stampa unione, selezionare Sì quando Word richiede di rimanere in contatto.
Una volta che ti ci abitui, l'intero processo richiede solo pochi minuti dall'inizio alla fine. Inoltre, invece di dedicare tempo a scrivere e-mail per ogni persona, ora puoi fare lo stesso per un gruppo, indipendentemente dal numero di persone nel gruppo.
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