Come aggiungere un nuovo utente in HubSpot

Se stai avviando o facendo crescere un'impresa, hai bisogno di un modo efficace per gestire diversi team e dipartimenti, condividere informazioni, gestire il flusso di lavoro e delegare le attività in modo efficiente. L'implementazione di HubSpot nella tua azienda può essere di enorme aiuto nel riunire marketing, vendite e servizio. Dal monitoraggio delle vendite e dei potenziali clienti al lancio di campagne di marketing in entrata.

Per sfruttare tutte le possibilità che offre questa piattaforma è necessario saper utilizzare le sue funzioni principali, a cominciare dall'aggiunta di un nuovo utente.

Aggiunta di un nuovo utente

Sebbene HubSpot sia vitale per migliorare le tue pipeline CRM, gli utenti sono la spina dorsale del sistema, quindi affronta il processo un passo (o una persona) alla volta. Fortunatamente, aggiungere un nuovo utente a HubSpot è semplice come seguire questi semplici passaggi:

1. Accedi a HubSpot con le tue credenziali di amministratore.
   
2. Fare clic sull'icona dell'ingranaggio nel menu in alto a destra.
   
3. Passare a Utente e termini nel menu della barra laterale sinistra.
   
4. Vai alla scheda Utenti e fai clic su Crea utente nell'angolo destro.
   
5. Inserisci l'indirizzo email del tuo nuovo utente, più indirizzi separati da spazi oppure carica più email tramite un file CSV o TXT a colonna singola o un'altra opzione elencata sullo schermo e fai clic su Avanti .
   
6. Clicca su Scegli come impostare l'accesso e scegli l'opzione più adatta a te.
   
7. Seleziona Avanti , a quel punto HubSpot invierà gli inviti alle e-mail designate a meno che non lo disabiliti sullo schermo.
   
8. Premi Fine per concludere o salvare le impostazioni che hai utilizzato come preimpostazione per aggiunte future.
   

Poiché HubSpot crea un invito in base all'e-mail, non avrai bisogno di ulteriori informazioni per aggiungere una persona al sistema. Una volta che il nuovo membro del team accetta l'invito, può completare la configurazione del proprio profilo con le informazioni personali.

Prima di fare clic su Fine, puoi selezionare queste opzioni se sono convenienti o disponibili nel tuo piano di abbonamento:

• Copia collegamento di invito: puoi fare clic su questo pulsante per copiare il collegamento di invito, che puoi salvare e inviare al nuovo utente su un'altra piattaforma, come in un messaggio Slack o Teams.
• Aggiungi i tuoi utenti a un team: questa opzione potrebbe essere utile se hai già configurato dei team. Puoi selezionare le squadre dal menu a discesa e aggiungere il tuo utente.
• Configura utenti con preimpostazioni: se disponi del livello Enterprise o Professional, puoi aggiungere preimpostazioni al tuo utente scegliendole dal menu a discesa.
• Salva queste autorizzazioni: se hai modificato un modello esistente o hai impostato le preferenze da zero, potresti utilizzarle in futuro per ruoli simili. Questa opzione ti consente di salvare le autorizzazioni all'interno di un nuovo modello impostato. È disponibile solo per il livello Enterprise.

Impostazione delle autorizzazioni utente

Per impostazione predefinita, le autorizzazioni utente sono suddivise in sei hub:

• CRM
• Marketing
• Saldi
• Servizio
• Rapporti
• Account

Quando si impostano queste opzioni, per alcuni hub è possibile definire ciò a cui l'utente può visualizzare, accedere, modificare o eliminare. Per altri hub, ti vengono offerte opzioni di attivazione/disattivazione e puoi semplicemente attivare o disattivare determinate funzionalità o strumenti.

Inizia con un modello

Questa è l'opzione più conveniente. HubSpot configura già le autorizzazioni in base alla funzione lavorativa dell'utente all'interno dell'azienda. Puoi scegliere il modello desiderato scorrendo il menu a discesa sotto Seleziona modello o digitando il titolo del lavoro. Dopo aver selezionato il modello, puoi personalizzarlo ulteriormente, se necessario.

