3 modi preferiti per utilizzare Copilot in Outlook

Microsoft Copilot è un potente strumento che migliora la produttività nei prodotti Microsoft 365, incluso Outlook. Copilot in Outlook offre numerose funzionalità per gestire la posta e promuovere una comunicazione efficace. Ecco tre modi utili per tenere sotto controllo la tua posta in arrivo.

Nota : Copilot in Outlook (e altre app di Microsoft 365) richiede una licenza Copilot, che si tratti di una licenza Microsoft 365 Copilot rilasciata dalla tua organizzazione o di un abbonamento a Copilot Pro tramite il tuo account Microsoft personale (che costa $ 20 al mese).

1. Riassumere lunghe conversazioni via email

Le lunghe conversazioni via e-mail possono rapidamente diventare caotiche, rendendo difficile tenere traccia dei dettagli importanti. Copilot in Outlook ti aiuta a estrarre rapidamente e senza problemi dettagli importanti e punti di azione da lunghe conversazioni via e-mail. Lo strumento può facilmente estrarre i punti chiave da più messaggi e riassumere una lunga conversazione per vedere, ad esempio, quali decisioni sono state prese per l'elemento del progetto in discussione.

Per farlo, seleziona una conversazione e-mail in Outlook e seleziona Riepilogo di Copilot nella parte superiore del thread e-mail. Copilot analizzerà il thread e genererà un riepilogo per te nella parte superiore dell'e-mail.

Nello screenshot qui sotto, Copilot ha creato un riepilogo da una discussione via e-mail con un responsabile dell'assistenza, evidenziando i punti chiave della discussione successiva alla richiesta di assistenza e i passaggi successivi.

2. Scrivi le email come un professionista

Copilot può aiutarti a scrivere una nuova e-mail o a rispondere a una conversazione esistente: ti basta fornire un breve messaggio per chiarire le tue esigenze e l'intelligenza artificiale ti aiuterà a trovare le parole giuste. Una volta creata una bozza, puoi modificarne la lunghezza e il tono per adattarli al tuo stile.

Ecco come scrivere un'e-mail di Outlook utilizzando Copilot:

• Quando scrivi una nuova e-mail, seleziona l' icona Copilot dalla barra degli strumenti.
• Selezionare Bozza con Copilota dal menu a discesa.
• Nella casella Copilota, inserisci il messaggio e usa l' icona Opzioni di generazione per specificare la lunghezza e il tono desiderati.
• Una volta terminato, seleziona Genera e Copilot creerà una bozza del contenuto per te.
• Se non è esattamente come desiderato, selezionare Rigenera bozza .
• Una volta che sei soddisfatto del risultato, seleziona Mantienilo .

Tieni presente che Copilot può creare più bozze della stessa e-mail, ciascuna con tono e lunghezza diversi. Ad esempio, puoi chiedere a Copilot in Outlook di rendere le email più formali o informali, più lunghe o più brevi. È possibile utilizzare le frecce per navigare tra le bozze.

Una volta completata, puoi modificare la bozza come preferisci, inserendo o correggendo le informazioni rilevanti e inviando l'e-mail.

3. Mantieni chiarezza e un tono coerente in tutte le tue email

Se ti è mai capitato di avere difficoltà a capire se le tue email sono pertinenti o meno, la funzione di coaching via email di Copilot sarà una vera salvezza. Oltre a supportare la modifica delle e-mail, Copilot in Outlook ti aiuta a scrivere e-mail in modo più efficiente grazie al coaching via e-mail. Analizza le bozze delle tue email e fornisce suggerimenti per migliorare il tono, il sentimento e la chiarezza, in modo da poter trasmettere il tuo messaggio nel miglior modo possibile.

Dall'icona Copilot sulla barra degli strumenti, seleziona Coaching by Copilot dal menu a discesa. Copilot genererà un breve rapporto con i risultati delle sue ricerche e fornirà consigli per una comunicazione più efficace. Riporterà se la bozza dell'email ha un tono caldo, sincero, entusiastico, di scuse, ecc. e suggerirà se la bozza potrebbe essere più positiva o più diretta o qualcosa del genere. Copilot verifica anche la chiarezza delle e-mail e fornisce suggerimenti per migliorarle. Se ti piace uno qualsiasi dei suggerimenti, puoi aggiungere il tuo feedback alla bozza prima di inviarla.

Nota : Copilot è disponibile solo nelle "nuove" versioni di Outlook per il Web, Outlook Online e Outlook per Windows. Inoltre, a parte gli account aziendali o scolastici, Copilot in Outlook supporta solo account Microsoft che utilizzano indirizzi email outlook.com, hotmail.com, live.com e msn.com, non indirizzi email di terze parti, come Gmail.

Copilot in Outlook non solo semplifica il superamento dell'ostacolo mentale di iniziare o continuare una conversazione via e-mail, ma aiuta anche a migliorare la comunicazione via e-mail. Copilot in Outlook offre anche altre funzionalità, come la possibilità di creare rapidamente un invito a una riunione da una discussione via e-mail. Tuttavia, queste funzionalità sono disponibili solo se si dispone di una licenza Microsoft 365 Copilot (Work).