Quando e quando non utilizzare lintelligenza artificiale nella posta elettronica?

L'intelligenza artificiale può aiutarti a scrivere email in pochi secondi, ma ciò non significa che dovresti usarla sempre. Alcune e-mail traggono vantaggio dall'automazione, mentre altre richiedono l'intervento umano. Sapere quando lasciare che sia l'intelligenza artificiale a prendere il controllo e quando affidarsi a se stessi può fare la differenza.

1. L'intelligenza artificiale può essere utile per le email semplici

Per le email più semplici, come i messaggi logistici rapidi, l'intelligenza artificiale è quasi certamente adatta a scrivere la risposta. Se nella tua scrittura non sono richieste creatività e pensiero critico, probabilmente l'uso dell'intelligenza artificiale non influirà sui tuoi risultati.

Ad esempio, quando si facilita una riunione veloce, si potrebbe provare un semplice messaggio come "Scrivi una risposta breve e professionale all'e-mail incollata qui sotto e proponi un incontro alle 11:00".

2. L'intelligenza artificiale può aiutarti se ricevi troppe email

La casella di posta elettronica può essere piena di domande da parte dei colleghi e potresti dover rispondere a tutte. Sebbene sia opportuno evitare di utilizzare l'intelligenza artificiale per contenuti che richiedono originalità, utilizzarla come strumento aggiuntivo durante la stesura delle risposte può aiutare ad alleviare il carico della scrittura.

Ad esempio, puoi scrivere il tuo feedback in punti elenco e poi chiedere a ChatGPT di trasformare quei punti in un'e-mail coerente.

A questo proposito, l'intelligenza artificiale può anche aiutarti a leggere le email ridondanti. In Outlook, Copilot dispone di alcuni strumenti per scorrere rapidamente le email, mentre molti altri strumenti di intelligenza artificiale, come Grammarly e Sanebox, possono aiutarti a gestire la posta in arrivo.

3. L'intelligenza artificiale può anche perfezionare la tua scrittura

Inoltre, se hai difficoltà a scrivere email, strumenti di intelligenza artificiale come ChatGPT possono aiutarti a integrare i tuoi pensieri e le tue bozze. Puoi incollare la bozza dell'email e chiedere revisioni, fare brainstorming di idee aggiuntive o riscrivere l'email in uno stile più professionale.

Utilizzare gli strumenti di intelligenza artificiale in questo modo non sostituisce le tue idee originali, ma può aiutarti a perfezionarle.

4. Non usare l'intelligenza artificiale quando hai bisogno di creatività e pensiero critico

Spesso l'intelligenza artificiale non è utilizzata al meglio quando sono richiesti creatività e pensiero critico. Incollare un'email ricevuta e chiedere a ChatGPT di scrivere una risposta può essere utile per comunicazioni semplici, ma quando è necessario fornire un contributo significativo su qualcosa, spesso lasciare che sia l'intelligenza artificiale a farlo non è una scelta saggia.

Il tuo responsabile, i tuoi colleghi o i tuoi amici potrebbero voler sapere cosa pensi tu, non cosa pensa ChatGPT. L'intelligenza artificiale può ancora essere utile come strumento complementare, ma non può sostituire la creatività.

5. Evita di usare l'intelligenza artificiale se non hai tempo di modificare l'output

I modelli linguistici dell'intelligenza artificiale tendono a produrre output lunghi e ripetitivi. A meno che tu non sia un mago nella scrittura di prompt o non fornisca molti dettagli nei tuoi prompt per ottenere un output migliore, nella maggior parte dei casi dovresti modificare l'output di ChatGPT. Blaise Pascal una volta disse: "Se avessi più tempo, scriverei una lettera più breve", e lo stesso vale per la scrittura con l'intelligenza artificiale.

La versione breve scritta dall'intelligenza artificiale è piuttosto generica, anche se si tratta di una semplice e-mail con spazi vuoti da riempire. Richiede un editing significativo per renderlo più originale e conciso.

Allo stesso modo, se la tua organizzazione utilizza strumenti di test basati sull'intelligenza artificiale o ne proibisce l'uso, potresti volerla evitare del tutto. Tuttavia, per una serie di motivi potresti essere erroneamente identificato come utente dell'intelligenza artificiale , anche se non è così.

6. L'intelligenza artificiale può essere irrispettosa

Quando si usa l'intelligenza artificiale per scrivere e-mail, ciò che a te richiede pochi secondi per essere creato può richiedere minuti per essere letto dal destinatario. Gli strumenti di intelligenza artificiale possono aiutarti a sfruttare al meglio il tuo tempo per creare più prodotti, ma non dimenticare di rispettare il tempo degli altri quando usi ChatGPT per scrivere.

Ecco una regola generale da tenere a mente quando si valuta l'utilizzo dell'intelligenza artificiale per la posta elettronica e altre forme di comunicazione: si sta mancando di rispetto al tempo degli altri quando si utilizza l'intelligenza artificiale? L'intelligenza artificiale probabilmente non rispetta il tempo del destinatario quando scrive una semplice e-mail, quando ne traccia uno schema o quando la usa come strumento di scrittura supplementare.