9 consigli per risparmiare tempo durante la formattazione dei documenti in Microsoft Word

Per la maggior parte delle persone, Microsoft Word è lo strumento ideale per creare documenti professionali, ma la formattazione può richiedere molto tempo. Fortunatamente, alcuni semplici suggerimenti possono semplificare il flusso di lavoro, aiutandoti a creare documenti rifiniti e visivamente accattivanti in pochi minuti.

Sommario

• 1. Utilizzare scorciatoie essenziali
• 2. Utilizzare modelli di Word
• 3. Implementare una formattazione coerente con gli stili
• 4. Personalizza la barra degli strumenti di accesso rapido
• 5. Navigare utilizzando il riquadro di navigazione
• 6. Applicare la formattazione a più sezioni utilizzando Format Painter
• 7. Personalizzare la funzione di correzione automatica
• 8. Riutilizzare i contenuti con le Parti Rapide
• 9. Modificare la formattazione utilizzando Reveal Formatting

1. Utilizzare scorciatoie essenziali

Tenendo le dita sui tasti, puoi apportare rapide modifiche di formattazione e restare concentrato sulla scrittura: niente più perdite di tempo con il mouse e distrazioni.

Ad esempio, per mettere in grassetto un testo, basta premere Ctrl + B. Allo stesso modo, per mettere il corsivo, usa Ctrl + I e per sottolineare, premi Ctrl + U. Queste scorciatoie di formattazione di base sono solo la punta dell'iceberg dei trucchi per risparmiare tempo in Word.

Puoi allineare rapidamente il testo a sinistra, al centro o a destra usando Ctrl + L, Ctrl + E e Ctrl + R. Premere Ctrl + 2 per raddoppiare l'interlinea del documento e Ctrl + 1 per usarla singola. Grazie a queste scorciatoie è facile adattare il layout del documento.

Per un elenco più completo delle scorciatoie da tastiera che consentono di risparmiare tempo in Word, consulta il nostro articolo sulle scorciatoie da tastiera di Windows che ogni utente di Word dovrebbe conoscere .

2. Utilizzare modelli di Word

Se crei molti documenti simili, come report, fatture o newsletter, utilizzare i modelli di Word può farti risparmiare un sacco di tempo. I modelli di Word sono preformattati con segnaposto per i tuoi contenuti, così non devi ricominciare da zero ogni volta.

Word offre numerosi modelli predefiniti per i tipi di documenti più comuni, accessibili tramite il menu Nuovo documento . Scegli il modello più adatto alle tue esigenze e avrai un documento dal design professionale, ovviamente arricchito con i tuoi contenuti.

Per ulteriori opzioni, consulta questi siti per scaricare modelli di Microsoft Word . Troverai molti modelli gratuiti e premium pensati per diversi settori e scopi. Utilizza questi modelli per creare splendidi documenti con il minimo sforzo.

Tuttavia, se hai requisiti di formattazione specifici che i modelli esistenti non soddisfano, puoi prendere in considerazione la creazione di un modello personalizzato in Microsoft Word . Salvando i tuoi modelli con gli stili che preferisci, potrai riutilizzarli ogni volta che ne avrai bisogno.

3. Implementare una formattazione coerente con gli stili

Dovresti sempre utilizzare gli Stili in Word per applicare una formattazione coerente in tutto il documento. Per prima cosa, definisci gli stili per titoli, paragrafi e altri elementi; In questo modo potrai avere un aspetto coerente senza dover formattare manualmente ogni sezione.

Per applicare uno stile, seleziona il testo e scegli lo stile desiderato dalla galleria Stili nella scheda Home . Se devi modificare uno stile, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Modifica per personalizzare il carattere, la dimensione, il colore e altre proprietà. Eventuali modifiche aggiorneranno automaticamente tutte le istanze di quello stile nel documento.

4. Personalizza la barra degli strumenti di accesso rapido

La barra di accesso rapido è una funzionalità utile che ti consente di avere i comandi più utilizzati a portata di clic. Per impostazione predefinita, questa barra include comandi di base come Salva, Annulla e Ripristina , ma puoi facilmente personalizzarla per includere gli strumenti di formattazione che utilizzi più frequentemente.

Per aggiungere un comando alla barra degli strumenti, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra multifunzione e selezionare Aggiungi alla barra di accesso rapido . In questo modo è possibile creare una raccolta di elementi di formattazione personalizzati, come stili preferiti, Copia formato o opzioni di allineamento del testo.

Ti fa risparmiare tempo eliminando la necessità di cercare nella barra multifunzione ogni volta che vuoi applicare un formato specifico.

