Gmail è attualmente un metodo di comunicazione e scambio molto diffuso, sia nel lavoro che nella vita quotidiana. Quando si utilizza Gmail per lavoro, ci sono sicuramente alcuni errori di base che è necessario evitare. Ecco alcuni errori da evitare assolutamente quando si usa Gmail al lavoro.
Invia file sensibili non crittografati
È comunque buona norma crittografare manualmente gli allegati e-mail se contengono informazioni sensibili o riservate. È possibile comprimere facilmente tali file con applicazioni come WinZip. È quindi possibile inviare al destinatario la password del file ZIP in modo che possa aprirlo.
Fai clic su "Rispondi a tutti" per un'e-mail di massa
Quando ricevi un'e-mail aziendale, vedrai molti indirizzi e-mail nel campo CC. Se vuoi rispondere a quell'email aziendale, devi fare molta attenzione perché se premi il pulsante Rispondi a tutti, verranno copiati tutti gli utenti presenti nell'elenco.
Utilizzare l'email aziendale per uso personale
Non usare mai la posta elettronica aziendale per scopi personali, anche se si tratta di una comunicazione tra te e un altro collega. La cosa migliore da fare è parlare privatamente con la persona o utilizzare il proprio dispositivo e un'app di messaggistica crittografata end-to-end.
Non utilizzare la funzione Ccn
Esistono due tipi di funzioni CC e quella che dovresti usare più spesso è BCC. La funzione Ccn consente di inviare un'e-mail a più persone senza che i destinatari vedano le altre persone presenti nell'elenco.
Se invii email di massa ai clienti, dovresti assolutamente inserire l'email in CCN.
Comprendere le policy di gestione della posta elettronica aziendale
Alcune aziende dispongono di una riga aggiuntiva relativa alla gestione della posta elettronica, riportata in piccolo in fondo a ogni messaggio inviato dall'account aziendale. Questa è la politica legale dell'azienda in materia di e-mail che devi rispettare e afferma anche che il contenuto dell'e-mail è di proprietà dell'azienda. Si prega di leggere attentamente il contenuto di questa informativa sulla gestione e di seguirlo per evitare violazioni.
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