Come aggiungere una firma in Outlook

La maggior parte dei professionisti oggi include una firma nelle proprie e-mail. Ciò consente ai destinatari di sapere esattamente con chi stanno comunicando. Alcune firme sono personalizzate per individui e altre seguono un formato aziendale.

Se sei interessato a sapere come aggiungere la tua firma su Outlook, sei nel posto giusto. Questo articolo ti spiegherà tutto ciò che devi sapere.

Passaggi per aggiungere la tua firma in Outlook

Se desideri creare una firma da aggiungere alla fine delle tue email e selezionarla come firma predefinita, sarai felice di sapere che si tratta di un processo relativamente semplice. Ecco come aggiungere la tua firma in Outlook:

1. Accedi al tuo account Outlook.
   
2. Fai clic su "Visualizza impostazioni".
   
3. Seleziona "Scrivi e rispondi", che ti porterà alla schermata delle firme e-mail.
   
4. Fare clic su "Nuova firma" e assegnargli un nome.
   
5. Digita la tua firma qui sotto nell'area di modifica.
   
6. Premi "Salva".
   
7. In "Seleziona firme predefinite", fai clic sulla firma appena creata e applicala ai nuovi messaggi e ai messaggi inoltrati.
   
8. Premere nuovamente "Salva" per confermare la modifica.
   

Personalizza la tua firma di Outlook

Dopo aver impostato e salvato la tua firma, puoi personalizzarla nella parte inferiore della casella di modifica in base alle tue preferenze personali. Hai una gamma di opzioni per personalizzare la tua firma e renderla unica per i tuoi destinatari. Assicurati di sperimentare le opzioni disponibili per far risaltare la tua firma.

Non tutte le opzioni sono presenti in questo elenco, quindi provale tutte per vedere se soddisfano le tue preferenze. Nota: se sei confuso su quale icona rappresenti una funzione, posiziona il cursore su di essa per far apparire il suo nome sullo schermo.

Inserisci immagini in linea

Potresti voler aggiungere un logo o un'immagine aziendale alla tua firma. Questa opzione ti consente di scorrere le immagini scaricate sul tuo dispositivo per incorporarle nella tua firma. Dopo aver scelto un'immagine e aver fatto clic su "Inserisci", puoi ridimensionarla a tuo piacimento.

Carattere e dimensione del carattere

Facendo clic sull'opzione Carattere, sullo schermo verrà visualizzata una casella a discesa che elencherà tutti i caratteri disponibili. A destra dell'opzione "Carattere" c'è l'icona "Dimensione carattere". Toccando questo pulsante funzione, verrà visualizzato un elenco a discesa simile che ti consentirà di scegliere la dimensione del carattere della tua firma.

Grassetto, corsivo e sottolineato

Puoi anche mettere in grassetto, corsivo e sottolineare parte o tutta la tua firma. Per fare ciò, basta evidenziare il testo che si desidera modificare e fare semplicemente clic sul pulsante funzione per ottenere l'effetto desiderato e le modifiche verranno visualizzate immediatamente.

Al contrario, se vuoi fare il contrario e annullare uno qualsiasi di questi effetti, basta evidenziare il testo e premere nuovamente il pulsante della funzione desiderata.

Tasti di scelta rapida:

• Grassetto: Ctrl + B
• Corsivo: Ctrl + I
• Sottolineato: Ctrl + U

Evidenzia e colora

Se desideri evidenziare alcune informazioni importanti sulla tua firma, utilizza la funzione "Evidenzia". Per evidenziare il testo, premi prima la freccia giù a destra del pulsante funzione “Evidenzia” e scegli il colore che desideri utilizzare. Quindi trascina il cursore sul testo che desideri evidenziare e premi il pulsante funzione "Evidenzia".

Una volta completato, lo sfondo del testo selezionato sarà del colore desiderato mentre il colore del carattere rimarrà lo stesso.

Il colore del tuo carattere sarà sempre automaticamente nero. Per modificarlo, premi la freccia giù sul pulsante funzione "Colore carattere", scegli il colore desiderato, quindi inizia a digitare la tua firma. Se hai già iniziato a digitare, evidenzia il testo digitato e premi nuovamente il pulsante "Colore carattere" e il colore del carattere cambierà.

Puoi utilizzare entrambe queste funzioni insieme per creare una firma unica e accattivante.

Punti elenco e numerazione

Per creare un elenco di punti elenco o aggiungere un elenco numerato per informazioni sintetiche, premere i pulsanti funzione corrispondenti. Se le tue informazioni sono già presenti, evidenzia il testo e premi il pulsante "Invio" sulla tastiera dove necessario per dividere le informazioni e aggiungere punti elenco o numeri al tuo elenco.

Tasti di scelta rapida:

• Punti elenco: Ctrl +
• Numerazione: Ctrl + /

Rientro a sinistra o a destra

L'utilizzo di questi pulsanti funzione sposterà il testo più vicino o più lontano dal margine sinistro dello schermo. Per utilizzare questa funzione, evidenzia semplicemente il testo che desideri spostare e premi "Rientro a destra" per spostare il testo di diversi spazi a destra. Al contrario, se vuoi che il testo sia più vicino al margine sinistro, premi "Rientra a sinistra".

