Il metodo Getting Things Done è un sistema di produttività affidabile per rimanere organizzati e concentrati. Tuttavia, se abbinato al giusto strumento di gestione delle attività, il sistema diventerà più efficiente. Dopo aver provato molti strumenti diversi di gestione delle attività, OmniFocus è quello migliore per portare a termine il lavoro.
Sommario
Il primo passo per gestire efficacemente le attività utilizzando il metodo GTD è registrarle in un unico posto. Ciò comporta la raccolta di ogni attività importante, idea, e-mail in arrivo ed evento del calendario in un sistema affidabile, esterno alla tua mente.
Questo è importante perché tenere a mente questi impegni può ingombrare la mente e portare a stress e procrastinazione. OmniFocus è una delle migliori app per aiutarti a trasformare la procrastinazione in produttività. La funzione Posta in arrivo dell'app funziona come un hub in cui puoi inserire rapidamente tutti i tuoi compiti man mano che ti vengono in mente o da altre fonti, senza preoccuparti di doverli organizzare subito.
Esistono diversi modi per aggiungere attività alla Posta in arrivo di OmniFocus, inclusi i collegamenti rapidi. Per impostazione predefinita, questa opzione è Ctrl + Opzione + Spazio , ma è possibile personalizzarla andando su OmniFocus > Impostazioni > Collegamento rapido . Questo è il modo più veloce per registrare le attività sul tuo Mac da qualsiasi applicazione o finestra del browser senza interrompere il flusso di lavoro.
Oppure apri OmniFocus e fai clic sulla scheda Posta in arrivo . Quindi, fare clic sul pulsante Nuova azione sulla barra degli strumenti per immettere l'attività.
Suggerimento : oltre all'inserimento manuale, puoi condividere informazioni da app compatibili come Mail e Safari. Ad esempio, nell'app Mail, fai clic con il pulsante destro del mouse ( Ctrl + clic) sull'oggetto di un'e-mail, seleziona Condividi e scegli OmniFocus dalle opzioni per aggiungerlo alla Posta in arrivo.
Dopo aver registrato tutte le attività nella Posta in arrivo di OmniFocus, il passo successivo importante del metodo GTD è elaborare questi elementi. Questa fase prevede la valutazione di ogni elemento della Posta in arrivo per trasformare i compiti caotici in azioni chiare. È importante riservare del tempo ogni giorno per elaborare la posta in arrivo.
In OmniFocus, inizia elaborando ogni elemento nella tua Posta in arrivo per decidere se è possibile eseguirlo. Se sì, riesci a completarlo in meno di 2 minuti? In tal caso, fallo immediatamente, ad esempio rispondendo a un'e-mail. In caso contrario, autorizzare, rinviare o eliminare la voce.
È possibile assegnare attività a una persona specifica e monitorarle con il tag In attesa . Fai clic sull'attività desiderata nella Posta in arrivo e seleziona il tag In attesa .
Oppure, crea un tag specifico per ogni persona a cui deleghi attività nella scheda Tag . Successivamente, puoi impostare un promemoria e una data di scadenza per il completamento previsto dell'attività. Le attività rimanenti che non possono essere completate immediatamente o delegate verranno rinviate.
Se si tratta di un'attività che si svolge in un unico passaggio, puoi assegnarla a un progetto specifico o a un tag e aggiungere una data di scadenza. Se si tratta di un'attività che prevede più passaggi, puoi creare un nuovo progetto digitando un nome nella casella Progetto e premendo Comando + Invio per creare il progetto. Se vuoi aggiungere quell'attività a un progetto esistente, trascinala e rilasciala nel progetto desiderato sulla barra laterale.
Dopo aver elaborato ogni elemento nella Posta in arrivo di OmniFocus, è il momento di organizzarli in progetti. Questo passaggio ti aiuta a organizzare il carico di lavoro in unità gestibili che possono essere monitorate e completate sistematicamente. Fortunatamente, OmniFocus offre una serie di funzionalità che aiutano a organizzare il lavoro in base alla sua natura e al risultato desiderato.
Per prima cosa, valuta la possibilità di utilizzare le Cartelle in OmniFocus per raggruppare le attività correlate in categorie più ampie. Ad esempio, potresti avere una cartella Personale per tutto il tuo lavoro personale, una cartella Lavoro per il lavoro correlato al lavoro e una cartella Scuola per il tuo lavoro accademico.
