Google Docs è un eccellente strumento per la collaborazione in quanto consente a più persone di modificare e lavorare contemporaneamente su un singolo documento senza perdere traccia delle modifiche apportate dai vari membri del team. Dopotutto, sapere chi ha visualizzato quale documento e quando può essere utile se tu o la tua organizzazione utilizzate Google Documenti. Dal garantire che tutti leggano una bozza, visualizzino i termini e le condizioni, l'ultima presentazione, le politiche e le procedure o qualche altro documento importante, essere in grado di vedere chi ha fatto cosa e quando è essenziale.
Nota: la dashboard attività di Google è disponibile solo per gli account Google Workspace o per le persone con accesso a un file nell'account. Non è un'opzione per gli account personali.
Fino a poco tempo fa non potevi vedere chi ha visualizzato i tuoi documenti Google. Si poteva vedere chi l'ha modificato ma non chi l'ha appena letto. Se non salvavano, modificavano o lasciavano un commento, non avevi idea se una determinata persona avesse letto l'ultima versione di un documento. Inoltre, poiché puoi condividere Google Documenti con autorizzazioni di sola lettura, puoi condividere il documento con alcune persone con l'intento che lo esamineranno ma non apporteranno alcuna modifica.
Le versioni attuali di Google Docs ti consentono di configurare le impostazioni per vedere chi ha visualizzato i tuoi Google Docs. Diamo un'occhiata a come puoi farlo da solo.
Il monitoraggio delle attività di G Suite
G Suite viene generalmente utilizzato dalle organizzazioni in cui la collaborazione è essenziale. Se utilizzi G Suite per collaborare regolarmente con altri, puoi utilizzare Monitoraggio attività per vedere la cronologia delle visualizzazioni di qualsiasi file di Google Documenti.
Segui questi passaggi per farlo:
Questo processo ti consentirà di tenere traccia di tutte le visualizzazioni nel documento, incluse la data e l'ora dell'ultima da parte di ciascun membro del team.
Se non vedi l'opzione Monitoraggio attività nel tuo documento Google, probabilmente hai effettuato l'accesso a un documento Google personale anziché a una versione di G Suite.
Tendenze degli spettatori e dei commenti
Oltre a vedere chi ha visualizzato i tuoi documenti Google, il Monitoraggio attività ti consente anche di vedere le tendenze su quando le persone hanno visualizzato o commentato il tuo documento.
Tendenza spettatori: mostra un grafico a barre del numero di spettatori unici in un periodo di tempo specificato, che va da sette giorni a tutti i tempi.
Tendenza dei commenti: mostra i grafici a barre della tendenza dei commenti da sette giorni a tutti i tempi.
Disattiva la cronologia delle visualizzazioni in Google Documenti
Se, per qualsiasi motivo, desideri disattivare la cronologia delle visualizzazioni di un documento, puoi farlo anche seguendo questi rapidi passaggi:
Questa opzione è disponibile anche nella versione personale o gratuita di Google Docs. Puoi disattivare la cronologia delle visualizzazioni se stai lavorando su un documento ma non vuoi che i tuoi collaboratori lo sappiano finché non sei pronto a condividere le revisioni finali.
Come vedere chi ha apportato modifiche al tuo documento Google
Il controllo della versione è essenziale, soprattutto se lavori in un settore regolamentato. Il controllo della versione è qualcosa che Google Docs ha fatto bene per un po'. I documenti mostreranno chi ha modificato un documento, lo ha salvato o lo ha condiviso. Funziona non solo con G Suite ma anche con i documenti Google personali.
Se sei interessato al controllo della versione o vuoi assicurarti che nessuno abbia apportato modifiche non dovute senza bloccare il file, puoi scoprirlo seguendo questi passaggi:
All'interno di quella finestra, dovresti anche avere la possibilità di visualizzare la versione precedente del documento prima che venissero apportate le modifiche.
Questo è essenziale per il controllo della versione poiché hai una traccia di controllo di quali modifiche sono state apportate, quando sono state apportate e da chi. È utile anche se hai apportato modifiche, ci hai dormito sopra, hai cambiato idea o desideri ripristinarle.
Come vedere chi ha condiviso il tuo documento Google
Puoi anche vedere chi ha condiviso il tuo documento Google e quando. Inoltre, le impostazioni di condivisione ti offrono un migliore controllo sull'accesso ai documenti.
Puoi anche controllare dall'interno del documento selezionando Condividi. I nomi di alcune persone appariranno nella finestra popup. Se hai condiviso il file con più utenti di quelli elencati, fai clic su un nome e verrà visualizzato l'elenco di tutte le persone.
Pensieri finali
La tua capacità di determinare chi ha visualizzato, condiviso e modificato i tuoi documenti è limitata se non puoi accedere a un account G Suite; tuttavia, ci sono ancora modi per ottenere alcune informazioni di base.
Seguendo i passaggi forniti in questa guida, puoi vedere rapidamente e facilmente chi ha visualizzato, modificato o cambiato in qualsiasi modo il tuo documento Google Docs. Hai domande, esperienze o suggerimenti su come visualizzare l'attività sui tuoi documenti Google? Lascia un commento nella sezione sottostante.
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