Come automatizzare le attività quotidiane in Windows 11

Hai mai desiderato che il tuo computer potesse svolgere al posto tuo le noiose attività quotidiane? Grazie a Power Automate in Windows 11, puoi usare il computer per svolgere il tuo lavoro. Ecco come utilizzarlo per automatizzare le attività quotidiane ripetitive e aumentare la produttività.

1. Pulisci il desktop con la funzione Pulizia giornaliera

Esistono modi migliori per archiviare i file fuori dal desktop, ma spesso questo diventa una discarica di screenshot, documenti e file casuali durante il giorno, trasformandosi in un vero e proprio disastro.

Per risolvere questo problema, crea un flusso Power Automate che ordini automaticamente i file sul desktop nelle cartelle specificate con un solo clic.

Questo flusso viene eseguito quotidianamente a un orario stabilito (tramite l'Utilità di pianificazione di Windows), spostando i file nelle rispettive cartelle in base al tipo di file. Ad esempio, tutti i file .docx, .xlsx e .pdf vengono spostati nella cartella Documenti, i file immagine come .jpg e .png vengono spostati nella cartella Immagini e i file di collegamento .lnk vengono spostati nella cartella Collegamenti.

Questa configurazione è semplice e utilizza l'interfaccia intuitiva di Power Automate. Per prima cosa, apri Power Automate per desktop e fai clic su Nuovo flusso . Assegna al flusso un nome descrittivo, ad esempio "Pulizia Desktop" e fai clic su Crea . Verrai reindirizzato al riquadro del flusso principale. Qui, copia e incolla lo script seguente nell'area del flusso principale e fai clic su Salva .

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPath
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
File.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFiles
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Images
File.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImages
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Documents
File.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments  

È possibile pianificare l'esecuzione automatica dei flussi utilizzando Utilità di pianificazione di Windows .

2. I documenti sono organizzati con l'automazione del controllo delle versioni

Il controllo delle versioni non è riservato solo agli sviluppatori: è una vera salvezza per chiunque lavori con file aggiornati di frequente. Sicuramente hai avuto difficoltà a tenere traccia delle revisioni dei documenti, ritrovandoti spesso con più versioni sparse in cartelle diverse. Power Automate e OneDrive vengono in tuo soccorso.

Imposta un flusso che esegua automaticamente il backup dei tuoi documenti importanti, inclusi PDF e fogli di calcolo, su OneDrive ogni volta che vengono modificati. Flow monitora le cartelle specifiche per rilevare eventuali modifiche e sincronizza i file aggiornati con le cartelle corrispondenti.

In questo modo avrai sempre la certezza di avere un backup aggiornato dei tuoi documenti importanti nel cloud, facilitando l'accesso alle versioni precedenti in caso di necessità. È come avere un assistente personale che si occupa costantemente di tenere i tuoi file al sicuro e organizzati, senza che tu debba muovere un dito.

Nota : per impostare questo flusso, devi aver effettuato l'accesso al tuo account OneDrive nel browser.

Inoltre, dovresti configurare anche le versioni timestamp in OneDrive, in modo da tenere traccia delle modifiche nel tempo. Se sovrascrivi accidentalmente un file o hai bisogno di fare riferimento a una versione precedente, puoi ripristinarlo rapidamente dalla cronologia delle versioni di OneDrive.

3. Automatizza le conversioni dei file per risparmiare tempo

Lavorare con file in formati diversi può rivelarsi un vero grattacapo, soprattutto se la conversione avviene manualmente. Probabilmente hai dedicato parecchio tempo a queste noiose conversioni prima di iniziare a usare Power Automate.

L'app desktop Power Automate dispone di diversi flussi di conversione dei file integrati. Controlla una directory specificata per individuare nuovi file. Ogni volta che viene aggiunto un file, che si tratti di un documento Word o di una presentazione PowerPoint, Flow lo converte automaticamente nel formato desiderato, ad esempio PDF.

Dopo la conversione, il flusso sposta i file elaborati in cartelle specifiche in base al tipo e allo scopo. In questo modo tutto rimane organizzato e facile da trovare.

Il vero risparmio di tempo, tuttavia, è nel passaggio finale: Flow condividerà automaticamente i file convertiti via e-mail utilizzando Outlook. Niente più allegati manuali o modifiche ai percorsi dei file. Basta impostarlo e dimenticarsene.

4. Power Automate per l'equilibrio tra lavoro e vita privata

Mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata può essere una sfida quando lavoro e vita personale sono a portata di clic. È facile svolgere attività lavorative al di fuori dell'orario programmato. Ecco perché Power Automate e Utilità di pianificazione di Windows tornano utili.

Ad esempio, crea un flusso che chiuda le app lavorative come Outlook, Teams e la VPN aziendale a un orario stabilito ogni sera. Questo ti aiuta a staccare dal lavoro e a goderti il ​​tempo libero senza essere tentato di controllare continuamente le notifiche.

Il thread viene attivato da un'attività pianificata nell'Utilità di pianificazione di Windows, in modo da essere eseguito sempre all'ora pianificata.

Crea questo flusso utilizzando la registrazione in Power Automate Desktop. Per prima cosa, apri le applicazioni che vuoi chiudere e avvia una nuova registrazione. Quindi, chiudi manualmente ogni app mentre Power Automate registra le tue azioni. Una volta interrotta la registrazione, avrai a disposizione un flusso di base che può replicare la routine di chiusura dell'app.

Successivamente, modifica il flusso registrato per aggiungere la gestione degli errori, in modo da garantire che il flusso possa gestire situazioni come l'apertura dell'app.

La creazione di un flusso simile durante il fine settimana attiva una modalità "niente lavoro" più restrittiva. Questa modalità consente di rispondere quando si è fuori ufficio in Outlook, in modo che il confine tra lavoro e svago non sia più labile.