Ti riprometti di scriverlo più tardi, ma poi te ne dimentichi. Questo perché la memoria non è affidabile, soprattutto quando la vita è frenetica. Una buona abitudine mnemonica inizia con i promemoria: arrivano al momento giusto per catturare quei pensieri fugaci.
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Siamo costantemente bombardati da informazioni e altre distrazioni: notifiche, e-mail, pubblicità e la costante pressione dei social media. Questa inondazione costante distrae la nostra attenzione e fa sì che dimentichiamo facilmente compiti, idee o impegni importanti. Quel che è peggio è che spesso le grandi idee arrivano quando meno ce le aspettiamo.
L'abitudine di tenere un diario è stata ispirata dal metodo Getting Things Done (GTD) di David Allen, che sottolinea l'importanza di inserire compiti e idee in un sistema affidabile non appena vengono in mente, per liberare spazio mentale.
Sebbene abbia origine dal GTD, la tenuta di un diario è flessibile e può essere integrata in qualsiasi sistema di produttività.
Tuttavia, una buona abitudine per prendere appunti non consiste nell'annotare idee e cose da fare su quaderni, post-it o app casuali. Questo approccio spesso porta al caos e alla perdita di dettagli. Si tratta piuttosto dell'atto deliberato e coerente di spostare tutto in un sistema esterno affidabile che si adatti al tuo stile di vita e al tuo flusso di lavoro.
In questo modo tutto viene archiviato in un'unica posizione centrale, rendendolo facile da accedere, organizzare e utilizzare al momento opportuno. L'app Promemoria di Apple è un ottimo strumento che puoi utilizzare come sistema esterno affidabile per annotare rapidamente eventi e migliorare il tuo sistema di gestione delle conoscenze personali.
Perché? Innanzitutto è gratuito e intuitivo, quindi accessibile a chiunque possieda un dispositivo Apple. In secondo luogo, si sincronizza su tutti i tuoi dispositivi Apple, così puoi annotare le idee sul tuo iPhone mentre sei in giro e organizzarle in un secondo momento sul tuo Mac. In terzo luogo, la sua semplicità consente di aggiungere rapidamente attività o note senza impantanarsi in funzionalità non necessarie.
Per sfruttare appieno il potenziale dei Promemoria nell'annotare rapidamente gli impegni, è importante configurarli per un utilizzo ottimale. Ecco come fare.
Gli elenchi nell'app Promemoria sono un ottimo modo per organizzare e categorizzare le attività correlate. Il primo passo per avviare il processo è creare un elenco Cattura o Posta in arrivo dedicato, oppure, ancora meglio, rinominare l'elenco Promemoria predefinito.
Questo passaggio è essenziale perché l'elenco Promemoria predefinito è quello in cui le attività vengono aggiunte automaticamente quando si utilizza Siri o altri metodi. Quindi, anche se puoi creare altri elenchi personalizzati in cui registrare elementi, le tue attività non verranno registrate automaticamente lì.
Rinominare l'elenco Promemoria predefinito con un nome come Posta in arrivo o Acquisizione aiuta a chiarirne lo scopo e ne semplifica l'integrazione nel flusso di lavoro.
Ecco come rinominare l'elenco Promemoria predefinito:
Una volta impostato, l' elenco di acquisizione diventa uno spazio di archiviazione temporaneo per tutte le attività e le idee in arrivo e in sospeso. Considera questa lista come un cassonetto digitale in cui puoi spostare rapidamente tutto ciò che ti viene in mente senza preoccuparti dell'organizzazione immediata.
In futuro, ogni volta che utilizzerai Siri, il widget Promemoria, un foglio condiviso o qualsiasi altro metodo per aggiungere attività, queste verranno automaticamente aggiunte alla Posta in arrivo o all'elenco Acquisizione . Da lì, puoi rivederli e organizzarli in elenchi appropriati durante le sessioni di revisione giornaliere o settimanali.
