ONLYOFFICE Docs contro Microsoft 365 Web: quale mantiene la formattazione?

Per i file creati e modificati regolarmente in formati Microsoft Office Open XML come DOCX, XLSX e PPTX, sia ONLYOFFICE Docs che le app Web di Microsoft 365 possono preservare la formattazione abituale. Microsoft 365 Web è generalmente la scelta meno rischiosa quando un documento dipende da funzionalità specifiche di Microsoft o deve essere molto simile a Microsoft Word o Excel. ONLYOFFICE Docs è un'alternativa pratica per la modifica incentrata su OOXML e per le implementazioni collaborative, ma la sua documentazione specifica che i file non OOXML possono essere convertiti in OOXML per la modifica. Nessuno dei due prodotti può garantire una visualizzazione identica al pixel per ogni file, font o oggetto avanzato.

Utilizza la checklist qui sotto per valutare i file che ti scambi. Per "fedeltà di formattazione" non si intende solo la semplice apertura del file: verifica il flusso di pagina, i caratteri, le tabelle, i grafici, le formule e cosa succede dopo aver salvato e riaperto il file.

Confronto rapido per tipo di file

Dove si manifestano le differenze di layout

Documenti Word: impaginazione, caratteri e oggetti

I report semplici, composti da paragrafi, titoli e tabelle ordinari, sono i più facili da trasferire tra diversi editor. I file più complessi utilizzano interruzioni di pagina precise, intestazioni e piè di pagina specifici per sezione, colonne, immagini flottanti, caselle di testo, note a piè di pagina o forme posizionate con cura. Anche una piccola sostituzione di carattere o un diverso ritorno a capo possono spostare un paragrafo su un'altra pagina, anche se il testo e gli stili rimangono intatti.

Word per il Web presenta i documenti in modalità Layout di stampa, ma la sua visualizzazione Modifica non mostra tutti i dettagli di formattazione della pagina e alcune funzionalità funzionano in modo diverso rispetto a Word per desktop. Microsoft elenca anche le funzionalità disponibili in Word per desktop ma non in Word per il Web. La documentazione sui formati supportati di ONLYOFFICE distingue i formati nativi dai formati convertiti per la visualizzazione o la modifica. Pertanto, l'apertura corretta di un file DOCX non garantisce che tutti gli elementi di layout vengano trasferiti senza modifiche.

Cartelle di lavoro di Excel: numeri, grafici e funzionalità non supportate

Per una cartella di lavoro XLSX standard, verificare i formati numerici, la formattazione condizionale, l'altezza delle righe, la larghezza delle colonne, le celle unite, le aree di stampa e le etichette dei grafici. La documentazione di Excel per il Web indica che la formattazione di celle e intervalli è generalmente simile a quella di Excel, e segnala anche le funzionalità della cartella di lavoro non supportate. Alcune tabelle di dati esterni potrebbero mostrare i valori salvati più di recente anziché un aggiornamento in tempo reale, e alcuni file potrebbero non essere modificabili nel browser finché non vengono risolti i problemi relativi ai contenuti non supportati.

ONLYOFFICE elenca XLSX come formato di foglio di calcolo supportato e documenta i controlli per la modifica dei grafici, ma il supporto per un tipo di file non significa che tutte le funzionalità specifiche di Excel si comportino allo stesso modo. Se la cartella di lavoro si basa su macro, connessioni esterne, grafici specializzati o oggetti incorporati, utilizzare l'applicazione che gestisce tali funzionalità per la modifica finale e il ricalcolo. Non creare una copia di modifica che rimuova funzionalità non supportate a meno che non si comprenda cosa verrà eliminato.

Presentazioni e file OpenDocument

Per le presentazioni PPTX, confrontate le diapositive master, i font del tema, il ritaglio delle immagini, le animazioni, le transizioni e le note del relatore su diapositive rappresentative. Una rapida occhiata alla sola diapositiva del titolo potrebbe non rilevare problemi in un grafico complesso o in una diapositiva con oggetti raggruppati. Per i file ODT, ODS o ODP, la conversione può influire sul layout o sul comportamento delle funzionalità, poiché i formati codificano le strutture dei documenti in modo diverso. Le linee guida di Microsoft per ODT e ODS descrivono il supporto parziale e le possibili modifiche di formattazione o usabilità; le tabelle dei formati di ONLYOFFICE mostrano quali formati gestisce nativamente o tramite conversione.

Un test di fedeltà pratico prima di scegliere

1. Fai una copia di un file rappresentativo. Includi la pagina, il foglio o la diapositiva più complessa che utilizzi regolarmente. Mantieni l'originale invariato.
2. Annotate ciò che conta. Prendete nota del numero di pagine, delle interruzioni di riga, delle dimensioni delle tabelle, dei nomi dei caratteri, delle etichette dei grafici, dei risultati delle formule e di eventuali oggetti speciali. Un PDF esportato dall'applicazione di origine può servire come riferimento visivo, ma non convalida le formule né la modificabilità.
3. Apri la copia in ciascun editor web. Esamina le stesse pagine o fogli con lo stesso livello di zoom. Cerca font sostituiti, interruzioni di pagina spostate, testo troncato, stili di grafico alterati, oggetti mancanti o avvisi del browser relativi a funzionalità non supportate.
4. Salva e riapri il file nel formato desiderato. Scarica o salva la copia modificata come DOCX, XLSX o PPTX, a seconda delle esigenze, quindi riaprila nell'applicazione utilizzata dai destinatari. Per un file destinato a Microsoft Office, quest'ultimo passaggio è più importante della semplice anteprima nel browser.
5. Verifica l'output separatamente. Esporta in PDF quando l'aspetto di stampa è importante. Per i fogli di calcolo, confronta i risultati delle formule e i dati dipendenti dall'aggiornamento; per le presentazioni, esegui la presentazione e controlla le transizioni. Conserva il file sorgente e la copia testata fino all'approvazione del risultato.

Lista di controllo decisionale

• Scegliete Microsoft 365 Web come prima opzione se il team archivia già i file in Microsoft 365, utilizza funzionalità specifiche di Word o Excel oppure necessita di un flusso di lavoro basato su browser il più simile possibile a Microsoft Office.
• Scegli ONLYOFFICE Docs per una valutazione se la modifica e la collaborazione in OOXML sono adatte al tuo ambiente e puoi testare file rappresentativi prima della migrazione. Verifica la versione e l'implementazione esatte di Docs, poiché l'editor online potrebbe essere fornito tramite integrazioni o configurazioni del server diverse.
• È consigliabile utilizzare un editor desktop quando un file presenta layout di pagina complessi, grafici specifici, macro, dati esterni o precise specifiche di stampa. Gli editor integrati nei browser, per loro natura, hanno delle limitazioni funzionali.
• Quando è richiesto il rispetto della fedeltà al documento aperto, mantieni il formato ODT/ODS come master ; se necessario, crea una copia OOXML separata per i partner e confronta il risultato.

Per informazioni dettagliate, consultare i formati supportati da ONLYOFFICE Document Editor , i formati supportati da Spreadsheet Editor e le FAQ sull'integrazione relative alla conversione OOXML . Le risorse di riferimento di Microsoft includono le differenze tra Word per il Web , il confronto delle funzionalità tra Word Web e desktop , le differenze tra Excel Web e desktop e le note di compatibilità ODT di Microsoft . Il supporto delle funzionalità può variare, pertanto si consiglia di consultare la documentazione aggiornata e di testare i propri file prima di procedere a una migrazione completa.