La scelta di passare al paperless è un'ottima mossa per molti uffici al giorno d'oggi. Non solo è una scelta ecologica per la tua azienda, ma è anche un'ottima mossa per l'organizzazione e la cura di determinati documenti in ufficio. Ecco alcuni dei nostri migliori consigli per la tua conversione al paperless.
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1. Prendilo con calma
Una delle cose peggiori che puoi fare qui è completare il trasferimento troppo velocemente. Questo deve essere il più lento e metodico possibile. Se sei troppo veloce, c'è il rischio che qualcosa possa facilmente perdersi. Devi andare piano in modo da poter essere certo che tutto sia stato adeguatamente contabilizzato.
Potresti decidere di gestire il reparto di conversione per reparto, o in qualsiasi altro modo tu ritenga opportuno. Tuttavia, scegli di farlo, assicurati che nessun documento venga lasciato indietro. Devi assicurarti che tutto venga convertito in un formato senza carta. Potrebbe essere incredibilmente banale o potrebbe essere uno dei file più importanti del tuo ufficio. Tutti meritano la stessa cura e attenzione durante la conversione a un sistema paperless.
2. Avere il software giusto pronto e in attesa
Prima ancora di iniziare la conversione, devi assicurarti di disporre del software giusto. Scegliendo qualcosa come il software CAFM , avrai tutto ciò di cui hai bisogno per assicurarti che la conversione dalla copia cartacea alla copia digitale avvenga senza intoppi.
Non è così semplice come fare il cambiamento per diventare senza carta. Devi assicurarti di disporre dell'infrastruttura giusta per sostituire alcuni dei processi che potresti aver gestito in precedenza su carta. Assicurati che questo software sia intuitivo e facile da usare e preparati a formare i tuoi dipendenti su di esso per aiutare il trasferimento senza intoppi.
3. Decidi cosa archiviare
Solo perché stai passando al paperless non significa necessariamente che distruggerai tutti i documenti che si stanno spostando nel nuovo sistema. Mentre digitalizzerai molti di loro, ce ne sono alcuni di cui potresti voler conservare anche le copie cartacee. Gli esempi potrebbero includere contratti importanti o altri documenti simili.
Con questi, è importante che siano adeguatamente archiviati e archiviati per la conservazione. Se invece scegli di distruggere un documento , assicurati di farlo correttamente, specialmente se il file contiene qualsiasi tipo di informazione sensibile.
La scelta di convertire in un ufficio senza carta è un'ottima mossa, ma richiederà molta cura e pianificazione. Prenditi il tempo necessario per trovare la strada e il ritmo giusti per la tua attività in questa impresa, soprattutto se lavorerai ancora come al solito mentre la conversione ha luogo. Con molto duro lavoro, presto avrai finito e sarai pronto per intraprendere questo nuovo capitolo senza carta nella storia della tua azienda.