Mantieni attivo il monitoraggio delle modifiche quando un documento viene riaperto

Per mantenere attiva la funzione "Revisioni" dopo la riapertura di un documento, apri il documento, seleziona " Attiva per me e per tutti" dal menu "Revisioni" e salva il documento oppure consenti all'editor di salvarlo. La scelta si applica al documento corrente e a tutti i suoi utenti; non è un'impostazione predefinita personale valida per l'intero account e per tutti i file. Se hai bisogno di tenere traccia delle modifiche solo per la tua sessione corrente, seleziona " Attiva per me" .

La distinzione è importante quando una bozza condivisa deve includere le modifiche in modo coerente. Nell'esempio seguente, un team sta esaminando un piano di progetto. Gli screenshot sono illustrazioni dell'interfaccia; le etichette dei menu e il comportamento seguono la documentazione corrente di ONLYOFFICE.

Che cosa significa "per impostazione predefinita" in ONLYOFFICE Docs?

ONLYOFFICE offre due modi per attivare il tracciamento: un'opzione a livello di sessione e un'opzione permanente per il documento. L'opzione "Attivato per me" abilita il tracciamento per la sessione di modifica corrente, ma l'impostazione si disattiva automaticamente quando si ricarica o si riapre il documento. L'opzione "Attivato per me e per tutti" abilita il tracciamento per tutti gli utenti e lo mantiene attivo anche dopo il ricaricamento o la riapertura del documento.

Questa persistenza è un comportamento a livello di documento. La guida utente ufficiale descrive l'impostazione "per me e per tutti" come applicabile a tutti gli utenti quando il documento viene ricaricato. Afferma inoltre che un altro utente può disattivare l'impostazione generale per tutti. Pertanto, questa soluzione è adatta per una bozza editoriale o un documento di policy condiviso, ma non rappresenta un blocco immodificabile né una preferenza a livello di tenant. La guida non descrive un'impostazione predefinita universale per utente che avvii automaticamente la funzione "Revisioni" in ogni nuovo documento.

Come fai a mantenere il monitoraggio per tutti?

1. Apri il documento con i permessi di modifica. Trova il documento nel servizio di archiviazione connesso e aprilo nell'editor di documenti ONLYOFFICE. Se il file è di sola visualizzazione, richiedi al proprietario i permessi di modifica o revisione; un utente con permessi di sola visualizzazione non può apportare questa modifica a livello di documento.
2. Apri il menu Revisioni. Nella barra multifunzione in alto, seleziona Collaborazione , quindi fai clic su Revisioni . A seconda del layout dell'editor, puoi anche utilizzare il controllo di stato Revisioni nell'angolo in basso a destra della barra di stato. Se facendo clic sul controllo si attiva/disattiva direttamente la revisione, apri il relativo menu o la freccia per visualizzare le opzioni di ambito.
3. Seleziona "Attiva per me e per tutti". Non selezionare "Attiva per me" se anche i colleghi devono avere la funzione di tracciamento abilitata dopo la riapertura del documento. L'opzione globale ha effetto sul documento corrente e su tutti i coautori. ONLYOFFICE potrebbe visualizzare un avviso poiché l'impostazione modifica lo stato del documento condiviso.
4. Esegui una piccola modifica intenzionale. Aggiungi una parola o una frase breve in un punto di prova sicuro, quindi verifica che l'inserimento venga visualizzato come modifica rilevata. In questo modo controlli che il rilevamento stia effettivamente registrando le modifiche, anziché mostrare semplicemente un controllo della barra multifunzione che sembra attivo.
5. Salva e riapri il documento. Le implementazioni online in genere salvano le modifiche tramite l'integrazione con l'archiviazione connessa. Se il salvataggio automatico è disabilitato o l'app host richiede un salvataggio, utilizza il comando Salva disponibile e attendi il completamento. Chiudi il documento, riaprilo e verifica che la funzione Revisioni sia ancora attiva. Rimuovi o accetta la modifica di prova se non fa parte del documento.

Questa impostazione blocca la funzione "Revisioni"?

No. L'impostazione condivisa persiste anche dopo la riapertura del documento, ma un altro utente può scegliere "Disattiva per me e per tutti ". ONLYOFFICE documenta che tale modifica disattiva il tracciamento per tutti gli utenti e il relativo avviso viene mostrato ai coautori. Se il processo richiede una traccia di controllo, concordate chi è autorizzato a modificare questa impostazione e rivedete la cronologia delle versioni del documento o i controlli della piattaforma di archiviazione. L'opzione "Attiva per tutti" non deve essere descritta come una politica di imposizione amministrativa.

