Come utilizzare i passaggi rapidi in Microsoft Outlook

Microsoft Outlook è l'applicazione di posta elettronica preferita da tutti. Facile da usare, dotato di numerose funzionalità che migliorano la produttività, comunemente utilizzate negli ambienti aziendali. Spesso durante il giorno si eseguono azioni ripetitive in Outlook.

Fortunatamente, Microsoft ha incluso una comoda funzionalità di produttività chiamata Quick Steps, che consente di automatizzare una serie di passaggi. Continua a leggere per scoprire cosa sono le azioni rapide e come sfruttarle al meglio per lavorare in modo più efficiente in Outlook.

Cosa sono i passaggi rapidi in Microsoft Outlook?

Quick Steps è una funzionalità di produttività facile da usare inclusa in Outlook 2013 e versioni successive. Questa funzionalità consente di automatizzare rapidamente una serie di azioni ripetitive. L'automazione di queste attività offre l'ulteriore vantaggio di semplificare la gestione di più caselle di posta contemporaneamente, facendoti risparmiare molto tempo ogni giorno.

È possibile utilizzare Quick Steps in diverse situazioni. Un caso d'uso quotidiano potrebbe essere quello di spostare automaticamente un'e-mail in una cartella specifica, inoltrandola contemporaneamente a un collega e contrassegnandola come importante con un solo clic.

Per impostazione predefinita, Microsoft Outlook fornisce alcune azioni rapide di uso comune. Puoi utilizzarli così come sono oppure personalizzare i passaggi rapidi predefiniti in base alle tue esigenze. Se ciò non bastasse, puoi creare un Quick Step personalizzato per migliorare il tuo flusso di lavoro di routine.

Utilizzare i passaggi rapidi predefiniti in Microsoft Outlook

Su Microsoft Outlook puoi utilizzare facilmente i passaggi rapidi predefiniti ovunque ti trovi. In Outlook (come parte di Office 365) sono disponibili quattro passaggi rapidi predefiniti: Sposta in, Al responsabile, E-mail del team e Rispondi ed elimina .

Prima di poterli utilizzare per la prima volta, sarà necessario configurare questi elementi con gli indirizzi email dei destinatari corretti e le cartelle preferite. Per utilizzare Sposta in , seguire i passaggi sottostanti:

• Dalla scheda Home , fare clic su Sposta in dalla sezione Passaggi rapidi .

• Nella finestra di dialogo Configurazione iniziale , seleziona la cartella in cui desideri spostare l'e-mail e, se necessario, rinomina il passaggio rapido.
• Fai clic su Salva e sarai pronto a spostare rapidamente le email.
• Seleziona l'email che vuoi spostare in un'altra cartella e fai clic su Passaggio rapido salvato nella scheda Home . Outlook sposterà direttamente l'e-mail nella cartella configurata.

È possibile configurare altri passaggi rapidi predefiniti in modo simile. Potrebbe anche interessarti sapere come archiviare le email in Microsoft Outlook sul tuo computer .

Come creare un passaggio rapido personalizzato in Microsoft Outlook

Se i passaggi rapidi predefiniti non si adattano al tuo flusso di lavoro, puoi facilmente crearne uno personalizzato. Può trattarsi di un'azione semplice, come l'eliminazione o l'inoltro di un'e-mail, oppure di una serie di azioni, come l'inoltro di un'e-mail a un collega e il successivo spostamento in una cartella dedicata.

Una volta configurata, è possibile automatizzare queste attività impegnative con un solo clic. Questo esempio creerà un Quick Step personalizzato in Microsoft Outlook:

• Spostare l'email in un'altra cartella
• Contrassegna l'email come non letta
• Inoltra email a un collega
• Contrassegna l'email come importante

Ecco come lo imposteremo:

• Selezionare l' opzione Crea nuovo dal gruppo di schede Passaggi rapidi nella Home .

• Assegna un nome al tuo Quick Step nel campo Nome (ad esempio, lo chiameremo Demo ).
• Dall'elenco a discesa nella sezione Azioni , seleziona prima Sposta nella cartella e specifica la cartella di destinazione.
• Fare clic sul pulsante Aggiungi azione e selezionare Segna come non letto .
• Di nuovo, fai clic su Aggiungi azione per impostare l'inoltro delle e-mail e seleziona Inoltra .
• Nel campo A… inserisci l'indirizzo email a cui vuoi inoltrare l'email oppure seleziona un indirizzo dalla rubrica.

• Infine, fai clic su Aggiungi azione per impostarla sullo stato flag.
• Facoltativamente, puoi anche impostare il tasto di scelta rapida dall'elenco a discesa.
• Quando sei pronto, fai clic su Fine .
• Puoi utilizzare il tuo Quick Step personalizzato dalla sezione Quick Step oppure una scorciatoia configurata.

Quick Steps in Microsoft Outlook è la dimostrazione della reputazione di Outlook come applicazione di posta elettronica professionale che semplifica le attività quotidiane. Se stai pensando di passare a Microsoft Outlook, potresti rimanere piacevolmente sorpreso dalle funzionalità di altre app di posta elettronica.