Lo scopo della registrazione di attività e idee è quello di spostarle dalla mente a un sistema affidabile, in modo da potersi concentrare su ciò che è più importante. Tuttavia, considerando che potresti sempre dimenticare gli elementi registrati e finire per non rispettare la scadenza, il sistema funziona solo se torni costantemente a rivedere e organizzare ciò che hai registrato.
Ecco perché è importante pianificare un processo di revisione giornaliero o settimanale per tenere traccia della lista delle cose da fare.
Questa revisione consente di rivedere gli elementi registrati, chiarirne lo scopo e organizzarli nelle rispettive categorie o progetti. Consente inoltre di impostare scadenze, assegnare attività o rimuovere elementi che non sono più rilevanti.
La frequenza delle revisioni dipenderà dal flusso di lavoro e dalla quantità di lavoro da gestire. Per la pianificazione potresti preferire una rapida revisione giornaliera o scegliere una revisione settimanale più completa. Qualunque sia la tua preferenza, la cosa importante è scegliere un giorno e un orario fissi per la valutazione e rispettarli.
Ecco come pianificare revisioni giornaliere o settimanali nell'app Promemoria:
Impostando promemoria di revisione regolari, puoi creare una routine strutturata che ti aiuta a elaborare e organizzare gli elementi registrati in modo coerente. Ciò consente inoltre di mantenere un sistema di registrazione ordinato e organizzato, riducendo il disordine mentale e affrontando ogni giornata o settimana con sicurezza.
La velocità è importante quando si registrano attività e idee: è opportuno aggiungere elementi ai Promemoria il più rapidamente possibile per evitare di dimenticarli. Promemoria offre diversi modi per registrare facilmente gli elementi, tra cui:
Sebbene Promemoria non offra attualmente una scorciatoia a livello di sistema (come la scorciatoia Inserimento rapido di OmniFocus) per aggiungere rapidamente attività, Spotlight offre una valida alternativa. Sebbene questo metodo preveda alcuni passaggi aggiuntivi rispetto alla scorciatoia dedicata, è comunque un modo affidabile per aprire rapidamente Promemoria e iniziare a registrare le attività.
Per aprire Promemoria tramite Spotlight, premi Comando + Spazio sul tuo Mac, quindi digita Promemoria e premi Invio per aprire l'app e aggiungere la tua attività.
Siri è uno dei miei metodi preferiti per annotare gli elementi in Promemoria, soprattutto quando ho le mani occupate. Per attivare Siri basta dire "Ehi Siri", seguito dal compito da svolgere. Per esempio:
Se hai rinominato l' elenco Promemoria predefinito in Acquisizione o Posta in arrivo (come descritto sopra), tutte le attività aggiunte tramite Siri verranno automaticamente inserite in questo elenco.
Aggiungendo widget interattivi al desktop del tuo Mac crei scorciatoie visive che ti consentono di accedere facilmente ai tuoi strumenti preferiti. Aggiungendo il widget Promemoria al desktop è possibile visualizzare, controllare e aprire rapidamente le app.
Per aggiungere il widget Promemoria al desktop del tuo Mac, fai clic sullo sfondo del desktop tenendo premuto Ctrl e seleziona Modifica widget per aprire il browser dei widget. Cerca Promemoria , quindi scegli la dimensione del widget che preferisci e trascinalo sul desktop.
Sebbene il widget Promemoria consenta principalmente di visualizzare e controllare direttamente le attività completate, è anche possibile fare clic sul widget per aprire rapidamente l'app Promemoria e aggiungere nuovi elementi come di consueto.
Prendere buoni appunti è un trucco per aumentare la produttività che può aiutarti a ritrovare la lucidità mentale e a concentrarti su ciò che conta di più. Grazie a questi suggerimenti, puoi utilizzare facilmente l'app Promemoria per prendere appunti e organizzare le attività sul tuo Mac.
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