Quando si lavora su un foglio Google con diversi collaboratori, è fondamentale tenere traccia di tutte le modifiche. In questo modo, tutti possono fare riferimento a nuove informazioni e rimanere aggiornati.
Il monitoraggio e la gestione delle modifiche in Fogli Google è abbastanza semplice. Esistono diversi modi per farlo abilitando diverse funzioni o utilizzando un componente aggiuntivo. Esploriamoli.
Tenere traccia delle modifiche abilitando le regole di notifica
La bella funzione che esiste in Fogli Google "Regole di notifica" ti consente di essere sempre informato delle modifiche apportate al documento. Una volta abilitato, riceverai e-mail ogni volta che c'è una modifica al foglio. Puoi decidere se ricevere notifiche ogni volta che qualcuno apporta una modifica o ottenere un riepilogo di tutte le modifiche.
Vediamo come fare:
Tenere traccia delle modifiche abilitando la cronologia delle versioni
Un altro metodo utile per tenere traccia delle modifiche in Fogli Google è abilitare la "Cronologia delle versioni". Questa funzione fornisce una panoramica di tutte le modifiche, insieme a dettagli come chi ha apportato le modifiche e quando. Ecco come farlo:
Ci sarà una barra sul lato destro del foglio che mostra i nomi degli editori in diversi colori. Ora, tutte le nuove modifiche verranno evidenziate in un colore che rappresenta la persona che ha apportato le modifiche.
Tieni traccia delle modifiche con Sheetgo
C'è un componente aggiuntivo chiamato Sheetgo che ti consente di tenere facilmente traccia delle modifiche nei tuoi fogli Google e di importare automaticamente i dati ogni giorno. Innanzitutto, dovrai installare il componente aggiuntivo . Quindi dovresti aprire il foglio in cui desideri tenere traccia delle modifiche giornaliere e quello con i dati necessari. Ecco come iniziare a utilizzare il componente aggiuntivo:
Ora che lo hai fatto, vediamo come importare i dati dal foglio corrente a quello in cui desideri tenere traccia delle modifiche.
Dopo aver eseguito questi passaggi, dovrai anche abilitare "Aggiungi dati" per completare il processo. In questo modo, il componente aggiuntivo aggiunge automaticamente i dati sotto i dati importati in precedenza. Dovresti anche selezionare "Abilita formattazione del trasferimento" in modo che entrambi i tuoi fogli abbiano lo stesso aspetto.
Puoi scegliere di assegnare un nome alla connessione per riferimenti futuri. Nella sezione "Aggiornamento automatico", puoi decidere la frequenza e l'ora in cui desideri che avvenga l'importazione dei dati. Abilitando questa opzione e selezionando la frequenza di importazione dei dati è possibile ottenere aggiornamenti giornalieri delle modifiche.
Infine, fai clic su "Fine" per terminare il processo. I nuovi dati verranno ora aggiunti sotto quelli esistenti su base giornaliera. Ogni giorno che apri il foglio, otterrai nuove informazioni, che ti permetteranno di tenere traccia delle modifiche.
Questo componente aggiuntivo è utile in quanto richiede solo una connessione una tantum. Una volta fatto, sarai in grado di tenere il passo con le modifiche nei tuoi Fogli Google automaticamente e su base giornaliera.
Nota: puoi decidere di disattivare "Aggiornamento automatico" o modificare la frequenza con cui desideri importare i dati. Fare riferimento alla sezione precedente se si desidera farlo.
Tenere traccia delle modifiche abilitando la "formattazione condizionale"
Una rappresentazione visiva delle modifiche può essere un modo molto semplice per tenere traccia di tutte le modifiche. C'è un'opzione in Fogli Google per farlo: devi solo abilitarla. Ecco come puoi farlo:
Supponiamo che tu scelga il blu come colore di sfondo. Se una persona inserisce dati o apporta modifiche alle celle formattate, la cella in cui lo fanno diventa blu. Semplice come quella!
Tenere traccia delle modifiche abilitando "Cronologia cella"
Se desideri tenere traccia delle modifiche apportate a una sola cella, puoi farlo abilitando la nuova opzione "Cronologia celle". Questo ti permette di vedere il nome del collaboratore che ha apportato la modifica e il timestamp della modifica. Ecco come farlo:
Congratulazioni!
Ora non avrai problemi ad attivare il monitoraggio delle modifiche in Fogli Google. Ci sono vari metodi per farlo. Puoi abilitare "Regole di notifica", "Cronologia versioni", "Formattazione condizionale", "Cronologia celle" o ottenere un componente aggiuntivo come Sheetgo.
Hai mai provato uno dei metodi prima? Quale funziona meglio per te? Fateci sapere nei commenti qui sotto.
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