5. Navigare utilizzando il riquadro di navigazione

Scorrere le pagine per trovare una sezione specifica può risultare molto complicato quando si lavora con documenti lunghi. Il riquadro di navigazione è un altro potente strumento che consente di passare rapidamente da una sezione all'altra.

Per accedere al riquadro di navigazione, vai alla scheda Visualizza e seleziona la casella accanto a Riquadro di navigazione . Si aprirà una barra laterale che mostra un elenco delle intestazioni presenti nel documento. Cliccando su un titolo qualsiasi si accede direttamente alla sezione corrispondente.

Il riquadro di navigazione è particolarmente utile quando è necessario apportare modifiche di formattazione a parti specifiche del documento. È possibile applicare gli aggiornamenti di formattazione in modo efficiente, senza dover scorrere troppo o effettuare ricerche manuali.

6. Applicare la formattazione a più sezioni utilizzando Format Painter

Format Painter è uno strumento utile che consente di copiare rapidamente la formattazione da una parte di un documento e applicarla a un'altra. Questa funzionalità consente di risparmiare molto tempo quando è necessario mantenere una formattazione coerente in tutto il contenuto.

Per utilizzare Copia formato, seleziona il testo di cui vuoi copiare la formattazione, fai clic sull'icona Copia formato nella scheda Home (ha l'aspetto di un pennello), quindi fai clic e trascina il puntatore sul testo a cui vuoi applicare la formattazione.

Suggerimento : se è necessario applicare la stessa formattazione a più sezioni, fare doppio clic sull'icona Copia formato. Ciò manterrà attivo lo strumento finché non si preme Esc o non si fa nuovamente clic sull'icona.

7. Personalizzare la funzione di correzione automatica

Per impostazione predefinita, la correzione automatica corregge automaticamente gli errori di battitura e di ortografia più comuni, ma è possibile utilizzarla anche per creare scorciatoie personalizzate per frasi o formattazioni di uso frequente.

Per personalizzare la correzione automatica, vai su File > Opzioni > Correzione > Opzioni correzione automatica . Qui puoi aggiungere le tue voci all'elenco. Ad esempio, puoi impostare "br" in modo che si espanda automaticamente in "Cordiali saluti" o "mh" in modo che diventi "Nome della mia azienda" nel carattere e nella dimensione che preferisci.

Nello stesso menu è possibile trovare anche la correzione automatica matematica. Questa funzionalità è particolarmente utile per le persone che inseriscono spesso equazioni o simboli matematici nei loro documenti.

Per impostazione predefinita, Word riconosce molte scorciatoie matematiche, ad esempio digitare "\pi" per inserire il simbolo pi greco (π) o "\sqrt" seguito da un numero per creare il simbolo di radice quadrata (√).

8. Riutilizzare i contenuti con le Parti Rapide

Quick Parts è un ottimo modo per archiviare e riutilizzare contenuti formattati. Questo contenuto include intestazioni, piè di pagina, pagine di copertina o persino intere sezioni del documento. Salvando questi componenti come Parti rapide, puoi inserirli in qualsiasi documento con pochi clic.

Per creare una parte rapida, seleziona il contenuto che vuoi salvare e vai su Inserisci > Parti rapide > Salva selezione nella Galleria parti rapide . Assegna un nome al tuo Building Block, scegli una categoria e fai clic su OK . Ora, ogni volta che hai bisogno di utilizzare quel contenuto, vai su Inserisci > Parti rapide e selezionalo dalla libreria.

Anche la copertina è un ottimo esempio di come Quick Parts può farti risparmiare tempo. Invece di creare da zero una nuova pagina di copertina per ogni documento, puoi creare una pagina di copertina personalizzata una volta, salvarla come parte rapida e inserirla rapidamente in qualsiasi documento quando necessario.

9. Modificare la formattazione utilizzando Reveal Formatting

Il riquadro Mostra formattazione mostra tutti i dettagli di formattazione del testo selezionato, tra cui le impostazioni di carattere, dimensione, stile e paragrafo.

Per accedere al riquadro Mostra formattazione, premere Maiusc + F1 . Questo riquadro apparirà sul lato destro dello schermo e fornirà dettagli sulla formattazione applicata al testo selezionato.

Inoltre, il riquadro Mostra formattazione consente di modificare la formattazione direttamente dal riquadro stesso. È possibile fare clic sull'elemento di formattazione che si desidera modificare, ad esempio il carattere o la spaziatura dei paragrafi, e apportare le modifiche desiderate.

In questo modo puoi risparmiare tempo, eliminando la necessità di navigare tra più menu e finestre di dialogo per modificare la formattazione.

Ora che conosci questi suggerimenti per risparmiare tempo, puoi creare documenti professionali e ben formattati in poco tempo.