Come aggiungere membri a un gruppo in SharePoint

SharePoint Online è una popolare piattaforma collaborativa utilizzata da oltre 200 milioni di utenti. Il suo scopo è essenzialmente quello di gestire documenti digitalizzati. La funzionalità del gruppo di SharePoint fornisce agli amministratori un collegamento per concedere a più utenti gli stessi livelli di autorizzazione per contenuti e siti. Se è necessario sapere come aggiungere utenti a un gruppo di SharePoint, abbiamo delineato i passaggi in questo articolo.

Discutiamo anche su come aggiungere membri esterni a un gruppo, come risolvere i problemi - in caso di problemi con l'aggiunta di membri esterni. Inoltre, tratteremo alcuni altri suggerimenti per la gestione dei gruppi per l'utilizzo di SharePoint Online tramite Windows e macOS.

Come aggiungere membri del gruppo su SharePoint?

I seguenti passaggi richiedono la creazione di gruppi e le autorizzazioni di gestione. Per aggiungere membri a un gruppo utilizzando Windows 10:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
   
2. Fai clic su "Condividi".
3. In alternativa, se l'opzione "Membri" è visibile, selezionala quindi "Aggiungi membri".
   
4. Digita i nomi o gli indirizzi e-mail degli utenti che desideri aggiungere al gruppo nel campo di testo "Inserisci nomi, indirizzi e-mail o Tutti".
   
5. I nomi appariranno nella casella di conferma sottostante; fare clic su un utente da aggiungere alla casella.
   
6. Ripetere i passaggi 3 e 4 finché non sono stati aggiunti tutti gli utenti che si desidera aggiungere.
7. Se desideri includere una nota con l'invito, seleziona "Includi un messaggio personale con questo invito".
8. Quindi seleziona "Condividi".
   

Per aggiungere membri a un gruppo utilizzando macOS:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
   
2. Fai clic su "Condividi".
3. In alternativa, se l'opzione "Membri" è visibile, selezionala quindi "Aggiungi membri".
   
4. Digita i nomi o gli indirizzi e-mail degli utenti che desideri aggiungere al gruppo nel campo di testo "Inserisci nomi, indirizzi e-mail o Tutti".
   
5. I nomi appariranno nella casella di conferma sottostante; fare clic su un utente da aggiungere alla casella.
   
6. Ripetere i passaggi 3 e 4 finché non sono stati aggiunti tutti gli utenti che si desidera aggiungere.
7. Se desideri includere una nota con l'invito, seleziona "Includi un messaggio personale con questo invito".
8. Quindi seleziona "Condividi".
   

Come rimuovere i membri del gruppo su SharePoint?

Per rimuovere i membri del gruppo tramite Windows 10:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
2. Seleziona "Impostazioni" > "Impostazioni sito".
   
3. Seleziona l'opzione "Informazioni sito" se è disponibile invece di "Impostazioni sito".
   
4. Fai clic su "Visualizza tutte le impostazioni del sito".
   
5. Da "Utenti e autorizzazioni" nella pagina "Impostazioni sito", seleziona "Persone e gruppi".
   
6. Da "Avvio veloce", fai clic sul nome del gruppo da cui desideri rimuovere gli utenti.
7. Seleziona le caselle di controllo accanto ai membri che desideri rimuovere.
   
8. Quindi premi "Azioni"> "Rimuovi utenti dal gruppo".
   
9. Quindi "OK" per confermare.
   

Per rimuovere i membri del gruppo tramite macOS:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
2. Seleziona "Impostazioni" > "Impostazioni sito".
   
3. Seleziona l'opzione "Informazioni sito" se è disponibile invece di "Impostazioni sito".
   
4. Fai clic su "Visualizza tutte le impostazioni del sito".
   
5. Da "Utenti e autorizzazioni" nella pagina "Impostazioni sito", seleziona "Persone e gruppi".
   
6. Da "Avvio veloce", fai clic sul nome del gruppo da cui desideri rimuovere gli utenti.
7. Seleziona le caselle di controllo accanto ai membri che desideri rimuovere.
   