Ogni cartella contiene una serie di progetti correlati a quella specifica area della tua vita, ognuno con il suo insieme di azioni o compiti. Per creare una cartella in OmniFocus, vai alla scheda Progetti , clicca sul pulsante + in fondo alla barra laterale e seleziona Aggiungi cartella .
Quindi, all'interno di ogni cartella , crea progetti specifici e attuabili. Un progetto in OmniFocus è un gruppo di attività correlate con un risultato o un obiettivo definito. OmniFocus offre tre tipi principali di progetti , tra cui:
Impegnarsi nei propri compiti è il passo successivo e probabilmente il più importante del metodo GTD. Questa fase prevede la scelta delle attività su cui lavorare in base al contesto, alla priorità, al tempo disponibile e ai livelli di energia. Questo ti aiuta a prendere decisioni intelligenti che si adattano alle tue capacità e ai tuoi obiettivi.
Fortunatamente, OmniFocus offre una serie di funzionalità di filtraggio per aiutarti a svolgere i tuoi compiti in modo efficiente.
Precedentemente noti come Contesti, i Tag consentono di categorizzare le attività in base a posizione, tempo disponibile, livello di energia, priorità e altro ancora. Puoi creare tag personalizzati e assegnarli alle tue attività in base ai criteri che ritieni importanti. Vai alla scheda Tag e clicca sul pulsante + (Più) in basso per creare un tag personalizzato.
La segnalazione ti aiuta a evidenziare le attività ad alta priorità che richiedono attenzione immediata. Visualizzare gli elementi contrassegnati nella scheda Contrassegnati può essere utile quando hai molto da fare e devi concentrarti prima sulle attività più importanti.
Le prospettive offrono un maggiore controllo sul modo in cui filtri e visualizzi le attività. Qui puoi filtrare le attività definendo più parametri contemporaneamente, come tag, date di scadenza, durata, contrassegnati, ecc., per creare una visualizzazione personalizzata delle tue attività. Vai al menu Prospettiva e seleziona Aggiungi prospettiva per creare la tua vista personalizzata.
La fase di revisione è molto importante nel metodo Getting Things Done. Questo passaggio ti assicura di rivalutare regolarmente i tuoi compiti e obiettivi per riflettere eventuali cambiamenti nelle priorità o nelle circostanze. In questo modo eviterai che compiti importanti passino inosservati e ti aiuterai a rimanere in linea con i tuoi obiettivi a lungo termine.
Puoi rivedere facilmente le tue attività in OmniFocus andando alla scheda Revisione , che mostra i progetti che devono essere revisionati. Per impostazione predefinita, i progetti in OmniFocus sono impostati per essere revisionati settimanalmente, ma è possibile personalizzare la frequenza di revisione andando su OmniFocus > Impostazioni > Date e orari .
Durante la revisione, puoi valutare se un progetto necessita di attività aggiuntive, è ancora pertinente o dovrebbe essere eliminato del tutto. Una volta soddisfatti, fate clic con il pulsante destro del mouse sul progetto e selezionate Contrassegna come revisionato .
Se stai cercando un task manager che ti aiuti a organizzare i tuoi compiti utilizzando il metodo GTD, dovresti provare OmniFocus. Le caratteristiche e le funzioni di OmniFocus lo rendono uno strumento efficace per restare in linea con le tue priorità e, in definitiva, raggiungere i tuoi obiettivi.
OmniFocus è uno strumento di gestione delle attività ricco di funzionalità, progettato per aiutare gli utenti ad acquisire, organizzare e completare le attività in modo efficiente. Questo strumento si concentra principalmente sul metodo Getting Things Done e offre una serie di funzionalità in linea con questo sistema di produttività, rendendolo la scelta ideale per coloro che applicano il GTD alla propria vita quotidiana.
OmniFocus è progettato appositamente per i dispositivi Apple, tra cui Mac, iPhone, iPad e Apple Vision Pro, ma è accessibile anche sul web. Grazie all'integrazione perfetta tra più dispositivi Apple, puoi tenere traccia delle tue attività e dei tuoi impegni ovunque ti trovi.
OmniFocus offre diversi piani di abbonamento premium, acquisti una tantum e una prova gratuita di 14 giorni per testarne le funzionalità.
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