Utilizzare un set di autorizzazioni personalizzato (solo Enterprise)

HubSpot ha un'opzione per creare set di autorizzazioni prima di iniziare ad aggiungere un nuovo utente. Durante questo processo, puoi definire autorizzazioni preimpostate per varie posizioni all'interno della tua azienda. In qualità di super amministratore, puoi creare fino a 100 set diversi. Cerca semplicemente i ruoli che hai assegnato digitando il nome del set di autorizzazioni che hai già creato e verrà assegnato al nuovo utente.

Iniziare da zero

Questa opzione è semplice come sembra. Puoi inserire manualmente tutte le autorizzazioni per il nuovo utente impostando le autorizzazioni per tutti gli hub individualmente.

Gestione delle postazioni degli utenti a pagamento

Quando si creano nuovi utenti, potrebbero esserci alcune limitazioni per le autorizzazioni riservate agli "utenti con postazione a pagamento".

Una postazione a pagamento consente all'utente di accedere a caratteristiche e funzionalità aggiuntive che non sono disponibili nel piano gratuito. A seconda del tipo di abbonamento a pagamento, l'insieme di funzionalità offerte potrebbe variare. I livelli che offrono un numero limitato di postazioni a pagamento si riferiscono ai livelli Hub vendite e Hub servizi. Il numero di postazioni a pagamento che puoi includere in HubSpot dipende dalle impostazioni del tuo piano e dell'abbonamento.

Durante il processo di configurazione del nuovo utente, potrai assegnare agli utenti l'accesso ad alcune di queste funzionalità. In questo modo, occuperai uno dei "posti a pagamento" forniti con il tuo piano di abbonamento. Se hai esaurito tutti i posti offerti nel pacchetto, puoi acquistare posti aggiuntivi. Se non hai acquistato un posto prima della procedura di configurazione del nuovo utente, verrai indirizzato alla cassa per acquistare posti aggiuntivi una volta scaduti gli inviti.

Creazione di utenti con postazioni utente a pagamento

Durante la configurazione del nuovo utente, puoi assegnare a un nuovo utente il suo posto utente a pagamento in pochi semplici passaggi. Questi saranno disponibili per i livelli di vendita e assistenza Starter, Professional o Enterprise.

Per postazioni utente pagate per le vendite:

1. Fare clic sulla scheda Vendite .
   
2. Attiva l' accesso alle vendite .
   
   • In base al tuo livello verranno visualizzate le caselle Sales Starter , Sales Professional o Sales Enterprise .
3. Attiva l'interruttore che mostra il numero di posti disponibili totali e rimanenti.

Per postazione utente a pagamento:

1. Fare clic sulla scheda Servizio .
   
2. Attiva l' accesso all'hub del servizio .
   
   • In base al livello verranno visualizzati Service Starter , Service Professional o Service Enterprise .
3. Attiva l'interruttore che mostra il numero di posti disponibili totali e rimanenti.

Domande frequenti

Chi può aggiungere utenti su HubSpot?

I super amministratori e gli altri utenti autorizzati ad aggiungere e modificare utenti possono farlo, mentre un super amministratore può abilitare l' autorizzazione Aggiungi e modifica utenti nella scheda Accesso quando crea un nuovo utente. Un altro utente con la possibilità di aggiungere e modificare utenti può aggiungere solo le autorizzazioni di cui dispone.

Come posso modificare il numero di postazioni nel mio abbonamento Sales o Service Hub?

Puoi aggiungere nuove postazioni al tuo account di servizio o di vendita in qualsiasi momento. Se paghi un abbonamento mensile, prima del periodo di fatturazione successivo dovrai pagare un importo proporzionale per le nuove postazioni acquistate. Puoi rimuovere i posti extra che hai pagato o quelli che non utilizzi nel tuo abbonamento in qualsiasi momento dalla pagina "Account e fatturazione".

Porta il tuo CRM ad un altro livello

Affinché la tua azienda possa prosperare, il semplice acquisto di una delle piattaforme CRM più popolari, come HubSpot, non è sufficiente. Per crescere con HubSpot e sfruttare le potenzialità che ha, devi sapere come utilizzare e sfruttare tutte le funzionalità che offre. L'aggiunta di utenti e l'impostazione delle autorizzazioni sono alcuni dei primi passi da compiere per portare il tuo CRM al livello successivo.

Hai riscontrato problemi durante l'aggiunta di nuovi utenti? Facci sapere nella sezione commenti.