8. Quindi premi "Azioni"> "Rimuovi utenti dal gruppo".
   
9. Quindi "OK" per confermare.
   

Come modificare le autorizzazioni di gruppo su SharePoint?

Per modificare le autorizzazioni per un gruppo tramite Windows 10:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
2. Seleziona "Impostazioni" > "Impostazioni sito".
   
3. Seleziona "Informazioni sul sito" se è disponibile invece di "Impostazioni del sito".
   
4. Fai clic su "Visualizza tutte le impostazioni del sito".
   
5. Da "Utenti e autorizzazioni" nella pagina "Impostazioni sito", seleziona "Autorizzazioni sito".
   
6. Selezionare la casella di controllo per il gruppo di cui si desidera modificare l'autorizzazione.
   
7. Dalla scheda "Autorizzazioni", seleziona "Modifica autorizzazioni utente".
   
8. Seleziona le caselle di controllo necessarie per il nuovo livello di autorizzazione.
   

Per modificare le autorizzazioni per un gruppo tramite macOS:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
2. Seleziona "Impostazioni" > "Impostazioni sito".
   
3. Seleziona "Informazioni sul sito" se è disponibile invece di "Impostazioni del sito".
   
4. Fai clic su "Visualizza tutte le impostazioni del sito".
   
5. Da "Utenti e autorizzazioni" nella pagina "Impostazioni sito", seleziona "Autorizzazioni sito".
   
6. Selezionare la casella di controllo per il gruppo di cui si desidera modificare l'autorizzazione.
   
7. Dalla scheda "Autorizzazioni", seleziona "Modifica autorizzazioni utente".
   
8. Seleziona le caselle di controllo necessarie per il nuovo livello di autorizzazione.
   

Domande frequenti aggiuntive

Come faccio a creare un gruppo su SharePoint?

Per creare un gruppo di SharePoint tramite desktop:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.

2. Seleziona "Impostazioni" > "Autorizzazioni sito".

3. Seleziona "Impostazioni autorizzazioni avanzate".

4. Selezionare "Crea gruppo" dalla scheda "Autorizzazioni".

5. Nei campi di testo "Nome" e "Informazioni personali", immettere il nome e la descrizione del gruppo SharePoint.

6. Indicare un singolo proprietario di questo gruppo di sicurezza nel campo di testo "Proprietario".

7. Specifica chi può visualizzare e modificare i dettagli di appartenenza del gruppo dalla sezione "Impostazioni gruppo".

8. Da "Richieste di adesione", scegli le impostazioni per le richieste di abbandono o adesione al gruppo; è possibile specificare l'indirizzo email per le richieste.

9. Selezionare un livello di autorizzazione dalla sezione "Concedi autorizzazioni di gruppo a questo sito".

10. Quindi seleziona "Crea".

Come faccio a eliminare un gruppo di SharePoint?

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.

2. Seleziona l'icona a forma di ingranaggio "Impostazioni", quindi "Impostazioni sito". Selezionare "Informazioni sito" se "Impostazioni sito" non viene visualizzato.

3. Quindi seleziona "Visualizza tutte le impostazioni del sito". In alcune pagine potrebbe essere necessario selezionare "Contenuti del sito" > "Impostazioni del sito".

4. In "Utenti e autorizzazioni" selezionare "Persone e gruppi".

5. Selezionare ora il nome del gruppo di SharePoint che si desidera eliminare.

6. Selezionare "Impostazioni" > "Impostazioni gruppo".

7. Scorri verso il basso fino alla fine della pagina per selezionare "Elimina".

8. Quindi "OK" nella finestra di conferma.

Come si aggiungono membri esterni a un gruppo di SharePoint?

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.

2. Fai clic sul pulsante "Condividi" nell'angolo in alto a destra.

3. Dalla finestra pop-up, tramite la scheda predefinita “Invita persone”, digita i nomi o gli indirizzi email degli utenti che desideri aggiungere al gruppo; assicurati che la casella di controllo "Invia un invito via email" sia abilitata.

4. Per assicurarti che i tuoi membri esterni non dispongano di autorizzazioni complete, ricontrolla quale gruppo e i livelli di autorizzazione sono concessi. Per impostazione predefinita, SharePoint imposta il gruppo "Membri" con le autorizzazioni "Contributo".