L'accesso in sola revisione è un caso diverso. ONLYOFFICE afferma che la funzione "Revisioni" è abilitata per impostazione predefinita per un revisore e non può essere disabilitata finché un documento è condiviso con diritti di sola revisione. Questa modalità è pensata per i suggerimenti: i revisori inviano le modifiche, mentre una persona con i diritti appropriati le accetta o le rifiuta. Utilizzatela quando il revisore deve suggerire modifiche senza modificare direttamente il testo originale.

È possibile che un'integrazione consenta la revisione all'apertura di un documento?

Per un'integrazione con Documenti incorporata, l'applicazione host controlla la configurazione dell'editor. Le FAQ dell'API di ONLYOFFICE spiegano che questa document.permissionsdetermina come il documento si apre con la funzione "Revisioni" attiva/disattiva la modalità di revisione. Per consentire sia la modifica che la revisione (inclusa la possibilità per gli utenti di passare alla modalità di revisione), la configurazione comprende:

document: {
  permissions: {
    edit: true,
    review: true
  }
},
editorConfig: {
  mode: "edit"
}

Con edit: falsee review: true, il documento si apre solo per la revisione. Si tratta di autorizzazioni di accesso fornite dall'integrazione, non di una preferenza globale che un utente normale può impostare nell'editor. Gli amministratori devono applicare l'opzione nella configurazione del documento dell'host e verificarla nell'editor integrato. Consultare la documentazione API corrente per l'integrazione e la versione di Docs prima di implementare modifiche alla configurazione.

Per l'utilizzo ordinario in ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud, ownCloud o un'altra piattaforma connessa, utilizzare l'opzione "Condiviso" del menu dell'editor anziché modificare la configurazione API. L'applicazione host può controllare le autorizzazioni, il salvataggio, i modelli e le funzionalità della barra degli strumenti disponibili.

Perché l'opzione non è presente o non viene visualizzata?

• Hai selezionato "Attivato per me". Questa opzione è valida solo per la sessione corrente. Riapri il menu e scegli "Attivato per me e per tutti".
• Hai accesso di sola revisione o di sola visualizzazione. L'accesso di sola revisione abilita il tracciamento automatico, mentre l'accesso di sola visualizzazione non ti consente di modificare le impostazioni di condivisione. Chiedi al proprietario del file di verificare il livello di accesso.
• L'opzione è stata sovrascritta da un collaboratore. Un altro utente potrebbe aver modificato l'impostazione condivisa. Apri nuovamente il menu Revisioni e verifica se lo stato selezionato è ancora attivo.
• L'editor non ha salvato o ricaricato correttamente il documento. Verifica che il sistema di archiviazione host segnali il salvataggio del documento, quindi riapri lo stesso file anziché una copia scaricata o una versione precedente.
• Stai visualizzando una preferenza di visualizzazione. File > Impostazioni avanzate include opzioni per la visualizzazione delle modifiche di revisione, come fumetti o suggerimenti. Queste opzioni influiscono sulla presentazione delle modifiche di revisione, non sul fatto che il documento tenga traccia delle modifiche.

Verifica il risultato

Riapri lo stesso documento condiviso e controlla l'opzione "Revisioni". Quindi apporta una modifica innocua e verifica che il testo inserito o eliminato sia contrassegnato per la revisione. Se l'opzione "Revisioni" è attiva ma la modifica non è contrassegnata, verifica di trovarti in un documento modificabile e che la modifica sia stata apportata dopo l'attivazione delle revisioni. Se hai bisogno che le revisioni si attivino per ogni nuovo file creato, utilizza un modello a livello host o una configurazione di integrazione solo se la tua piattaforma supporta e documenta tale flusso di lavoro; l'opzione "Attiva per me e per tutti" dell'editor si applica al documento corrente.

Riferimenti ufficiali

• Centro assistenza ONLYOFFICE: Revisione dei documenti : opzioni di menu, persistenza, comportamento di sola revisione e visualizzazione delle modifiche rilevate.
• FAQ sull'API ONLYOFFICE Docs: Condivisione — configurazione dell'editor per l'apertura di documenti con revisione/revisione abilitate.
• API ONLYOFFICE Docs: Revisione — autorizzazioni di revisione e loro interazione con l'accesso in modifica.
• Centro assistenza ONLYOFFICE: Impostazioni avanzate dell'Editor documenti : preferenze di visualizzazione, incluso il modo in cui vengono visualizzate le modifiche in fase di revisione.