Citazione

Questa funzione aggiunge una linea di stile citazione al testo evidenziato per far risaltare informazioni specifiche, sia per ribadire informazioni importanti da te che da qualcun altro. Per eseguire questa funzione, evidenzia il testo che vuoi citare e premi il pulsante funzione “Citazione”.

Allinea a sinistra, a destra e al centro

Queste tre opzioni sposteranno tutto il testo su entrambi i lati o al centro dello schermo in base alle tue preferenze. Ciò può essere utile per diversi motivi, ma l'allineamento al centro o a destra può essere esteticamente più gradevole rispetto all'allineamento predefinito a sinistra.

Premendo uno dei pulsanti funzione si allineerà automaticamente il testo senza dover evidenziare nulla.

Aggiungi o rimuovi collegamento ipertestuale

Aggiungi un collegamento all'interno della tua firma evidenziando il testo e premendo il pulsante "Collegamento ipertestuale". Da qui, devi solo digitare o incollare l'URL nella casella visualizzata e fare clic su "OK" per incorporare il collegamento. Saprai che l'operazione ha avuto successo poiché il testo sarà ora sottolineato in blu.

Tasto di scelta rapida:

• Aggiungi collegamento ipertestuale: Ctrl + K

Se desideri rimuovere il collegamento ipertestuale, evidenzia il testo sottolineato in blu, premi i 3 punti (...) in basso a destra nella casella di modifica e fai clic su "Rimuovi collegamento ipertestuale".

Annulla e ripristina

Annulla l'ultima azione premendo i 3 punti (...) e facendo clic sul pulsante "Annulla".

• Annulla tasto di scelta rapida: Ctrl + Z

Al contrario, se ciò è avvenuto per sbaglio, dovresti premere il pulsante “Ripeti”, che si trova a destra del tasto “Annulla”.

• Ripristina tasto di scelta rapida: Ctrl + Y

Cambia caso

Premendo questo pulsante verrà visualizzato un elenco a discesa di opzioni per modificare il testo evidenziato o scritto in futuro in un determinato caso. Ciò include "minuscolo", "MAIUSCOLO", "Maiuscolo per ogni parola" e il "Maiuscolo/Frase" predefinito.

Assicurati di premere il pulsante Salva una volta terminata la personalizzazione della firma per salvare le modifiche.

Suggerimenti e procedure consigliate per creare firme efficaci su Outlook

Una volta che la tua firma è pronta per essere aggiunta alla corrispondenza futura, assicurati che il prodotto finito sia adatto alla situazione o al destinatario che stai contattando. Ecco alcuni suggerimenti e migliori pratiche per creare una firma efficace su Outlook.

Mantieni la tua firma semplice

Mantieni la tua firma concisa e pertinente. Utilizza solo un'immagine pertinente all'immagine ed evita di aggiungere troppo testo, altrimenti i destinatari potrebbero trascurare il tuo duro lavoro.

Includi solo le informazioni essenziali

Per una firma aziendale, mantieni le tue informazioni in gran parte limitate a nome, titolo, titolo aziendale, logo aziendale e informazioni di contatto per mantenere un aspetto professionale alle tue e-mail.

Utilizza un marchio coerente

Quando rappresenti un'azienda, mantieni gli stessi caratteri e colori per rimanere uniforme con la sua identità.

Se possiedi la tua attività o utilizzi un'e-mail personale, puoi includere i tuoi pronomi, come pronunciare il tuo nome, collegamenti ai tuoi social media o qualsiasi altra informazione chiave per consentire ai tuoi destinatari di conoscerti meglio.

Crea firme aggiuntive

Outlook ti consente di creare tutte le firme che desideri, premendo "Nuova firma" nella schermata "Scrivi e rispondi". Crea una firma appositamente per la prima volta che invii un'e-mail a qualcuno in modo che sappia esattamente chi sei. In alternativa, puoi anche avere una firma abbreviata per le risposte e i messaggi inoltrati per le persone che già conosci.

Puoi assegnare firme specifiche nei menu a discesa "Nuovi messaggi" e "Risposte/Inoltra" nella schermata "Scrivi e rispondi" su Outlook.

Metti alla prova le tue firme

Invia e-mail di prova a te stesso o ai colleghi per assicurarti che la tua firma venga visualizzata come previsto e che tutti i collegamenti ipertestuali funzionino correttamente.

Firma delle firme di Outlook

Creare una firma su Outlook è un processo semplice che dà un tocco professionale alle tue e-mail. Meglio ancora, ci sono opzioni di personalizzazione per creare una firma ben progettata su Outlook e aggiungere un ulteriore livello di sofisticazione alla tua corrispondenza elettronica. Sperimenta le opzioni personalizzate disponibili per creare una firma professionale e memorabile che lasci un ricordo indelebile sui tuoi destinatari.

Hai mai aggiunto una firma in Outlook? Se sì, hai utilizzato qualcuna delle opzioni di personalizzazione presenti in questo articolo? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.