5. Al termine, premi il pulsante "Condividi".

Perché non riesco ad aggiungere membri a un gruppo su SharePoint?

Se ricevi messaggi di errore quando provi ad aggiungere utenti esterni a un gruppo o le autorizzazioni per l'utente non funzionano come previsto, prova quanto segue:

Prova a svuotare la cache del tuo browser web

Una cache del browser che archivia dati non validi potrebbe essere in conflitto con SharePoint Online e causare errori. Per cancellare la cache del browser web di Chrome:

1. Avvia Chrome e fai clic sull'icona del menu a tre punte, quindi su "Impostazioni".

2. Inserisci "Cache" nella barra di ricerca.

3. Seleziona “Cancella dati di navigazione”.

4. Dalla scheda di base, abilita “Immagini e file memorizzati nella cache” e “Cookie e altri dati del sito”

5. Quindi selezionare il pulsante "Cancella dati".

Prova a consentire l'accesso al tipo di contenuto esterno a tutti/tutti gli utenti

Per consentire ai tipi di contenuto esterno di accedere a Tutti o Tutti gli utenti, procedere come segue:

1. Avviare SharePoint Online e accedere all'"interfaccia di amministrazione di SharePoint".

2. Seleziona "negozio sicuro".

3. Fare clic su "ID applicazione di destinazione", quindi su "Modifica".

4. Dalla sezione "Membri", includi il gruppo "Tutti", quindi scorri verso il basso la pagina per fare clic su "OK".

5. Tornare all'"interfaccia di amministrazione di SharePoint" e fare clic su "bcs".

6. Dalle opzioni "bcs", selezionare "Gestisci modelli BDC e tipi di contenuto esterno".

· Assicurati che "Visualizza" sia impostato su "Tipi di contenuto esterno".

7. Fare clic sul "Modello BDC" utilizzato per i contenuti esterni, quindi su "Imposta autorizzazioni archivio metadati".

8. Dalla finestra di dialogo "Imposta autorizzazioni archivio metadati", per le autorizzazioni, includi "Tutti", quindi fai clic su "Aggiungi".

9. Fare clic sul gruppo "Tutti" dagli account esistenti elencati per "Metadata Store". Assicurarsi che l'opzione "Esegui" sia abilitata.

10. Scorrere verso il basso la finestra di dialogo per abilitare quanto segue:

· "Propaga le autorizzazioni a tutti i modelli BDC"

· "Sistemi esterni e tipi di contenuto esterno nell'archivio dei metadati BDC"

11. Ora premi "OK".

Assicurarsi che la condivisione esterna sia abilitata

La condivisione esterna potrebbe essere stata disabilitata su SharePoint, Site e Office 365. Prova a riattivarla per risolvere il problema:

1. Avviare "Microsoft Online Administration Center".

2. Sotto "SharePoint Online" fare clic sul collegamento "Gestisci".

3. Dal riquadro sinistro della "Finestra Centro di amministrazione", seleziona "Gestisci raccolte siti".

4. Selezionare "Impostazioni" tramite il "Dashboard del centro amministrativo", quindi fare clic su "Gestisci utenti esterni" dal menu.

5. Fare clic sul pulsante "Consenti", quindi su "Salva" per salvare le modifiche.

Concessione simultanea delle autorizzazioni del gruppo di SharePoint

I gruppi di SharePoint offrono un modo rapido ed efficace per consentire a più persone di accedere a contenuti e siti. I membri del gruppo possono essere interni o esterni a un'organizzazione. SharePoint Online è integrato con la suite Microsoft Office ed è stata una delle piattaforme collaborative preferite dal 2001.

Ora che ti abbiamo mostrato come aggiungere membri ai gruppi di SharePoint e alcuni suggerimenti di base sulla gestione dei gruppi, vorremmo sapere se i membri del gruppo sono stati in grado di utilizzare le loro autorizzazioni come previsto. Hai avuto problemi, se sì, come li hai risolti? Dicci cosa ne pensi di SharePoint Online in generale nella sezione commenti qui sotto.